Comment rédiger un appel à communications pour une conférence

Vous cherchez des conseils sur la façon de rédiger un appel à communications pour une conférence ?

Rédiger un appel à communications (CFP) convaincant peut faire le succès ou l’échec d’une conférence académique. Que vous organisiez votre premier événement ou que vous perfectionniez une conférence internationale de longue date, la manière dont vous formulez votre appel influence directement la qualité et la quantité des soumissions reçues.

À l’ère numérique, où les portails de soumission simplifient les flux de travail et où la compétition pour attirer l’attention est intense, savoir comment rédiger un appel à communications est plus crucial que jamais. Vous invitez la communauté académique à contribuer à un objectif commun, à s’aligner sur le thème de votre conférence et à publier des recherches qui pourraient influencer les discussions futures dans votre domaine.

Ce guide s’adresse aux organisateurs de conférences souhaitant attirer des propositions de qualité, gérer en toute confiance le processus d’évaluation par les pairs et établir une base solide pour des actes de conférence pertinents. De la sélection du format et du ton appropriés aux conseils de rédaction, nous vous guiderons à travers tout ce que vous devez savoir.

Explorons ensemble comment rédiger un appel à communications qui résonnera auprès de vos pairs.

Éléments essentiels que tout CFP doit inclure

Un appel à communications bien structuré est l’un des outils les plus importants pour les organisateurs de conférences. Il fixe les attentes, apporte de la clarté et stimule des soumissions de qualité (résumés et articles), contribuant ainsi au succès de la conférence. Voici les aspects d’un CFP à ne jamais négliger.

Identité et promesse de la conférence

Commencez par les fondamentaux : le nom de la conférence, son acronyme si applicable, l’institution hôte, les dates exactes, le format (en présentiel, virtuel ou hybride) et la ville ou la plateforme.

Ensuite, définissez l’idée centrale de l’événement. Une phrase résumant le thème doit expliquer clairement de quoi il s’agit et pourquoi le sujet est pertinent aujourd’hui. Cette ligne concise mais stratégique permet aux chercheurs d’évaluer rapidement la pertinence et l’impact potentiel.

Portée et public cible

Soyez clair sur les thématiques demandées. Utilisez 5 à 10 points qui commencent de manière large et deviennent de plus en plus précis. Cette approche filtre les soumissions inadaptées et augmente la probabilité de recevoir du contenu pertinent.

Décrivez également qui devrait soumettre. Visez-vous des chercheurs en début de carrière, des universitaires établis ou des équipes multidisciplinaires ? Soyez clair sur les types de contributions acceptées : affiches, présentations courtes, articles complets ou autres formats.

Types de soumissions et livrables acceptés

Indiquez les formats acceptés : résumés, articles complets, ateliers, démonstrations, affiches ainsi que les livrables requis pour chacun.

Par exemple :

• Résumé = 250–300 mots avec 3 mots-clés
• Article complet = PDF + fichier source modifiable
• Affiche = fichier visuel + résumé de 150 mots

Clarifier ces points dès le départ favorise de meilleures soumissions et évite toute confusion de dernière minute.

Règles de formatage et de contenu

Soyez précis. Indiquez le nombre de mots exigé, les formats de fichier acceptés (PDF, DOCX), la taille de police et les marges. Ces détails comptent.

Précisez le style de citation souhaité (APA, IEEE, Chicago) et indiquez si les références comptent dans le nombre total de mots. Si votre modèle d’évaluation est anonyme, mentionnez les règles d’anonymisation : pas de noms d’auteurs, d’affiliations ni de remerciements. Même les auto-citations doivent être neutres.

Processus de soumission et métadonnées requises

Présentez le processus complet étape par étape. Voici une liste utile :

• Téléverser le fichier
• Entrer le titre
• Ajouter les auteurs et affiliations
• Choisir des mots-clés et une thématique
• Désigner un auteur correspondant
• Inclure la déclaration éthique et les conflits d’intérêts

Précisez aussi quels champs de métadonnées sont obligatoires dans le portail : titre, résumé, question de recherche, méthodologie, mots-clés, et ORCID (facultatif). Cela facilite l’attribution aux évaluateurs et la notation.

