Le meilleur modèle de budget de conférence et nos conseils de planification

Bien que la réussite d’un événement puisse se définir de plusieurs façons, respecter un budget prédéterminé fait partie de toute conférence réussie. Un budget de conférence détaillé et bien organisé est un élément essentiel de la planification.

Sans un endroit centralisé pour le suivi de tous vos revenus et dépenses, il est facile de perdre le contrôle des finances.

Veiller à ce que le comité d’organisation suive ce budget et communique toute situation où il n’est pas respecté est une responsabilité clé du président de conférence (Conference Chair) et du responsable des finances (Finance Chair).

Dans cet article, vous trouverez les ressources suivantes pour vous aider à préparer votre budget :

• Un modèle de budget téléchargeable gratuitement
• Combien devriez-vous budgéter pour une conférence ?
• Notre modèle complet de budget de conférence expliqué
• Comment planifier le budget d’une conférence en 9 étapes ?

Téléchargez votre modèle de budget gratuit

Cliquez simplement sur le lien ci-dessous pour accéder au modèle Google Sheets que vous pouvez personnaliser. Aucun e-mail requis. Il comprend :

• Paramètres de l’événement
• Suivi des dépenses (estimations + réelles)
• Suivi des revenus (estimations + réels)
• Bénéfice / perte en temps réel

L’article ci-dessous explique son fonctionnement.

Gardez le contrôle du budget

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Combien prévoir pour le budget d’une conférence ?

De nombreux facteurs influencent le budget nécessaire à une conférence.

Événements en présentiel

Pour les conférences en présentiel, le coût sera généralement :

• Petit événement : 15 000 $ - 50 000 $ (piste unique, conférenciers locaux, 50–200 participants)
• Événement moyen : 100 000 $ - 500 000 $ (multipistes, conférenciers vedettes, commanditaires et exposants)
• Grand événement : 500 000 $ - 1 M $ (production audiovisuelle majeure, conférenciers internationaux, logistique complexe, hall d’exposition)

Les principaux coûts à considérer pour une conférence en présentiel sont liés au lieu : location et aménagement. S’y ajoutent l’équipement audiovisuel, la nourriture et les boissons, les articles promotionnels, les tables, chaises, nappes, le personnel d’entretien et de service, etc.

D’autres dépenses concernent les logiciels utilisés pour gérer et faire fonctionner la conférence, par exemple pour le site web, les inscriptions ainsi que la gestion des soumissions de résumés, de l’évaluation par les pairs et du programme.

Événements virtuels

Pour les conférences virtuelles, vous pouvez budgéter environ :

• Petit à moyen événement : 2 500 $ - 15 000 $ (plateforme virtuelle de base, programme d’une journée, soutien de production minimal)
• Événement sur plusieurs jours géré par une société de production : 15 000 $ - 40 000 $ (équipe complète, diffusion de haute qualité, multiples sessions/pistes)

Pour une conférence virtuelle, les organisateurs n’ont pas à se soucier des coûts de lieu, mais doivent considérer les coûts associés aux logiciels. Le rôle du logiciel va au-delà de l’inscription : il aide aussi à gérer la diffusion en direct, les salles de sous-groupes, le réseautage et les sessions d’affiches virtuelles.

Une autre dépense importante concerne la société de production, qui peut préparer les conférenciers, gérer les salles virtuelles et coordonner le programme et les communications pour assurer le bon déroulement.

Comment le bon logiciel de conférence vous fera économiser

Choisir le bon logiciel vous fait économiser en réduisant les heures, les jours et le nombre de personnes nécessaires pour gérer l’événement.

Plutôt que de s’appuyer sur 3 ou 4 outils distincts, vous pouvez opter pour une plateforme tout-en-un comme Fourwaves pour rationaliser :

• Inscriptions et paiements
• Soumissions de résumés et évaluations par les pairs
• Site web de l’événement
• Réseautage et communication
• Sessions d’affiches virtuelles
• Programme de la conférence
• Application événementielle et certificats
• Envois de courriels en masse et plus encore

Autres facteurs à considérer pour déterminer votre budget

• Le budget final de la conférence de l’an passé (s’il existe)
• S’il s’agit de la première édition, recherchez l’historique budgétaire d’une conférence similaire
• La part de vos dépenses fixes vs variables
• Votre admissibilité à des subventions, rabais ou exonérations fiscales

Le modèle de budget de conférence expliqué

Nous mettons à votre disposition un modèle de budget pour faciliter votre planification. Il existe de nombreux modèles, mais voici ce qui distingue le nôtre :

• Prérempli : les dépenses et sources de revenus les plus courantes propres aux conférences.
• Facteurs variables : définissez le nombre de participants, conférenciers, membres du personnel, salles, ou créez vos propres variables facilement. Les coûts variables dépendent du volume : ils changent selon le nombre d’inscrits ou de présentateurs.
• Estimations et réels : comparez vos estimations à la réalité pour repérer rapidement les postes où vous dépassez le budget. 

Vous pouvez créer une copie du modèle via Google Sheets ici. Si vous préférez Microsoft Excel, créez simplement une copie puis, dans Google Sheets, allez à Fichier > Télécharger > Microsoft Excel (.xlsx).

Voici maintenant l’explication des différentes sections du modèle.

1. Paramètres de l’événement

Indiquez le nom de votre événement, le pourcentage du fonds d’imprévus et définissez des facteurs variables comme le nombre de participants, de conférenciers, de salles, etc.

Ajoutez jusqu’à 10 facteurs variables personnalisés à utiliser dans la section des dépenses.

