Un logiciel d'évaluation conçu pour les conférences académiques

Le formulaire d’évaluation Fourwaves accepte toutes les questions nécessaires, et vous précisez ce que l’évaluateur doit prendre en compte pour chacune d’elles.

Vous pouvez ajouter des questions de type pointage (sur 5, 10 ou toute autre échelle de votre choix) afin d’établir une note, des fichiers à téléverser (par exemple, un document Word corrigé par l’évaluateur), des commentaires textuels pour le responsable du programme, des options à choix multiple, et bien plus encore.

Fourwaves offre l’évaluation à simple et à double insu: vous pouvez masquer les informations nominatives des soumissionnaires et des auteurs aux évaluateurs, et également masquer les noms des évaluateurs aux auteurs si vous choisissez de partager les résultats avec eux.

Notre algorithme intelligent assigne les évaluateurs en fonction du nombre d’évaluations visé et des thématiques abordées, tout en prévenant les conflits d’intérêt, garantissant ainsi un processus équilibré.

Vous pouvez ajuster manuellement les attributions au besoin.

Fourwaves communique les décisions aux auteurs depuis la plateforme: vos soumissions sont classées selon la décision du comité et vous écrivez à chaque groupe avec la décision, le format de présentation et les prochaines étapes, comme l’inscription ou le dépôt de l’affiche. Les champs personnalisés remplissent les informations de chaque auteur automatiquement, et vous pouvez prévisualiser le courriel de chaque auteur avant l’envoi. Sur les forfaits Avancé et Pro, chaque lettre de décision peut être enregistrée comme modèle de courriel: une deuxième ronde d’acceptations repart du même texte, et les modèles suivent quand vous clonez l’événement pour la prochaine édition.

Les commentaires des évaluateurs sont visibles aux auteurs uniquement si l’organisateur choisit de les partager. Choisissez quels éléments du formulaire d’évaluation sont visibles pour les auteurs et à quel moment ils sont partagés. Les auteurs peuvent y accéder directement depuis leur tableau de bord.

Fourwaves exporte vos données pour la conférence ou pour la publication: vous pouvez exporter tous les fichiers dans des dossiers clairement identifiés et créer un document Word uniforme regroupant toutes les informations des soumissions acceptées, afin de produire un livret d’abrégés structuré par session, type de présentation ou autre, pour la conférence ou à des fins de publication.

L’évaluation par les pairs peut se faire gratuitement avec une méthode maison: recueillir les résumés par un formulaire de soumission, exporter un livret en format Word avec l’information voulue, assigner les évaluateurs à la main et colliger les notes dans un document partagé. Cela fonctionne pour un congrès à une seule track, avec un seul comité et quelques dizaines de résumés.

La gestion devient lourde dès qu’il faut prévenir les conflits d’intérêts, automatiser les assignations, envoyer des rappels, ou quand le nombre de résumés et d’évaluateurs fait du calcul des notes un travail manuel. C’est à ce moment que les organisateurs passent à un plan payant avec le module d’évaluation par les pairs plutôt que de sacrifier les fins de semaine du comité aux fichiers Excel.

Fourwaves peut servir uniquement aux soumissions de résumés, sans inscriptions: les organisateurs publient un formulaire de soumission, assignent les évaluateurs, enregistrent les décisions, informent les auteurs et exportent le livret des résumés sans ouvrir les inscriptions ni percevoir de paiements. Le plan gratuit couvre 25 soumissions par année sur l’ensemble de vos événements et les plans payants sont à prix annuel fixe et publiés. Les inscriptions, les paiements, le programme, l’application mobile et le site web de l’événement sont disponibles sur le même événement dès que vous en avez besoin, cette année ou à la prochaine édition, sans migration ni deuxième fournisseur. D’autres plateformes comme EasyChair gèrent aussi les résumés seuls, mais exigent un deuxième outil pour l’application mobile, les inscriptions ou le site web de l’événement.

Fourwaves, EasyChair, Ex Ordo et Oxford Abstracts gèrent tous la soumission de résumés et l’évaluation par les pairs pour les congrès scientifiques; les différences portent sur ce qui se passe après l’acceptation et sur la façon d’acheter. Fourwaves ajoute les inscriptions et les paiements, une application mobile, le site web de l’événement et le programme sur le même événement, publie des prix annuels fixes, inclut un plan gratuit de 25 soumissions par année sur l’ensemble de vos événements et garde les éditions passées en ligne indéfiniment: un comité peut donc commencer par les résumés seuls et ajouter le reste à la prochaine édition.

Oxford Abstracts offre un module payant pour les symposiums avec leurs sous-résumés, facture par événement et garantit l’accès aux données de l’événement pendant un an (sa page de tarification, vérifiée en septembre 2026). Ex Ordo établit ses prix sur demande après une démo, recueille nativement les soumissions de panels et de symposiums depuis janvier 2025 et synchronise sur demande le statut des membres depuis Naylor Novi AMS, un système de gestion d’association, ce qui convient aux associations qui ont besoin de cette intégration précise. EasyChair ne gère ni les paiements ni le site web de l’événement.