Processus d’évaluation et critères

Expliquez clairement votre processus d’évaluation. Indiquez si vous utilisez un examen simple aveugle, double aveugle ou ouvert, et combien de réviseurs évalueront chaque soumission.

Énoncez ensuite vos critères d’évaluation. Généralement :

• Originalité
• Méthodologie et rigueur
• Pertinence pour le domaine
• Clarté et structure
• Adéquation avec le thème de la conférence

Ajoutez des seuils si nécessaire (ex. : Accepté / Révision / Rejet) et indiquez le calendrier d’évaluation : durée de la phase de révision et date prévue de notification aux auteurs.

Actes, publication et droits

Informez les chercheurs de ce qui se passe après acceptation. Les articles seront-ils publiés dans des actes, assignés à un DOI, ou soumis à un numéro spécial de revue ?

Précisez votre politique de publication : l’auteur conserve-t-il les droits d’auteur ? Les prépublications sont-elles autorisées ? Les auteurs peuvent-ils choisir une licence Creative Commons ?

Enfin, détaillez le processus de version finale (camera-ready) : types de fichiers, liste de contrôle de formatage et date limite finale.

Dates importantes et échéancier

Gardez cette section courte, structurée et visible. Exemple :

Date limite de soumission → Notification de révision → Article final dû → Date limite d’inscription → Dates de la conférence

Les chercheurs consultent souvent directement cette section. Rendez-la impossible à manquer.

Accessibilité, éthique et transparence des données

Faites de votre événement un lieu inclusif et responsable. Fournissez une déclaration d’accessibilité (sous-titres, support linguistique, aménagements).

Spécifiez vos règles éthiques et de données : attentes en matière de reproductibilité, disponibilité des jeux de données, déclarations sur l’utilisation d’outils/IA (surtout dans la méthodologie). Donnez des lignes directrices claires sur les conflits d’intérêts, pour les auteurs comme pour les évaluateurs.

Contact, support et appel à l’action

Concluez par les prochaines étapes directes. Donnez une adresse e-mail dédiée, un lien vers la FAQ si disponible et un appel à l’action clair avec le lien du portail de soumission.

Mettez-le en valeur : une phrase simple, comme : Soumettez votre résumé ou votre article dès aujourd’hui via notre portail.

Conseils de rédaction et de conversion

Un appel à communications ne se limite pas aux dates et directives ; il incite les chercheurs à agir. La manière de présenter l’information influence directement le nombre de propositions soumises. Du titre principal à l’appel final à l’action, chaque détail compte pour la clarté, la crédibilité et la conversion.

Titre accrocheur et phrase d’ouverture

Gardez un titre percutant : combinez le nom de la conférence, l’année et un avantage clair. Exemple : « ICRS 2026 : Faire progresser la durabilité dans les chaînes d’approvisionnement mondiales. » Restez sous 12 mots pour un impact maximal.

Votre phrase d’ouverture doit répondre immédiatement à qui s’adresse l’événement, ce qu’il couvre et pourquoi maintenant. Utilisez la voix active et reflétez le thème de la conférence pour renforcer l’objectif.

Lisibilité et hiérarchie de l’information

La plupart des chercheurs parcourent rapidement avant de s’engager. Structurez votre CFP de façon à rendre les détails essentiels impossibles à manquer :

• Introduction : Sujet de la conférence + appel à l’action immédiat
• Portée : Thématiques claires en puces
• Soumission : Exigences concises
• Dates : Échéancier simple
• Évaluation & actes : 1–2 lignes
• Contact / CTA : Étape suivante facile

Utilisez des puces, des sous-titres en gras (« Date limite de soumission : 12 mai ») et des paragraphes courts. Sur une page web, placez le bouton de soumission en haut de page et répétez-le régulièrement.

