Nouveautés de décembre 2025: certificats automatisés, meilleure gestion des évaluations et plus

Nous avons publié plusieurs améliorations pour rendre l’organisation de conférences plus simple et plus claire. Elles touchent surtout les processus d’évaluation par les pairs, la communication avec les présentateurs ainsi que l’expérience des participants.

Voici donc les nouveautés de décembre!

Génération de certificats à partir des inscriptions et des soumissions

Les organisateurs peuvent maintenant générer des certificats directement dans Fourwaves.

Les certificats peuvent être générés depuis les données des inscriptions (un certificat de participation par inscrit) et depuis celles des soumissions (un certificat de présentation par présentateur).

Avantage: Vous gagnez du temps et réduisez les erreurs en générant, validant et distribuant des certificats uniformes sans outil externe.

Vous pouvez créer des modèles réutilisables avec un éditeur intégré (format US Letter, portrait ou paysage) incluant l’alignement du texte, jusqu’à deux logos, jusqu’à deux signatures (avec police de signature et libellé), et du texte enrichi avec insertion de variables.

Ce que vous pouvez faire

• Générer des certificats de participation depuis les données d'inscriptions
• Générer des certificats de présentation depuis les données de soumissions, un par présentateur (avec remplacement par le soumissionnaire s'il n'y a aucun présentateur).
• Si une soumission a plusieurs présentateurs, il y aura plusieurs certificats pour la même soumission avec des courriels séparés.
• Réutiliser des modèles sauvegardés (un pour les inscriptions, un pour les soumissions)

Éditeur

• Créer des modèles en format US Letter, portrait ou paysage
• Ajouter du texte aligné à gauche ou centré, jusqu’à deux logos, et jusqu’à deux signatures avec libellés
• Insérer des variables (dont des champs de formulaire et le titre de la soumission) dans du texte enrichi

Prévisualisation, validation et distribution

• Prévisualiser chaque certificat individuellement (parcourir ou rechercher)
• Filtrer ceux qui ont des problèmes et voyez des avertissements pour les variables manquantes ou si le contenu dépasse des limites du certificat
• Distribuer par courriel (objet et message personnalisés) ou télécharger des PDF (un par certificat) dans un ZIP envoyé par courriel

Les certificats sont disponibles à partir du forfait avancé.

Vous préparez votre prochain événement ?

Discutez avec notre équipe pour voir comment ces nouveautés peuvent vous aider.

Choisir une date

Changement important sur l'accès aux liens de diffusion via l'horaire

Précédemment, lorsque l'horaire était visible publiquement, le bouton « Rejoindre » permettait d'accéder aux liens de diffusion (Zoom, Teams, YouTube Live, etc.) sans devoir se connecter ou s'inscrire à l'événement.

À partir de maintenant, l'accès aux liens de diffusion nécessitera de se connecter à son compte Fourwaves et d'être inscrit à l'événement en tout temps.

Ce changement vous permet de publier votre horaire tout en gardant le contrôle sur les personnes qui peuvent accéder aux liens de diffusion.

Jumelez vos évaluateurs aux soumissions par thématique d'expertise

L’assignation automatisée des évaluateurs inclut maintenant un paramètre de mode de jumelage par thématique.

Avantage: Obtenez un contrôle prévisible sur les assignations par thématiques, ce qui réduit le besoin de réassigner manuellement.

Choisissez parmi trois modes:

• Forcer le jumelage: assigner uniquement dans les thématiques de l’évaluateur
• Tenter de jumeler: prioriser la thématique, puis assouplir si nécessaire pour atteindre le nombre d’évaluateurs ou respecter la charge de travail
• Ignorer le jumelage: permettre des assignations sans contrainte de thématique tout en restant en mode automatisé

Avertissements plus explicites lors de l’assignation des évaluateurs

Lors de l’assignation des évaluateurs, Fourwaves affiche maintenant des avertissements plus détaillés pour indiquer si l’objectif a été atteint et, sinon, les raisons. Cela s’applique autant à l’assignation manuelle qu’à la distribution automatisée ou aléatoire.

Avantage: Les organisateurs obtiennent un retour clair sur le résultat de l’assignation, ce qui réduit les essais répétés et l’incertitude.

Ce qui est inclus

• Avertissements indiquant si l’objectif d’assignation est atteint
• Quand l’objectif n’est pas atteint, raisons expliquées dans l’avertissement

Définir une charge maximale par évaluateur

Les organisateurs peuvent maintenant définir un nombre maximum de soumissions qu’un évaluateur peut recevoir pour l’ensemble de l’événement. Ce plafond compte le total des évaluations assignées pour l’événement, incluant les rondes d’assignation précédentes.

Avantage: Cela aide à répartir la charge de façon plus équitable et à éviter une sur assignation accidentelle au fil des rondes.

