Guide des Commandites pour les Événements Académiques

17 octobre 2023 mardi 17 octobre 2023 Trucs et Astuces

Matthieu Chartier, PhD.
Matthieu Chartier, PhD.

Fondateur @ Fourwaves

Vous avez créé plusieurs forfaits de commandite et vous souhaitez approcher autant d'organisations que possible pour soutenir votre événement académique très attendu.

Il y a juste un problème.

Vous ne savez pas exactement quelles entreprises cibler.

Dans ce guide, nous vous expliquons brièvement comment trouver les bons commanditaires et maximiser vos chances de les sécuriser.

Qu'est-ce qu'une Commandite d'Événement ?

Une commandite d'événement est un partenariat où les entreprises soutiennent votre événement en échange de quelque chose de valeur, comme une exposition de marque, une participation à une allocution et une opportunité de se connecter avec votre public.

C'est une partie cruciale de la planification d'événements et peut aider à organiser un événement réussi pour des organisations à but lucratif et non lucratif.

Types de commandite autres que monétaire

Les commandites ne concernent pas toujours des transactions monétaires.

Voici quatre autres types de commandites de conférence à considérer si le sponsor que vous visez refuse votre demande de commandite :

  • Conférenciers : Médecins, professeurs ou scientifiques intervenant lors de sessions principales.
  • En services : Produits et services au lieu d'argent. Exemples : lieu, nourriture et boissons.
  • Média ou presse : Contenu marketing faisant la publicité de l'événement, comme des articles sponsorisés, des publications sur les réseaux sociaux et des entrevues vidéo.
  • Marque : Kits promotionnels d'entreprise tels que des t-shirts, des stylos et des sacs fourre-tout.

Avantages des Commandites d'Événements

Les commandites d'événements font plus que simplement élargir les budgets.

À un autre niveau, obtenir des commanditaires pour soutenir vos conférences académiques :

  • Légitime votre événement : Les événements soutenus par des commanditaires de bonne réputation, en particulier ceux qui correspondent aux objectifs, à la vision et au public cible de votre événement, inspirent confiance dès le départ.
  • Génère plus d'inscriptions : Les organisations partagent les événements qu'elles soutiennent sur leurs canaux marketing et leurs réseaux sociaux. Plus les gens sont au courant de votre événement, plus vous suscitez d'engagement et plus vous attirez probablement de participants.

Comment Choisir un Commanditaire pour Votre Événement

Avant de choisir, comprenez votre démographie cible pour déterminer leur valeur pour les éventuels commanditaires d'événements.

Envoyez un sondage pour savoir ce qui les inciterait à rejoindre l'événement :

  • Quels sont leurs objectifs ?
  • Qu'est-ce qui les intéresse le plus ?
  • Qu'est-ce qui leur ferait sentir que l'événement académique vaut leur temps ?

Ces informations vous aident à réduire votre liste d'industries ou de catégories de commanditaires et à personnaliser votre offre de commandite d'événement pour répondre à leurs besoins.

Illustrons comment cela se présente.

Supposons que le système d'inscription à l'événement montre que la majorité de vos participants sont des post-doctorants.

Event Sponsorship Fourwaves Regiatration Form

Le formulaire d'inscription de Fourwaves

Et vous avez appris que leur objectif principal est le réseautage en personne après les discussions en panel.

Les organisations non gouvernementales sont un excellent choix dans ce cas, car elles cherchent souvent à recruter des post-doctorants pour des projets récemment financés. Vous pourriez les approcher pour sponsoriser un déjeuner ou un dîner de réception.

Ou supposez que vous planifiez les sujets pour un symposium scientifique agroalimentaire. Vous décidez d'envoyer un sondage de popularité pour savoir ce que les participants des événements précédents veulent apprendre cette fois-ci.

Les votes sont enregistrés.

Un écrasant 70 % ont voté pour les protéines alternatives et la production alimentaire durable.

Qui mieux qu'une start-up en croissance qui développe des alternatives à base de plantes ? Vous pourriez inviter ses scientifiques seniors à intervenir lors d'une session.

3 Conseils pour Trouver des Commanditaires

Maintenant que vous avez réduit votre liste, il est temps de rechercher des commanditaires potentiels correspondant à vos besoins. Voici trois conseils pour faciliter la recherche.

Conseil 1 : Enquêter sur des événements similaires

Explorez des événements similaires d'autres universités et organisations.

Cela non seulement met en lumière des commanditaires sous votre radar, mais vous apprenez également comment approcher stratégiquement vos différents niveaux de commandite.

Notez comment le Comité de la Recherche Spatiale (COSPAR) présente les logos des commanditaires sur son site web d'événement.

Event Sponsorship Cospar2023 Example Logos

Source

Cela vous indique le type d'organisations de votre domaine réceptives aux opportunités de commandite.

Maintenant, notez à nouveau comment le symposium spatial présente ses offres de commandite.

Event Sponsorship Cospar2023 Example Package

Source

Les tarifs fournissent une référence qui vous aide à comparer vos offres avec celles du symposium spatial et à identifier les domaines à améliorer.

Disons que vous organisez un événement similaire et que vous voulez offrir aux commanditaires un avantage supplémentaire pour rendre l'offre plus attrayante.

Vous pourriez personnellement mettre en relation des professeurs des organisations sponsorisées avec des post-doctorants pour une table ronde en petit groupe de 90 minutes !

Conseil 2 : Identifier les décideurs et les influenceurs

Comprenez qui est impliqué dans le budget à des stades spécifiques.

Cela signifie identifier (a) le décideur responsable du financement et (b) les influenceurs qui influencent la décision finale.

