Organisez des sessions d’affiches virtuelles engageantes

On parle aussi de session d’affiches électroniques, de session d’affiches en ligne, de session d’affiches interactive ou de session d’e-posters. Le format sert aux congrès entièrement virtuels comme à la portion en ligne d’un congrès hybride. Il permet aux étudiants et aux chercheurs qui ne peuvent pas voyager de présenter leurs travaux et d’obtenir des commentaires, et il donne aux juges une façon d’évaluer les affiches étudiantes à distance.

Les sessions d’affiches virtuelles de Fourwaves font partie d’une plateforme conçue pour les congrès scientifiques: les affiches viennent du formulaire de soumission de résumés, la session apparaît dans la programmation, et l’accès est réservé aux personnes inscrites. Le programme de doctorat en biologie du cancer de l’Université de Zurich a déplacé ses sessions d’affiches en ligne avec Fourwaves avant de revenir au présentiel, et le College of Medicine de l’Université de Floride présente plus de 500 affiches de recherche avec Fourwaves à son Celebration of Research annuel.

1. Les présentateurs téléversent leur affiche. Les présentateurs acceptés téléversent une affiche en PDF ou en image (le format recommandé pour les écrans est 1920 x 1080 pixels, 16:9) et une vidéo préenregistrée s’ils le souhaitent, à même leur soumission, donc l’organisateur ne ramasse jamais de fichiers par courriel.
2. Les participants parcourent la salle d’affiches. Les affiches sont présentées dans une salle interactive qui montre en temps réel qui regarde chaque affiche et si une conversation vidéo est en cours. Ça donne le sentiment d’être là avec les autres, ce qu’une liste de liens de salles virtuelles ne donne pas. Les participants peuvent zoomer sur une affiche, lire le résumé et mettre de côté celles qu’ils veulent visiter plus tard.
3. Les conversations en direct ont lieu à chaque affiche. Pendant la session, les participants voient quelles affiches sont visitées et rejoignent une conversation vidéo avec le présentateur, qui dispose d’un pointeur laser intégré pour expliquer son affiche. Il peut aussi partager son écran pour montrer du matériel externe. Plusieurs personnes peuvent se joindre à la même conversation, comme dans une vraie salle d’affiches, écouter et poser des questions.
4. Les questions se poursuivent en différé. Les participants laissent des commentaires et des questions écrites sur une affiche à tout moment, et les présentateurs y répondent après la session en direct, donc les fuseaux horaires ne coupent pas la discussion. Chaque affiche a aussi un clavardage en direct.
5. Les juges évaluent les affiches en ligne. Pour les concours étudiants, les organisateurs invitent des juges qui notent les affiches avec un formulaire d’évaluation dans la plateforme.
6. Les organisateurs lisent les statistiques. Fourwaves rapporte les visionnements par affiche, les minutes de conversation par affiche et par participant, et le nombre de présentations visitées par chaque personne. Ces statistiques s’exportent pour le rapport post-événement, par exemple pour démontrer les retombées aux bailleurs de fonds du congrès.

Les conférences plénières et les présentations orales se donnent en parallèle avec l’outil de diffusion que vous utilisez déjà (Zoom ou un autre), le lien étant intégré à la programmation, et les enregistrements peuvent être publiés dans la programmation ensuite. Les participants qui préfèrent leur téléphone ouvrent les mêmes affiches, résumés et sessions virtuelles dans l’application mobile Fourwaves, qui lit la même programmation.

Les organisateurs qui montent une session d’affiches sur Zoom se retrouvent avec des dizaines ou des centaines de salles virtuelles, un chiffrier qui associe les affiches aux salles, et aucune statistique. Fourwaves remplace ce montage par une seule plateforme où l’affiche, le présentateur, la conversation et l’entrée dans la programmation sont le même objet, et garde votre outil de diffusion actuel pour les plénières. Pour une comparaison des plateformes, voyez la meilleure plateforme pour une session d’affiches virtuelle.