Lignes d’objet et tactiques d’e-mails

Les lignes d’objet déterminent la visibilité de vos courriels d’appel à résumés. Une formule éprouvée combine acronyme, action et échéance : « ICRS 2026 : Soumettez vos résumés avant le 12 novembre. »

Testez A/B l’urgence (« Soumettez avant le 12 novembre ») versus les bénéfices (« Rejoignez les chercheurs en IA – Soumettez avant le 12 novembre »). Dans le pré-en-tête, renforcez l’appel ou la date limite.

Tonalité, voix et micro-contenu

Adoptez une tonalité autoritaire mais accueillante, car beaucoup de lecteurs viendront d’horizons internationaux. La clarté prime toujours sur les effets de style.

Utilisez du micro-contenu pour guider les soumissions : instructions pratiques et courtes dans les formulaires, comme « Résumez brièvement votre méthodologie (max. 100 mots). » Demandez explicitement des éléments tels que la question de recherche et la méthodologie afin d’améliorer la qualité des soumissions.

Formulation et placement des CTA

Vos appels à l’action doivent toujours utiliser des verbes : « Soumettre un résumé », « Commencer la soumission d’article », « Téléverser un article complet ».

Sur une page web, placez les CTA à trois endroits : section d’introduction, après les règles de soumission, et en bas de page. Pour les e-mails, ajoutez un bouton CTA en haut et un lien en pied de page.

Encourager la qualité et limiter les soumissions inadaptées

Un grand nombre de soumissions n’est bénéfique que si la qualité suit. Demandez aux auteurs une question de recherche en une ligne et une méthodologie en deux lignes. Fournissez de brefs exemples pour guider sans imposer de modèles.

Ajoutez une liste de vérification où les auteurs confirment avoir relu, anonymisé et respecté le style de citation. Cela réduit les rejets évitables et facilite l’évaluation.

Considérations internationales et accessibilité

Concevez avec l’inclusivité en tête. Utilisez un français ou un anglais simple et évitez les idiomes. Indiquez toujours les fuseaux horaires. Offrez un contact pour les non-natifs ayant besoin d’aide linguistique. Mentionnez clairement les options d’accessibilité (sous-titrage, lettres de soutien pour visa, bourses de voyage).

Urgence sans coercition

Les échéances incitent à agir, mais un ton coercitif nuit à la crédibilité. Soyez cohérent dans les fuseaux horaires et évitez les extensions vagues. L’urgence factuelle fonctionne le mieux : « Échéance : plus que 48 heures (UTC+0) » surpasse « Dernière chance ! ».

Mesure et expérimentation rapide

Suivez vos performances comme un marketeur. Les indicateurs clés sont : taux d’ouverture des e-mails, taux de clics vers le portail et taux de complétion des formulaires.

Expérimentez vite avec des tests A/B : variations des lignes d’objet, formulation des CTA ou ajout d’un court exemple. De petits ajustements peuvent augmenter significativement les taux de soumission.

Prêt à lancer votre CFP ?

Un appel à communications bien rédigé fait la différence entre des soumissions dispersées et un programme solide reflétant le thème de votre conférence. En misant sur la clarté, l’exhaustivité, la lisibilité et des CTA efficaces, vous donnez aux chercheurs ce dont ils ont besoin et structurez votre processus d’évaluation.

Il est temps de passer de la planification à l’exécution. Commencez par vous appuyer sur des modèles éprouvés et équipez-vous des bons outils.

• Téléchargez le modèle d’appel à communications de Fourwaves pour structurer votre appel étape par étape et ne rien oublier.
• Utilisez le logiciel de gestion des résumés et le logiciel d’évaluation par les pairs de Fourwaves pour gérer soumissions, échéances, évaluations et actes en un seul endroit. Avec des flux automatisés, des rappels et un portail clair, vous gagnerez du temps et simplifierez le processus pour les auteurs et organisateurs.

Lancer un CFP n’a pas besoin d’être accablant. Avec la bonne structure et le bon soutien, vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : sélectionner des recherches pertinentes et rassembler votre communauté académique.