Un système d'inscription conçu pour les congrès scientifiques

On l’appelle aussi système d’inscription en ligne, logiciel d’inscription et de paiement, ou simplement plateforme d’inscription. Les plateformes de billetterie généralistes comme Eventbrite gèrent l’étape du paiement. Un logiciel d’inscription pour congrès scientifiques relie en plus chaque personne inscrite à sa soumission de résumé et à son rôle de présentateur, et se connecte parfois aux passerelles de paiement institutionnelles.

Les inscriptions Fourwaves sont conçues pour les congrès scientifiques et les événements autour: réunions annuelles, symposiums, journées de la recherche et programmes de formation continue. Le formulaire, les paiements, la liste des participants et le site web vivent dans une seule plateforme.

1. Construisez le formulaire d’inscription. Ajoutez tous les types de questions (texte, choix multiple, téléversement de fichier), rendez des champs obligatoires et montrez des questions différentes selon la personne: un présentateur voit les questions des présentateurs, un exposant voit celles des kiosques, une personne à distance saute la question des allergies. Chaque question devient une colonne filtrable dans votre liste de participants.
2. Fixez les prix et les types d’inscription. Mettez un prix sur n’importe quel item: inscription d’une journée ou complète, tarif étudiant ou régulier, tarif membre ou non-membre, souper de gala, ateliers ou excursions. Les tarifs hâtif, régulier et tardif changent automatiquement aux dates que vous fixez, et les codes promotionnels, les limites de places et les listes d’attente sont inclus.
3. Connectez votre passerelle de paiement. Les organisateurs connectent leur propre compte (Stripe, PayPal ou une passerelle institutionnelle comme Moneris, Authorize.NET, Global Payments, Bambora ou TouchNet). Les paiements vont directement dans le compte de l’organisateur, Fourwaves ne détient jamais les fonds. Les participants peuvent choisir de payer plus tard par facture et virement bancaire. Les règles de taxes (TVA, TPS, TVQ) se configurent par item selon le pays du participant.
4. Invitez, facturez et ajustez. Chaque personne inscrite reçoit une confirmation et une facture détaillée automatiquement, avec les lignes, les taxes et vos conditions de vente. Elle peut rouvrir son inscription pour ajouter une option payante, modifier un champ ou télécharger un reçu. Les organisateurs peuvent échanger une option payée pour une autre, émettre des remboursements complets ou partiels, et verrouiller les options après une date donnée.
5. Produisez les rapports et les documents. Les tableaux de bord en direct montrent qui a payé, qui doit encore payer, les revenus et le détail des taxes, le tout exportable en CSV ou en Excel. Vous générez des cocardes prêtes à imprimer et envoyez des attestations de participation personnalisées avec votre logo et vos signatures. Les personnes inscrites au répertoire des participants sont cherchables par nom et par affiliation dans l’application mobile gratuite.

Comme chaque question du formulaire devient une colonne filtrable dans la liste des participants, les organisateurs sortent la liste d’un atelier ou d’un volet sans tenir un fichier à part. Une personne qui change d’idée rouvre son inscription, ajoute ou retire une option payante et reçoit une facture à jour.

Les personnes inscrites apparaissent aussi dans le répertoire des participants de l’application mobile gratuite, donc les gens savent qui sera dans la salle avant la première session. L’accueil par lecture de code QR, à l’événement ou par session, est annoncé comme à venir sur le forfait Pro; aujourd’hui, les organisateurs font l’accueil avec la liste exportée ou filtrée.

D’abord, où va l’argent: les paiements doivent être déposés dans le compte marchand de l’établissement, par une passerelle qu’il a approuvée, pas celle d’un fournisseur. Ensuite, la conformité des paiements: les données de carte doivent passer par une passerelle conforme à la norme PCI. Puis la facturation: les personnes qui ne peuvent pas payer par carte ont besoin d’une facture payable par virement. Enfin, la protection des données: des données hébergées dans une juridiction connue (Fourwaves héberge à Montréal, au Canada) avec une entente de traitement des données disponible. Fourwaves répond aux quatre, ce qui explique pourquoi les équipes des finances d’universités comme McGill et l’Université Laval y ont connecté leur passerelle institutionnelle.

L’accès fonctionne de deux façons, et les deux peuvent coexister sur la même passerelle. Les finances délèguent une passerelle à une organisation sur Fourwaves ou à plusieurs, et la passerelle apparaît alors à ces départements sans code. Chaque passerelle porte aussi un code de partage, que les finances remettent à un organisateur qui a besoin d’une passerelle qui n’a pas été déléguée à son organisation, et l’organisateur entre ce code dans les paramètres de paiement de son événement. Une même passerelle peut donc être déléguée aux départements avec qui les finances travaillent régulièrement pendant que son code de partage circule auprès des organisateurs ailleurs sur le campus.

La connexion d’un événement à une passerelle passe par un formulaire de demande de connexion, peu importe la façon dont l’organisateur a obtenu l’accès. Le formulaire est l’endroit où les finances recueillent ce qu’il leur faut pour la réconciliation: code de projet, code comptable ou centre de coûts, code de remboursement et, dans les établissements québécois, l’UBR. Les finances sont avisées de chaque demande, révisent l’information et l’acceptent ou la retournent avec un statut «correction requise» et un court message; l’organisateur corrige et resoumet jusqu’à l’acceptation. Aucun événement n’encaisse de paiement par une passerelle avant que les finances aient accepté la demande.

Les finances voient ensuite tous les événements connectés à chaque passerelle dans une seule liste, avec un rapport de transactions filtrable par passerelle et par organisation et les données du formulaire rattachées à chaque ligne. La réconciliation associe chaque transaction au bon projet et au bon centre de coûts, sans fichier Excel ni échange de courriels avec chaque département.