2 février 2021

Voici quelques astuces pour l'organisation de votre événement virtuel ou hybride

Les événements virtuels amènent beaucoup de questionnements. Voici quelques questions fréquentes que nous recevons et quelques pistes de solution, qui pourraient vous aider.

Comment inclure les commanditaires et exposants à mon événement virtuel?

D'abord, nous avons vu certains organisateurs ne pas contacter leurs commanditaires ou exposants jugeant que leur contribution ne serait pas requise étant donné que les coûts des événements virtuels sont un peu moins élevés. Certains ne savaient tout simplement pas comment les mettre en valeur durant les événements.

Souvenez-vous: vous aurez besoin d'eux lorsque les événements hybrides et physiques reviendront! Il est donc important de rester en contact, de maintenir la relation et de trouver des moyens de les inclure durant votre événement autant que possible.

Voici quelques idées:

  • Demandez à vos participants lors de l'inscription s'ils ont des besoins ou un intérêt pour des services spécifiques que peuvent offrir vos commanditaires. Proposez-leur des choix de réponse selon l'expertise de vos commanditaires. Demandez ensuite la permission de les mettre en contact avec vos commanditaires.
  • Offrez aux commanditaires la chance de présenter leurs services durant une courte présentation de 3 minutes, par exemple juste avant un conférencier invité au moment où vous avez l'attention des participants. Proposer une action concrète aux participants comme d'aller réserver une plage horaire pour discuter (voir plus bas).
  • Organisez un tirage à la fin de l'événement. Demandez aux exposants de donner les noms des participants qui sont venus leur parler et utiliser ces noms pour tirer un prix.
  • Dédiez leur une page sur le site web de l'événement avec plus d'informations sur comment contacter les commanditaires. Ayez un lien de type Calendly sur votre site web d'événement afin que les participants puissent réserver une plage horaire afin de discuter avec eux.
  • Utilisez les salles virtuelles sur Fourwaves afin qu'ils puissent discuter en temps réel avec vos participants. De là, ils peuvent partager du contenu aux participants avant, pendant et après l'événement.

Comment adapter l'horaire de mon événement au format virtuel?

Un événement virtuel est très différent. Même si l'objectif est le même, les moyens de les atteindre doivent être adaptés. Par exemple:

  • Planifiez au maximum 2 heures de présentations orales sans pause et réduisez la longueur de chaque présentation.
  • Donnez plus de temps pour la période de questions. Si possible, demandez aux participants de poser leur question via le micro pour le caractère humain (au lieu de simplement lire les questions dans le clavardage). Cela permet aussi aux participants de poser des sous-questions et d'avoir une discussion.
  • Tenez compte du fuseau horaire de vos participants dans la planification de l'horaire. Demandez le pays de provenance de vos participants dans le formulaire d'inscription, pour vous donner une meilleure idée. Vous pourrez également partager ces chiffres au début de l'événement!
  • Si vous organisez habituellement une session d'affiche, gardez là à l'horaire et même: donnez-lui plus de place! C'est souvent un moment que les participants apprécient beaucoup, car ils peuvent entrer en relation avec les autres participants! Voir la question ci-dessous.
  • Si vous enregistrez à l'avance les présentations orales, cela peut éviter les problèmes techniques le jour de l'événement, mais va diminuer le caractère spontané de l'événement que certains participants aiment.

Devrais-je considérer un événement hybride?

Nous avons tous très hâte de nous retrouver en personne.

Les événements hybrides ont un fort potentiel, car ils offrent le meilleur des deux mondes, mais amènent une charge logistique plus lourde. Ceux-ci ne seront probablement pas fréquents avant 2022, car les restrictions sur les déplacements, les coûts supplémentaires d'un événement hybride, le fait que les conférenciers de prestige seront probablement à distance (dommage pour les participants présents sur place) ne sont que quelques raisons d'attendre. Sans parler des attraits touristiques ou des activités sociales en marge de l'événement qui sont encore assez limitées.

N'oubliez pas qu'un retour au confinement pourrait vous contraindre d'annuler la portion physique au dernier moment. Ne sous-estimez pas non plus la difficulté de trouver de l'hébergement pour vos participants si ceux-ci proviennent de l'extérieur.

Ceci étant dit, pour 2021 ayez un plan A 100% virtuel et un plan B hybride et non l'inverse.

