Combien facturer pour une conférence académique (avec modèle)
Publié le 12 août 2025
Avec la hausse des prix sur tout, du transport à la nourriture en passant par les biens manufacturés, et avec l’émergence de nouveaux formats virtuels, de nombreux organisateurs d’événements repensent leurs stratégies tarifaires afin de maintenir l’accessibilité sans subir de pertes.
Fixer les tarifs est l’une des décisions les plus importantes que les organisateurs de conférences académiques doivent prendre.
Pour toutes les conférences, deux facteurs sont à considérer : les coûts que vous engagerez pour organiser l’événement et les revenus que vous prévoyez générer. Chaque dépense et chaque revenu doivent être suivis dans votre budget d’événement et communiqués à votre comité d’organisation par le biais de mises à jour régulières.
Dans cet article, nous détaillerons à la fois les coûts et les revenus d’une conférence et nous vous proposerons une méthode pour déterminer combien vous devez facturer les participants à votre conférence académique. Un modèle Excel gratuit est également fourni.
Téléchargez le modèle
Téléchargez le modèle Google Sheets qui vous aidera à tester différents scénarios (aucun e-mail requis) via le lien ci-dessous.
Testez différents frais d’inscription pour savoir combien facturer.
4 étapes pour déterminer combien facturer pour votre conférence
Suivez les étapes ci-dessous.
Étape 1. Estimez vos dépenses
La première chose que doit faire tout comité d’organisation de conférence est de calculer les coûts moyens associés à l’organisation de la conférence.
Pour cela, réunissez chaque responsable de votre comité, en mettant particulièrement l’accent sur le responsable des finances. Chacun doit être prêt avec une liste des dépenses prévues tout au long de la planification.
Avant de pouvoir estimer ces dépenses, il est important de savoir si l’événement sera en présentiel, virtuel ou hybride, car les coûts varient considérablement selon le format choisi.
Coûts du lieu
Lors du choix du lieu, il est important de savoir ce que comprend la location. En plus des frais de location de l’espace, le lieu facture-t-il un supplément pour l’équipement audiovisuel comme les haut-parleurs, microphones, projecteurs, écrans, ou est-ce inclus ? Le lieu fournit-il tables, chaises et pupitres, ou devez-vous les louer séparément ?
Savoir si vous aurez des pistes parallèles est utile, car le coût peut doubler si vous avez deux pistes simultanées.
Nourriture et boissons
La plupart des événements en présentiel offrent une table de rafraîchissements avec café, thé et collations entre les sessions. Certains proposent aussi un déjeuner. Vérifiez avec votre lieu si cela peut être inclus dans la location. Ils ont souvent des fournisseurs attitrés et des tarifs.
Sessions d’affiches ou activités de réseautage
L’une des principales raisons pour lesquelles les chercheurs participent à des événements académiques est le réseautage, y compris les sessions d’affiches. Les sessions en présentiel impliquent souvent des coûts supplémentaires pour les panneaux, rafraîchissements, cadeaux ou transport.
Logiciel de conférence
Avant de choisir un logiciel, discutez avec les membres de votre comité pour savoir de quelles fonctionnalités vous avez besoin. Seulement un système d’inscription ? La gestion des résumés avec ou sans évaluation par les pairs ? Une application ? Un site web ?
Évitez de payer pour plusieurs plateformes en choisissant une solution tout-en-un comme Fourwaves. Cela offrira une expérience cohérente aux participants, conférenciers, évaluateurs et organisateurs.
Il comprend des fonctionnalités pour publier un site web, collecter les inscriptions et paiements, gérer les soumissions, les évaluations par les pairs, publier un programme, partager des documents et affiches, communiquer par e-mail, et plus encore. Il inclut aussi tout le nécessaire pour un événement virtuel, y compris les sessions d’affiches virtuelles.
Un logiciel fiable, facile à utiliser et polyvalent fera une réelle différence.
Nous pouvons vous aider à prendre la bonne décision.
