Transformer la gestion des conférences académiques: Comment Fourwaves a simplifié CHEP 2025
Avec plus de 400 participants et plus de 200 résumés, les organisateurs faisaient face à des défis logistiques. Découvrez comment Fourwaves a permis de surmonter ces obstacles majeurs, améliorant l’expérience des participants et des organisateurs.
Conférence académique avec présentations orales et sessions d’affiches
Enseignement supérieur (Virginia Tech, Center for Excellence in Teaching and Learning)
Échanger sur la recherche de pointe, partager les meilleures pratiques et collaborer.
Virginia Tech et CHEP : Rassembler les éducateurs pour améliorer l’apprentissage
Depuis 17 ans, la Conference on Higher Education Pedagogy (CHEP) attire des participants de partout aux États-Unis et à l’international. Organisée chaque année à l’Inn at Virginia Tech à Blacksburg, CHEP offre un espace essentiel pour les enseignants, étudiants aux cycles supérieurs et administrateur·rice·s afin d’échanger sur la recherche en pédagogie, partager les meilleures pratiques et collaborer autour de stratégies d’enseignement novatrices.
La conférence propose une combinaison de présentations de recherche, d’ateliers pratiques et de sessions d’affiches dynamiques. L’édition 2025 a rassemblé plus de 400 délégué·e·s enthousiastes autour du thème « Embracing the Future of Learning ».
CHEP a toujours été une plateforme dynamique pour permettre aux éducateurs de réseauter, partager des idées novatrices et explorer des pratiques pédagogiques inspirantes. Notre objectif est simple: offrir une expérience de qualité pour que les participants puissent se concentrer pleinement sur l’apprentissage et la collaboration.
Organisatrice de la conférence, Virginia Tech
Le défi: gérer la complexité de l’organisation et les communications avec les participants
Avant d’adopter Fourwaves, l’équipe CHEP rencontrait des problèmes logistiques récurrents. Le système de gestion de conférence existant avait été développé sur mesure par un prestataire local, ce qui entraînait des processus fragmentés. La gestion des soumissions de propositions, des évaluations par les pairs, de la programmation des sessions et des inscriptions était lourde et peu efficace. Les inscrits recevaient souvent des informations incomplètes ou peu claires, ce qui exigeait des suivis constants de la part des organisateurs.
Cette complexité nuisait à la satisfaction des participants et rendait l’exécution de la conférence plus difficile.
Avant Fourwaves, on jonglait avec une multitude d’outils qui ne fonctionnaient pas ensemble. Le système de soumission créait de la confusion, la programmation devenait chaotique, et la communication était constamment notre plus grand défi. On savait qu’il nous fallait une meilleure solution.
Organisatrice de la conférence, Virginia Tech
Fourwaves: Une planification simplifiée et performante
Les organisateurs de CHEP ont choisi Fourwaves après avoir comparé plusieurs plateformes. Contrairement à d’autres solutions trop complexes ou trop coûteuses, Fourwaves proposait une solution intuitive et intégrée, pensée pour simplifier la logistique des conférences.
Abbie et son équipe ont été impressionnées par la simplicité de la plateforme, qui ne nécessitait pratiquement aucune formation. Grâce à l’interface conviviale, l’équipe a pu gérer sans effort les soumissions de résumés et l’évaluation par les pairs.
De plus, Fourwaves a permis de générer rapidement des documents professionnels prêts à l’emploi comme le livret des résumés et l’horaire des sessions. Les tableaux de bord offraient une visibilité instantanée sur l’état des soumissions, les notes des évaluateurs et la planification des sessions, ce qui a facilité la coordination et permis aux participants de rester bien informés.
L’interface d’administration a également permis une coordination fluide pendant la conférence, réduisant drastiquement la charge administrative et libérant du temps pour se concentrer sur l’expérience des participants.
Autres fonctionnalités clés de Fourwaves utilisées par CHEP:
- Site événementiel public: Un site attrayant et facile à naviguer pour présenter les détails, attirer les participants et diffuser les mises à jour essentielles.
- Catégorisation flexible: Classement clair des soumissions en sessions pratiques, recherches ou affiches, simplifiant la prise de décision.
- Mises à jour en temps réel: Suivi instantané des évaluations et des statuts des soumissions, accélérant la communication entre organisatrices, évaluateurrices et présentateurs.
- Rapports automatisés: Génération facile de rapports personnalisables et exports (.csv) pour l’analyse post-événement.
- Conçu pour la collaboration: Accès simultané et sécurisé pour les membres du comité d’organisation et d’évaluation.
Fourwaves a grandement amélioré notre façon de gérer les soumissions. Notre comité d’évaluation, composé de 45 personnes, a adoré sa simplicité et son efficacité. C’était si fluide que notre équipe rêvait de pouvoir l’utiliser aussi pour les demandes de subventions et les nominations à des prix !
Organisatrice de la conférence, Virginia Tech
Perspectives : capitaliser sur cet élan et améliorer encore l’expérience des participant·e·s
Face à l’accueil extrêmement positif de Fourwaves lors de l’édition 2025, Virginia Tech prévoit de continuer à utiliser la plateforme pour les prochaines éditions de CHEP. L’objectif est de renforcer l’engagement des participant·e·s lors des processus d’inscription et de soumission, et d’éliminer les derniers obstacles potentiels.
Inspirée par ce succès, Virginia Tech envisage également d’adopter des processus similaires pour d’autres activités académiques ou fonctions administratives internes.
À propos du Virginia Tech Center for Excellence in Teaching and Learning
Le Virginia Tech Center for Excellence in Teaching and Learning se consacre à l’amélioration des pratiques pédagogiques et au soutien des enseignant·e·s à tous les stades de leur carrière. La Conference on Higher Education Pedagogy constitue une initiative phare dans leur mission visant à promouvoir l’excellence académique, la collaboration et l’innovation dans l’enseignement.