Dépenses

Pour chaque poste, indiquez s’il s’agit d’un coût fixe ou variable. S’il est variable, précisez quel facteur variable l’influence. Entrez le coût estimé et le coût réel une fois payé.

Vous verrez rapidement la différence afin d’identifier en rouge les postes où vous avez dépassé le budget.

Le bénéfice/perte net(te) de l’événement est toujours affiché en haut pour un suivi en temps réel.

Revenus

Définissez les postes de revenus avec estimations et réels. Là encore, vous verrez la différence entre les deux.

Résumé des profits et pertes

Consultez vos chiffres finaux. La cellule D5 correspond à votre bénéfice ou perte net(te) réel(le). Un graphique présente les revenus, les dépenses et le résultat net, ainsi que les estimations, les montants réels et l’écart pour chacun.

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Comment planifier le budget d’une conférence en 9 étapes

1. Choisir un responsable des finances pour votre comité

Cette personne travaillera avec le président de l’événement pour mettre en place un sous-comité Finances, établir un budget et demander des mises à jour régulières aux autres responsables sur l’état des revenus et dépenses. Consultez notre article sur les 6 rôles et tâches du comité d’organisation.

2. Déterminer si l’événement est en présentiel ou virtuel

Les dépenses d’un événement en présentiel diffèrent largement de celles d’un événement virtuel. Les événements en présentiel doivent considérer le lieu, la nourriture et les boissons, la location d’équipement et la décoration, tandis que les événements virtuels ont des besoins logiciels et un soutien technique plus étendus.

Les deux types d’événements nécessitent un logiciel de soumission de résumés et un logiciel d’inscription, ainsi que des postes comme le marketing et l’animation.

3. Obtenir des commandites et des exposants

Les commanditaires et exposants constituent une source de revenus importante. Parlez aux organisateurs des éditions précédentes pour obtenir une liste de prospects.

4. Trouver votre lieu

La location du lieu est l’un des principaux coûts fixes d’une conférence en présentiel. Pour établir un budget précis permettant de projeter des revenus réalistes, cette décision doit être prise le plus tôt possible.

Vous en aurez probablement besoin pour confirmer vos dates.

5. Choisir vos logiciels

Les logiciels permettant à votre comité de créer un site web, de lancer un appel à communications, de mener un processus d’évaluation par les pairs (étape cruciale pour se distinguer d’une conférence prédatrice), de fournir une application mobile et de gérer les inscriptions, sont des lignes budgétaires pour les événements en présentiel comme virtuels.

Les événements virtuels nécessitent des logiciels plus avancés qui font fonctionner l’événement en temps réel, afin d’offrir une expérience fluide aux participants inscrits à un programme prédéfini. Cela peut ajouter un coût non négligeable aux dépenses.

6. Choisir vos fournisseurs pour estimer toutes les dépenses

Pour les événements en présentiel, les fournisseurs choisis pour l’audiovisuel, la nourriture et les boissons, le marketing et la gestion des médias sociaux peuvent grandement influencer les coûts. Déterminez combien vous souhaitez investir sur ces postes et choisissez des fournisseurs adaptés à votre budget.

Inscrivez chaque dépense dans votre budget une fois vos fournisseurs sélectionnés ou lorsque vous avez reçu leurs soumissions.

7. Estimer le nombre d’inscrits

Examinez les éditions précédentes ou des conférences similaires du même domaine. Posez-vous les questions suivantes :

• Y a-t-il plus de participants en Amérique du Nord, en Europe ou en Asie ?
• Comment l’emplacement de cette édition influencera-t-il la participation ?
• Existe-t-il d’autres conférences sur le même sujet à des dates proches ?
• Y a-t-il suffisamment d’hébergements à proximité pour le nombre de participants attendu ?

En fonction des réponses, estimez le nombre de participants et répartissez-les par type d’inscription (membres, non-membres, étudiants, professionnels, etc.). Cela aidera à l’étape suivante pour déterminer les frais d’inscription.

8. Déterminer les frais d’inscription

Il s’agit souvent d’une ligne de revenus importante, à ne pas négliger. Nous avons rédigé un article complet sur le sujet : Combien facturer pour une conférence académique (avec modèle).

Consultez les tarifs des éditions précédentes pour rester dans les attentes des participants et éviter une baisse de la fréquentation.

Une fois chaque dépense saisie avec soin, indiquez le nombre de participants et testez différents tarifs d’inscription (utilisez la section Revenus de notre modèle de budget gratuit) pour voir l’impact sur votre P&L (profits et pertes).

9. Suivre de près votre budget au fur et à mesure

Maintenant que vous avez identifié toutes les lignes budgétaires, il est temps de passer à l’action. Saisissez le coût réel de vos dépenses ainsi que le nombre d’inscrits dans votre modèle pour suivre votre progression par rapport à l’objectif.

Assurez-vous que votre budget est enregistré dans Microsoft Excel ou Google Sheets, accessible à tous les membres du comité, avec des sauvegardes régulières.

Conservez votre modèle de budget pour les événements futurs !

Conclusion

Bien que l’objectif principal de la plupart des conférences de recherche soit de partager de nouvelles découvertes et de favoriser les collaborations, personne ne veut se retrouver à court d’argent.

Un budget simple et facile à mettre à jour, combiné à des suivis réguliers, est essentiel pour assurer l’équilibre ou la rentabilité de votre conférence.

Fixer un budget comporte des pièges, et repartir de zéro est difficile. C’est pourquoi nous vous proposons ces conseils pratiques et une feuille de calcul budgétaire pour vous donner une base solide et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : organiser une conférence de recherche réussie et engageante.

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