Solution abordable et complète

Contexte

En 2018, le BC Diabetes Research Network (BCDRN) de l'UBC a mit sur pied un nouveau système interne afin que son réseau puisse gérer plus efficacement les inscriptions aux conférences en ligne et les soumissions de résumés.

Bien qu'il ait aidé les organisateurs d'événements, ce système ne permettait pas la création d'un site Web d'événement, ni de gérer les communications avec les participants et enfin ne permettait pas de permettre d'héberger des événements virtuels.

Puis la Covid-19 a frappé.

Le problème

Meg devaient choisir entre annuler leurs événements ou passer à un format virtuel. Ce système interne qui avait été conçu n'était tout simplement plus suffisant.

En cherchant une solution de rechange, Meg Hughes et l'équipe du BC Diabetes Research Network se sont principalement concentrés sur la recherche d'une solution économique permettant des sessions d'affiches virtuelles, mais ce qu'ils ont trouvé offrait tellement plus!

La solution

Meg et son équipe ont évalué quelques logiciels de gestion de conférence, mais ils étaient soit trop chers, soit ils ne comprenaient pas bien la nature des événements scientifiques et de recherche.

Ces autres plateformes n'ont pas compris le concept d'une session d'affiche et de son importance, car elles n'étaient pas adaptée au contexte des événements scientifiques, tout simplement.

Enfin, Meg a découvert Fourwaves.

Meg Hugues

University of British Columbia

Quand j'ai trouvé Fourwaves, j'étais ravie. Non seulement ils comprennent la nature des événements scientifiques et des sessions d'affiches, mais la tarification s’aligne avec mon budget académique.

La plate-forme a résolu le besoin immédiat de Meg d'héberger des sessions d'affiches virtuelles et éviter d'annuler tout ses événements durant la pandémie, et elle avait un énorme potentiel pour ajouter de la valeur et augmenter l'efficacité des événements en personne à venir grâce aux sites web d'événements professionnels, faciles à créer et à utiliser, un système complet de gestion des résumés et d'évaluation par les pairs, y compris le capacité à centraliser les communications des participants et des évaluateurs, la création automatisée de livret de résumés et la fonctionnalité de gestion des inscriptions et des paiements en ligne.

Fourwaves est également venu avec une excellente équipe de support technique compétente et réactive qui connaissait parfaitement les conférences universitaires, ce qui a permis à Meg de gagner du temps pour résoudre les problèmes techniques et de se concentrer sur ses domaines d'expertise.

Les résultats

Meg a rencontré l'équipe Fourwaves et a tout de suite été vendue sur la plateforme. Elle a rapidement adopté Fourwaves comme plate-forme d'organisation de conférence de choix.

J'apprécie que Fourwaves soit adapté aux réunions scientifiques universitaires, donc lorsque j'interagis avec le support client, je n'ai pas à les informer de ce que je fais avant de pouvoir demander de l'aide.

Pour Meg, l'un des éléments les plus chronophages de la planification d'événements en personne et virtuels consistait à assembler le contenu du livret des résumés.

Ce que je préfère à propos de Fourwaves, c'est la fonctionnalité du livret de résumés. Quel gain de temps! Quand je pense au nombre d'heures que j'avais l'habitude de passer à formater des documents Word… et maintenant avec Fourwaves, j'appuie sur un bouton et il transfère et formate automatiquement les informations dans un document Word pour créer le PDF. Cette fonction vaut à elle seule chaque dollar payé.

Depuis octobre 2022, Meg et son équipe ont utilisé Fourwaves pour planifier deux événements, et trois autres sont en préparation.

Ces événements sont un mélange entre le présentiel et le virtuel qui ciblent les étudiants et les chercheurs. Fourwaves donne aux organisateurs la confiance nécessaire pour poursuivre la planification des événements en personne, sachant qu'il est facile de pivoter et leur événement en ligne au besoin.

Alors que Meg et son équipe ont découvert Fourwaves comme une solution à un besoin immédiat de passer au virtuel, elle s'appuie désormais sur cette plateforme pour organiser des événements virtuels et en personne de manière plus professionnelle et efficace, tout en respectant le budget.

Il n'y a aucun doute qu'elle utilisera Fourwaves pour planifier ses événements à l'avenir.

À propos

Le BC Diabetes Research Network est un chef de file et un partenaire en Colombie-Britannique pour la recherche de découverte et l'application qui amélioreront les résultats pour la santé des personnes vivant avec et à risque de tous les types de diabète. Il s'agit d'un réseau collaboratif de professeurs universitaires et de stagiaires engagés dans la recherche sur le diabète dans la province de la Colombie-Britannique, au Canada.