Notez les titres suivants, ils sont probablement ceux qui contrôlent les cordons de la bourse :

  • Gestionnaire de la commandite
  • Directeur de la commandite
  • Gestionnaire d'événements
  • Cadre de la commandite

D'autres parties prenantes qui influencent la décision finale peuvent inclure des spécialistes des relations publiques, l'équipe marketing ou l'équipe d'engagement communautaire.

Rédigez une lettre de demande de commandite ou une proposition de commandite d'événement, ainsi que vos différents forfaits. Astuce : Les commanditaires peuvent avoir besoin de plus de temps pour finaliser leur budget, donc commencez votre approche auprès des partenaires potentiels au moins 6 à 12 mois avant l'événement.

Plus l'entreprise est grande, plus vous devez surmonter d'obstacles pour obtenir un oui. N'hésitez pas à mobiliser votre conseil d'administration pour contacter les décideurs que vous visez s'ils font partie des hauts responsables.

Conseil 3 : Poursuivre la conversation

Vous avez de meilleures chances de sécuriser des commandites de la part de commanditaires passés qui ont vu un retour sur investissement de votre événement.

Cultivez des relations avec eux pour créer des partenariats à long terme pour les conférences futures.

First Aid Course Leicester continue sa conversation avec les commanditaires en recueillant des commentaires et en partageant les résultats positifs de ses événements de premiers secours.

"Nous mettons en avant comment leur soutien impacte positivement la communauté", partage Sarah Jeffries, la directrice générale, dans une brève interview avec Fourwaves. "Nous recueillons également des retours sur la manière dont nous pouvons améliorer les événements futurs pour correspondre à leurs objectifs en matière de responsabilité sociale des entreprises."

Les organisateurs d'événements qui renouent régulièrement avec les commanditaires réussissent non seulement à obtenir des commandites, mais également des recommandations.

Prenez régulièrement des nouvelles de vos commanditaires.

Apprenez-en davantage sur leurs objectifs. Partagez les témoignages des participants pour leur montrer l'impact puissant de leur soutien. Partagez les données et les métriques des événements passés pour montrer que c'était un événement réussi. Ces dialogues soutenus vous aident à rester en tête.

La prochaine fois que vous proposerez une nouvelle opportunité de commandite, ils seront plus enclins à dire oui.

Comment Mettre en Avant les Commanditaires sur Votre Site Web d'Événement

L'argent est là, il est temps pour vous de tenir votre part de l'accord de commandite. Dans cette section, nous vous montrons comment afficher les logos de vos commanditaires de manière prominente.

Logos

Les gros commanditaires occupent plus d'espace sur la page.

Regardez comment le Réseau de Bio-imagerie du Québec (QBIN) organise son site web d'événement scientifique. Il classe les logos de ses commanditaires selon les différents niveaux de commandite, argent et bronze.

Event Sponsorship Qbin Example Sponsor Logos

Source

Remarquez comment les logos des partenaires de niveau argent apparaissent plus grands ?

C'est ce que vous voulez faire pour les plus gros commanditaires.

Vous pouvez facilement différencier vos différents niveaux de commandite sur votre site web d'événement en utilisant Fourwaves.

Après avoir ajouté un commanditaire (Configuration > Commanditaires > Ajouter un Commanditaire), allez sur l'une de vos pages de site web. Ensuite :

  1. Cliquez sur Ajouter du Contenu
  2. Sélectionnez le bloc de contenu Logos
  3. Insérez un titre et une description

Choisissez la taille des logos et sélectionnez les commanditaires que vous souhaitez ajouter dans le menu déroulant. Faites glisser et déposez pour réorganiser les logos des commanditaires selon votre désir.

Event Sponsorship Add Logos Fourwaves

Page des commanditaires

Si votre événement à venir est à un stade précoce, alors une page web dédiée aux commanditaires est la voie à suivre.

Le congrès conjoint 2024 ICCEC et CBS peut être dans plusieurs mois, mais notez comment il appelle à des commandites et présente ses différents forfaits de commandite sur la page des partenariats.

Event Sponsorship Iccec Example Sponsors Page

Source

Pendant les sessions

Une autre façon de présenter les logos des commanditaires est pendant toute la durée de la session en panel. Affichez-le sur l'écran, l'écran de projection, voire sur un mur social pour un boost supplémentaire de l'engagement.

Il existe de nombreuses initiatives que vous pouvez utiliser pour mettre en avant le nom ou les services du commanditaire lors de différents types d'événements. Lors d'événements virtuels et hybrides, vous pouvez présenter les commanditaires à l'écran pendant les présentations, dans le chat en direct, dans les stands virtuels, ou avec différents efforts de marketing événementiel (sur LinkedIn, les emails de suivi, etc). Votre plateforme événementielle peut même offrir d'autres outils pour les mettre en avant.

Commencez dès Aujourd'hui !

Les commandites d'événements sont une situation gagnant-gagnant pour les organisateurs d'événements et les entreprises, qui peuvent augmenter la notoriété de leur marque tandis que vous gagnez des avantages monétaires ou non monétaires qui améliorent le ROI de votre événement.

Ce guide vous montre comment déterminer la valeur de votre public pour les commanditaires et les sécuriser.

Maintenant que vous avez une meilleure idée des sponsors potentiels à approcher, votre événement académique est un pas de plus vers la réalisation. Tout ce qu'il reste, c'est la gestion complète de l'événement.

Fourwaves est une plateforme de gestion de conférences académiques qui rationalise vos événements du début à la fin.

Commencez votre plan gratuit ou réservez une démo pour susciter des discussions et encourager la collaboration dès aujourd'hui.

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