Il peut y exister un format hybride où, en respectant les règles de santé publique, de petits groupes de participants dans différentes villes peuvent se retrouver sur place pour le visionnement suite à quoi une activité de réseautage pourrait être intéressant pour les participants. Assurez-vous d'avoir un responsable sur place pour prendre les questions du public et agir comme modérateur local.

Comment publier le contenu de mon événement en ligne?

Vous l'avez peut-être vécu en tant que participant à un événement, le contenu des événements est de plus en plus consommé... en dehors de l'événement. Cela est a priori paradoxal, car un événement est censé réunir des gens au même moment afin de créer un momentum.
 
Ce momentum est plus difficile à créer lorsque tous les participants sont à distance. N'empêche, nous avons remarqué que le contenu d'un événement virtuel est beaucoup plus consommé avant et après l'événement qu'auparavant. C'est donc une excellente façon de faire rayonner le contenu de votre événement et de permettre de créer des collaborations et de prolonger l'impact de votre événement.

Sur Fourwaves, pour chaque présentation de votre événement, vous pouvez partager:

  • Le titre, les auteurs, leurs affiliations, le résumé et les coordonnées du présentateur.
  • Des images avec chacune avec un titre et une description.
  • Un court PowerPoint, qui peut être visualisé directement sur la page.
  • Une affiche.
  • Une vidéo, qui est hébergée et visualisée directement sur Fourwaves. Pour enregistrer la vidéo, utilisez un outil gratuit comme Panopto. PowerPoint et Zoom offrent aussi l'option d'enregistrement.

Le participant peut lui-même ajouter son contenu ou celui-ci peut être ajouté par les organisateurs.

Comment faciliter le réseautage entre participants?

C'est probablement un des aspects qui manque le plus durant les événements virtuels: le contact humain et les rencontres au hasard ou les introductions par d'autres collègues!

Nous travaillons à l'intégration de nouvelles fonctionnalités sur Fourwaves pour augmenter le contact humain entre les participants durant l'événement.

D'ici là, il y a des plateformes géniales qui peuvent être intégrées à Fourwaves comme remo.co ou wonder.me.

Vous pouvez aussi créer des salles par exemple sur Zoom et insérer leur lien à l'horaire pour permettre des endroits par thématique où les participants peuvent échanger.

Comment organiser une session d'affiches virtuelle?

C'est un aspect oublié par les nouvelles plateformes virtuelles et dont l'importance est sous-estimée. Les sessions d'affiches combinent échange d'information et réseautage. C'est aussi une excellente façon pour les étudiants de présenter et d'avoir des commentaires d'autres participants. C'est aussi un aspect pour lequel Fourwaves offre une superbe solution intégrée où les participants peuvent:

  • Se promener d'une affiche à l'autre et consulter son contenu en plus d'images, un PowerPoint ou d'une vidéo préenregistrée.
  • Démarrer ou joindre des conversations vidéo jusqu'à 8 personnes en direct avec le présentateur.
  • Partager l'écran pour pointer des choses importantes sur les images ou sur l'affiche.
  • Voir à quelles affiches il y a des discussions en cours.

Pas besoin de Zoom ou d'une plateforme externe, tout est intégré à même Fourwaves!

Comment ne pas paniquer à l'idée d'organiser un événement virtuel?

C'est un petit clin d'oeil humoristique pour conclure cet article, cela est tout de même une question que bien des organisateurs se posent!

L'idée qu'un imprévu survienne à la dernière minute a de quoi vous garder réveillé toute la nuit? Rassurez-vous, nous avons travaillé avec des centaines d'organisateurs depuis le début de la pandémie et voici notre conclusion: il y a plus de peur que de mal!

Voici toute de même quelques réponses:

  • N'organisez pas l'événement seul, même si c'est un petit événement! Vous pouvez inclure des étudiants par exemple pour vous donner un coup de main.
  • Les gens sont beaucoup plus compréhensifs par rapport aux pépins techniques durant les événements. Prenez la situation avec humour si cela arrive pour détendre l'atmosphère!
  • Communiquez avec vos participants à l'avance sur comment se déroulera l'événement et comment accéder aux différentes sessions.
  • Répétez l'information importante au début de l'événement. Les gens lisent rarement les courriels au complet.
  • Enfin gardez le sourire et restez optimistes. Dites-vous que même pour un événement physique il peut se passer un nombre incalculable d'imprévus et vous avez toujours passé au travers!

Vous organisez un événement? Nous pouvons vous aider!

Contactez-nous à info@fourwaves.com et il nous fera plaisir de vous aider!