Nouvelle colonne "nombre d’évaluations" assignées par soumission

La table des soumissions affiche maintenant une colonne dédiée qui indique combien d’évaluations ont été assignées à chaque soumission. Cette donnée s'exporte également dans Excel.

Avantage: Vous pouvez valider l’avancement des assignations d’un coup d’œil, notamment quand vous faites plusieurs rondes d’assignation manuelle.

Filtre des évaluations: sélection de plusieurs évaluateurs

Les filtres des évaluations permettent maintenant de sélectionner plusieurs évaluateurs à la fois. Le filtre passe d’une liste déroulante à une sélection multiple.

Avantage: Vous pouvez consulter plus rapidement seulement les évaluations de deux évaluateurs ou plus, ce qui rend le processus plus efficace.

Télécharger une session (Google Agenda, Outlook, Microsoft 365, .ics)

Les participants peuvent maintenant télécharger un élément de l’horaire dans leur calendrier personnel.

Avantage: Les sessions deviennent faciles à retrouver dans le calendrier personnel, ce qui réduit le risque d’en manquer.

Un bouton de téléchargement permet d’ajouter une session à:

• Google Agenda
• Outlook
• Microsoft 365
• Télécharger un fichier ICS.

Nouvelle variable de courriel: heure(s) de présentation

Les organisateurs peuvent maintenant insérer une variable dans les courriels qui liste les heures de présentation d’une soumission. La variable inclut la date, l’heure, le fuseau horaire et le nom de la salle, et elle peut contenir plusieurs heures de présentation pour une même soumission.

Avantage: Vous pouvez communiquer rapidement des informations de présentation précises, ce qui aide à réduire la confusion.

Comment ça fonctionne:

• Insérer une variable dans les courriels pour lister l’heure ou les heures de présentation
• Inclut la date, l’heure, le fuseau horaire et le nom de la salle
• Peut lister plusieurs heures pour une même soumission

Nouvelle colonne "Sessions" dans la table des soumissions

La table des soumissions affiche maintenant une colonne Sessions qui indique quelles sessions sont associées à chaque soumission.

Avantage: Cela améliore les rapports en vous permettant de voir les associations aux sessions sans ouvrir chaque soumission.

Assistant d’événement: plus intégré et lancé automatiquement après la publication

Nous avons ajusté la mise en page du tableau de bord pour que l’assistant d'événement fasse davantage partie de la page. L’assistant est maintenant exécuté automatiquement après la publication de l’événement, et nous envoyons un courriel qui résume ce qu’il a identifié.

Avantage: Les organisateurs peuvent repérer plus tôt ce qu’il faut ajuster afin d’optimiser la configuration et réduire des demandes de soutien évitables.

Ce qui a changé

• Assistant présenté comme une partie du tableau de bord de l’événement
• Exécution automatique de l’assistant après la publication de l’événement
• Envoi d’un courriel après publication avec un résumé des points identifiés

Avertissement quand une section de formulaire est vide

Un avertissement s'affiche lorsqu’une section de formulaire est vide. Cela vise les cas où il n'y a aucun champ dans la section et que celle-ci sera cachée.

Avantage: Vous évitez les surprises et vous pouvez vous assurer que vos instructions s’affichent comme prévu.

Bouton d’action plus clair: "Sauvegarder" devient "Soumettre" ou "M'inscrire"

Nous avons changé le libellé du bouton d’action principal sur les formulaires: "Sauvegarder" devient "Soumettre" ou "M'inscrire" selon le formulaire.

Avantage: Les participants comprennent mieux que le clic complète la soumission ou l’inscription, ce qui réduit la confusion et les demandes de soutien.

Cacher les PowerPoints, affiches, vidéos et figures sur la page de présentation

Les organisateurs peuvent maintenant choisir si les matériels recueillis via le formulaire de soumission sont visibles ou non sur la page de présentation.

Avantage: Vous contrôlez ce qui est affiché aux participants, y compris la possibilité de masquer des diapositives après les avoir collectées.

Dans les paramètres de la page de présentation, vous pouvez décider si les champs suivants sont visibiles ou non:

• Diapositive (PowerPoint)
• Affiche
• Vidéo
• Figures

Avis d’accessibilité pour la couleur primaire

Fourwaves affiche maintenant un avis d’accessibilité lorsque la couleur principale sélectionnée ne respecte pas un seuil d’accessibilité.

Avantage: Cela aide à éviter des boutons difficiles à lire ou à utiliser pour certains participants.

Conclusion

Ces mises à jour rendent l’organisation d’événements plus fluide : des outils plus efficaces pour l’évaluation par les pairs, une meilleure clarté dans les formulaires et les communications, plus de contrôle sur l’affichage des présentations, et une expérience d’horaire plus pratique pour les participants.

La génération de certificats permet de gagner du temps et de réduire les erreurs. Si vous voulez valider comment ces nouveautés s’appliquent à votre événement, contactez nous ou restez à l’affût des prochaines mises à jour.