Autres coûts
Pensez aussi aux déplacements liés à la conférence, notamment pour les événements internationaux (transport aérien des conférenciers, hébergement), au personnel sur place, aux documents imprimés (actes, badges). Combien de jours dure la conférence ? (2 jours peuvent doubler les coûts). Prévoyez-vous du marketing sur les réseaux sociaux, de la publicité, etc. ?
Une liste plus complète avec un modèle Excel est disponible dans l’article sur le modèle de budget de conférence.
Étape 2. Estimez vos revenus (hors inscriptions)
La deuxième étape consiste à calculer les revenus attendus provenant de sources autres que les frais d’inscription. Voici quelques sources.
Revenus de commandite
La commandite peut grandement contribuer à couvrir vos coûts et potentiellement générer un bénéfice, selon vos objectifs.
Contacter les commanditaires potentiels tôt dans votre planification vous aidera à estimer les revenus possibles, information essentielle pour fixer vos frais d’inscription.
Exposants
Les exposants constituent une autre source de revenus. Assurez-vous de les inclure.
Fonds restants et subventions
S’il ne s’agit pas de la première édition, il peut rester des fonds de l’année précédente non dépensés. Ceux-ci peuvent contribuer à votre budget et compenser certaines nouvelles dépenses.
Les subventions sont également une source possible de revenus. Explorez toutes les options.
Étape 3. Calculez le montant que les inscriptions doivent couvrir
Faites la somme de vos coûts et soustrayez les revenus hors inscriptions. C’est le montant net que les inscriptions doivent couvrir.
Divisez-le par le nombre de participants attendus pour obtenir la moyenne par participant.
Étape 4. Testez différents scénarios d’inscriptions
En pratique, c’est un peu plus complexe que de diviser le montant par le nombre de participants. Voici quelques éléments à considérer.
D’abord, vous aurez probablement des tarifs réduits (étudiants, pays à faible revenu, etc.). Inspirez-vous de conférences similaires pour estimer un coût raisonnable. Vous pourriez facturer une journée ou l’ensemble de la conférence. Certaines options payantes (repas, activités sociales, ateliers) ont une capacité limitée et une participation incertaine.
Ensuite, le nombre de participants dans chaque catégorie ne sera connu qu’à la clôture des inscriptions. Certains événements mènent un sondage ou une préinscription pour anticiper.
Enfin, les objectifs financiers de votre comité doivent être pris en compte. Cherchez-vous à faire un bénéfice ou simplement à atteindre l’équilibre ?
Quelques tactiques marketing peuvent stimuler les inscriptions et influencer les revenus :
- Tarif préférentiel (early bird) : réduction pour les personnes qui s’inscrivent tôt.
- Membres vs non-membres : prévoyez un tarif réduit pour les membres de votre association, université, etc.
- Offres de dernière minute : juste avant la fin des inscriptions, proposez une réduction pour stimuler les dernières inscriptions.
Comment utiliser notre modèle Excel gratuit
Pour vous aider, nous avons créé un modèle Excel simple. Ce n’est pas un modèle de budget complet, mais un bac à sable pour tester différents scénarios.
Cliquez sur ce lien et créez une copie.
Listez les dépenses
Sur la section de gauche, saisissez tous les coûts.
Listez les revenus (hors inscriptions)
Ajoutez toute source de revenus autre que les inscriptions (commandites, exposants, subventions, etc.).
Testez les scénarios de coûts
C’est là que ça devient intéressant : indiquez le nombre de participants par catégorie, précisez un tarif. Vous pouvez aussi ajouter des revenus d’ateliers, repas, etc.
Vérifiez si ça fonctionne
La section récapitulative montre les coûts à couvrir par les inscriptions, les revenus d’inscriptions et le montant net (en vert si positif, en rouge sinon).
Jouez avec différents coûts pour voir ce qui fonctionne.
Testez différents frais d’inscription pour savoir combien facturer.
Conclusion
Bien qu’il n’existe pas de réponse unique à la question « combien facturer aux chercheurs pour participer à votre conférence », nous espérons que cet article vous aidera à suivre les étapes nécessaires pour fixer un tarif d’inscription raisonnable qui encouragera la participation tout en respectant vos obligations financières.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions et à partager cette ressource avec vos collègues.