Nouveautés de novembre 2025: gestion des thématiques et affichage amélioré des utilisateurs

Les événements multi-thématiques peuvent être difficiles à organiser. Pour vous aider à les gérer de manière efficace, nous introduisons la gestion des thématiques sur Fourwaves.

Nous avons également apporté de petites améliorations très utiles en lien avec l’affichage de vos membres de comité, notamment les administrateurs, les organisateurs et les évaluateurs, qui ouvre aussi la voie à de futures améliorations.

Gestion des thématiques

Les grands événements sont parfois organisés par thématiques. Une « thématique » représente généralement un domaine ou un sujet (p. ex. apprentissage automatique, biologie moléculaire) et parfois même un type de présentation.

Les organisateurs d’événements multi-thématiques ont besoin d’outils qui facilitent la répartition des responsabilités entre les sous-comités. Cela leur permet de déléguer efficacement le travail, tout en s’assurant que chaque membre dispose du bon niveau d’accès et ne voit que les soumissions ou sessions qui le concernent.

C’est la raison pour laquelle nous avons développé le système multi-thématiques dans Fourwaves.

Bénéfices : Gérez de vastes événements multi-thématiques avec plus de contrôle, de transparence et de délégation. Chaque thématique peut avoir ses propres évaluateurs, sessions et responsables, offrant de l’autonomie aux sous-comités tout en maintenant une structure d’ensemble cohérente.

Fonctionnement

Définissez les thématiques de votre événement

• Créez une ou plusieurs thématiques pour votre événement.
• Attribuez à chaque thématique un nom et une couleur.
• Voyez d'un coup d'oeil pour chaque thématique qui sont les responsables et les évaluateurs associés, les sessions et les soumissions.

Créez des sous-comités par thématique

Attribuez le rôle de responsable de thématique aux utilisateurs qui gèrent les soumissions, les évaluations et les sessions de thématiques spécifiques. Ajoutez-les via la section Comité de votre tableau de bord et spécifiez les thématiques qu’ils gèrent.

Les responsables de thématique obtiennent les permissions suivantes :

Pour les soumissions :

• Voir uniquement les soumissions de leurs thématiques assignées.
• Envoyer des courriels aux présentateurs.
• Modifier les soumissions.
• Exporter les données vers Excel.

Pour l’évaluation par les pairs :

• Assigner leurs soumissions uniquement aux évaluateurs de leur propre thématique.
• Prendre les décisions (accepter, refuser) les soumissions.
• Contacter les évaluateurs.
• Modifier les évaluations.
• Exporter les évaluations vers Excel.

Pour le programme :

• Voir les sessions de toutes les thématiques.
• Modifier uniquement celles de leurs thématiques.
• Modifier le nom de la session, sa description, les présentations et les heures de présentation.

Laissez les auteurs choisir la thématique de leur soumission

Ajoutez le champ Thématiques dans votre formulaire de soumission pour permettre aux auteurs de sélectionner la thématique pertinente. Vous pouvez choisir s'ils peuvent en choisir seulement une ou plusieurs.

Définissez les thématiques d’expertise des évaluateurs

Si vous utilisez le module d’évaluation par les pairs, spécifiez les thématiques d’expertise pour chaque évaluateur. Les responsables de thématique pourront uniquement assigner des soumissions aux évaluateurs de leur thématique.

Assignez des thématiques aux sessions

Chaque session de votre programme peut être associée à une thématique :

• Les sessions s'affichent ainsi avec un code de couleur, aidant les participants à plus facilement lire le programme.
• Les participants peuvent filtrer facilement les sessions par thématique.

Disponibilité

La gestion des thématiques est disponible dans le forfait Pro.

Gérez votre événement multi-thématique

Laissez-nous vous montrer comment Fourwaves peut améliorer l’efficacité de votre comité organisateur.

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Nouvel affichage en tableau pour les utilisateurs

Les administrateurs, organisateurs d’événement et évaluateurs sont maintenant affichés dans un tableau, ce qui permet de présenter de nouvelles informations utiles pour chacun. Cette amélioration prépare de futures évolutions comme des filtres et des actions en lot.

Bénéfice: Vous pouvez voir les informations importantes pour chaque utilisateur et les trier, par exemple pour trouver les évaluateurs ayant la plus grande charge de travail.

Tableau des évaluateurs (tableau de bord de l’événement)

Le tableau affiche désormais :

• Les thématiques associées
• Le nombre d’évaluations attribuées
• Le nombre d’évaluations complétées
• La progression de l’évaluation (aucune attribution, non commencé, en cours ou complété)

Tableau de bord des évaluateurs

Le nombre d’évaluations assignées et complétées est maintenant affiché, offrant plus d’informations en un coup d’œil lorsqu'un évaluateur se connecte à son tableau de bord.

Conclusion

Ces mises à jour vous donnent plus de contrôle sur la gestion de vos événements multi-thématiques et simplifient la gestion des évaluateurs.

Avec la gestion des thématiques, vous pouvez déléguer les responsabilités tout en conservant une structure claire pour vos grands programmes.

Le nouvel affichage en tableau offre une meilleure transparence sur les données importantes, notamment la répartition et le suivi des évaluations.

Restez à l’affût des prochaines mises à jour: nous continuons de créer des outils qui simplifient les flux de travail complexes de la gestion d’événements scientifiques.