Nouveautés de novembre 2025: gestion des thématiques et affichage amélioré des utilisateurs

Les événements multi-thématiques peuvent être difficiles à organiser. Pour vous aider à les gérer de manière efficace, nous introduisons la gestion des thématiques sur Fourwaves.

Nous avons également apporté de petites améliorations très utiles en lien avec l’affichage de vos membres de comité, notamment les administrateurs, les organisateurs et les évaluateurs, qui ouvre aussi la voie à de futures améliorations.

Gestion des thématiques

Les grands événements sont parfois organisés par thématiques. Une « thématique » représente généralement un domaine ou un sujet (p. ex. apprentissage automatique, biologie moléculaire) et parfois même un type de présentation.

Les organisateurs d’événements multi-thématiques ont besoin d’outils qui facilitent la répartition des responsabilités entre les sous-comités. Cela leur permet de déléguer efficacement le travail, tout en s’assurant que chaque membre dispose du bon niveau d’accès et ne voit que les soumissions ou sessions qui le concernent.

C’est la raison pour laquelle nous avons développé le système multi-thématiques dans Fourwaves.

Bénéfices : Gérez de vastes événements multi-thématiques avec plus de contrôle, de transparence et de délégation. Chaque thématique peut avoir ses propres évaluateurs, sessions et responsables, offrant de l’autonomie aux sous-comités tout en maintenant une structure d’ensemble cohérente.

Fonctionnement

Définissez les thématiques de votre événement

• Créez une ou plusieurs thématiques depuis le tableau de bord de votre événement.
• Attribuez à chaque thématique un nom et une couleur pour une identification claire. Cette couleur teintera les sessions de votre programme.
• Inspectez les responsables de thématique, évaluateurs, sessions et soumissions pour chaque thématique.

Créez des sous-comités avec le nouveau rôle « responsable de thématique »

Ce rôle s’adresse aux utilisateurs qui gèrent uniquement les soumissions, évaluations et sessions de thématiques précises. Ajoutez-les via la section "Comité" de votre événement et sélectionnez les thématiques qu’ils gèrent. Ils obtiendront des permissions spécifiques :

• Soumissions : ils ne voient que les soumissions de leurs thématiques et peuvent effectuer des actions comme envoyer des courriels, modifier des soumissions et exporter des données vers Excel.
• Évaluations par les pairs : ils peuvent assigner des évaluateurs à leurs soumissions, mais uniquement parmi les évaluateurs associés à leurs thématiques, et effectuer des actions comme prendre des décisions, contacter des évaluateurs, modifier des évaluations et exporter les données vers Excel.
• Sessions : ils peuvent voir toutes les sessions du programme, mais ne peuvent modifier que celles de leurs thématiques. Ils ne peuvent pas modifier la date, l’heure, la salle, l’enregistrement vidéo ni la thématique de la session (ces permissions sont réservées aux responsables du programme ou aux organisateurs), mais ils peuvent changer le nom et la description ou ajouter des présentations et définir l’ordre dans lequel elles s’affichent dans le programme.

Intégration au formulaire de soumission

Une fois vos thématiques définies au niveau de l’événement :

• Ajoutez le champ « Thématiques » à votre formulaire de soumission pour permettre aux auteurs de sélectionner la ou les thématiques les plus pertinentes.
• Indiquez si les auteurs peuvent sélectionner une seule ou plusieurs thématiques pour une soumission.

Définissez les thématiques des évaluateurs

• Si vous utilisez le module d’évaluation, vous pouvez associer vos évaluateurs à une ou plusieurs thématiques.
• Les responsables de thématique pourront ainsi uniquement associer les évaluateurs de leurs propres thématiques.

Programme et horaire

• Chaque session de votre programme peut être associée à une thématique.
• Les sessions du programme peuvent être codées par couleur selon leur thématique.
• Ceux-ci peuvent aussi filtrer les sessions par thématique dans l’horaire pour une navigation plus simple.

Disponibilité

La gestion des thématiques est disponible dans le forfait Pro.

Nouvel affichage en tableau pour les utilisateurs

Les administrateurs, organisateurs d’événement et évaluateurs sont maintenant affichés dans un tableau, ce qui permet de présenter de nouvelles informations utiles pour chacun. Cette amélioration prépare de futures évolutions comme des filtres et des actions en lot.

Bénéfice: Vous pouvez voir les informations importantes pour chaque utilisateur et les trier, par exemple pour trouver les évaluateurs ayant la plus grande charge de travail.

Tableau des évaluateurs (tableau de bord de l’événement)

Le tableau affiche désormais :

• Le nombre d’évaluations attribuées
• Le nombre d’évaluations complétées
• Les thématiques associées
• La progression de l’évaluation (aucune attribution, non commencé, en cours ou complété)

Tableau de bord des évaluateurs

Le nombre d’évaluations assignées et complétées est maintenant affiché, offrant plus d’informations en un coup d’œil lorsqu'un évaluateur se connecte à son tableau de bord.

Conclusion

Ces mises à jour vous donnent plus de contrôle sur la gestion de vos événements multi-thématiques et simplifient la gestion des évaluateurs.

Avec la gestion des thématiques, vous pouvez déléguer les responsabilités tout en conservant une structure claire pour vos grands programmes.

Le nouvel affichage en tableau offre une meilleure transparence sur les données importantes, notamment la répartition et le suivi des évaluations.

Restez à l’affût des prochaines mises à jour: nous continuons de créer des outils qui simplifient les flux de travail complexes de la gestion d’événements scientifiques.