7 décembre 2020

Pourquoi nous avons développé une plateforme pour session d'affiches en ligne et comment ça marche?

Intégrée à un système de gestion d'événement complet.

État des lieux

Beaucoup des plateformes événementielles ont développé de nouveaux outils virtuels à la suite de la pandémie. Tous ces outils sont sensiblement les mêmes: ils permettent la diffusion de conférenciers, un clavardage, poser des questions et pour faire des sondages.

Rien n'a vraiment été fait pour permettre de faire de vraies sessions d’affiches en ligne. Qu'est-ce qui explique cela?

Premièrement, les plateformes événementielles ne sont pas spécialisées aux événements académiques/scientifiques et donc ne connaissent pas bien ce besoin.

Deuxièmement, une session d’affiche prend 5-10% du temps d'un événement physique alors que les présentations orales occupent souvent le reste du temps. Ça ne semble donc pas très important a priori.

Troisièmement, développer des outils pour une session d'affiche interactive, efficace et facile à utiliser n'est pas une simple tâche et nécessite certaines prouesses technologiques.

Conclusion: les quelques outils en ligne qui existent pour les sessions d'affiche permettent simplement de publier une liste d’images avec parfois une vidéo préenregistrée. Certains ont une zone pour échanger des questions-réponses par texte.

Comme d'habitude, notre approche a été un peu différente!

Premièrement, Fourwaves est une plateforme spécialisée aux événements académiques et de recherche. Ayant nous même organisé et participé à plusieurs événements nous savions à quel point les sessions d’affiche sont parmi les moments les plus plaisants et importants. Ils permettent:

  • D'obtenir de la rétroaction constructive des autres participants sur notre projet
  • De s’exercer à présenter son projet et de vulgariser ses résultats
  • De réseauter, trouver de nouvelles idées et forger des collaborations
  • D'avoir une expérience de présentation (si on n'a pas été sélectionné pour une présentation orale!), pratique pour les demandes de bourse!

Deuxièmement, au lieu de voir les sessions d'affiche comme un petit aspect de l'événement, on a réalisé que pour les événements virtuels, ce qui est important, c'est l'interaction entre les participants! Les gens veulent avoir la chance de se parler et non de passer l'après-midi à écouter des conférenciers! Selon nous c'est donc l'inverse: les sessions d'affiches sont l'aspect le plus important pour un événement virtuel! 

Troisièmement, nous avons vu ce challenge technologique comme un défi dans lequel nous plonger pour défoncer la pandémie et innover, plutôt que de faire comme tout le monde et d'y aller avec une liste statique d'affiches en ligne.

Enfin, c'était une occasion d'ancrer qui nous sommes, soit une plateforme spécialisée aux événements du savoir!

Comment ça marche

Pas besoin de Zoom

La plateforme virtuelle de Fourwaves permet les conversations vidéo en direct à chaque affiche (pas besoin de Zoom ou autre plateforme externe). Tout est intégré dans Fourwaves à même votre navigateur donc rien à télécharger!

Facile et rapide à mettre en ligne

Il est très facile de démarrer et vous n'avez pas besoin de créer des salles individuelles pour chaque affiche. Tout se fait automatiquement.

Une expérience utilisateur agréable!

Les participants peuvent voir à quelle affiche il y a des conversations en cours et les rejoindre ou entamer une nouvelle conversation avec un présentateur.

Les présentateurs n'ont pas besoin d'attendre toute la journée devant leur affiche, ils peuvent parcourir d'autres affiches. Lorsque quelqu'un les appelle, ils verront une notification sur leur écran et recevront également une notification par courriel avec un lien pour rejoindre l'appel.

Contenu disponible avant et après l'événement

Les participants peuvent consulter chaque soumission avant et après l'événement si vous décidez de les publier.

Beaucoup plus que des affiches en ligne

On parle souvent «d'affiche», mais en réalité toute soumission que vous collecter via la plateforme peut être publiée. Vous pouvez ajouter des filtres personnalisés en un clic pour permettre aux participants de filtrer les soumissions et il y a une barre de recherche afin qu'ils puissent trouver les soumissions les plus intéressantes.

Nous avons un formulaire de soumission puissant que vous pouvez facilement personnaliser pour collecter toutes les données automatiquement.

Une soumission peut être publiée avec:

  • Un titre
  • Une liste d'auteurs et leurs affiliations
  • Un résumé
  • Des figures (chacune avec un titre et une description)
  • Un court Powerpoint (10 Mo) qui peut être consulté en ligne
  • Une affiche (format d'image qui peut être agrandi)
  • Une vidéo pré-enregistrée (hébergée directement sur la plateforme - pas besoin de télécharger sur youtube par exemple)

Pas de limite d'affiche ou de participants

Il n'y a aucune limite en termes de soumissions ou pour le nombre de participants pouvant rejoindre l'événement en direct. Il peut y avoir un maximum de 8 participants à une conversation vidéo à la fois sur une affiche donnée.

Modes de conversation

Lors d'un appel vidéo, les participants peuvent minimiser la conversation vidéo pour regarder les figures, l'affiche ou tout autre contenu. Ils peuvent déplacer la conversation sur le côté pour voir les autres participants tout en regardant le contenu et ils peuvent passer en mode plein écran.

Partage d'écran

Les présentateurs peuvent partager leur écran pendant la conversation vidéo pour pointer vers des sections spécifiques de leur affiche ou de leurs figures ou faire une présentation plus formelle avec un PowerPoint. Ils peuvent également partager une application locale sur leur ordinateur.

Utilisez-là pour plus que les affiches (présentation orales, exposants, etc)

Certains événements utilisent notre plateforme en ligne en direct pour plus que des sessions d'affichage. Par exemple, vous pouvez encourager vos participants à entamer des conversations avec les présentateurs oraux de la séance du matin, s'ils n'ont pas eu le temps de poser une question dans le chat et qu'ils souhaitent une discussion plus approfondie et plus personnelle.

Avant et après l'événement, un bouton permet aux participants de communiquer par e-mail pour poursuivre la conversation.

Vidéo de présentation