Comment indexer les actes de conférence dans Scopus: Guide complet pour organisateurs de conférences

Vous vous demandez comment indexer les actes de conférence dans Scopus ? Vous n’êtes pas seul.

Scopus, géré par Elsevier, est l’une des bases de données de résumés et de citations les plus complètes au monde pour la littérature évaluée par les pairs. Elle couvre de nombreuses disciplines et indexe tout, des revues scientifiques et ouvrages académiques aux ensembles complets d’actes de conférences.

Pour beaucoup dans le milieu académique, Scopus est la ressource de référence pour suivre les contributions scientifiques, cartographier les tendances de recherche et mesurer les citations au niveau des auteurs comme des institutions.

Et pour les organisateurs de conférences, Scopus a un poids particulier. Avoir des conférences indexées dans Scopus est plus qu’un symbole de crédibilité ; cela garantit que la recherche présentée lors de votre événement fera partie du registre scientifique mondial.

Les articles indexés sont plus faciles à découvrir, plus susceptibles d’être cités et souvent considérés de meilleure qualité par les pairs, les évaluateurs et les organismes de financement.

Les avantages se poursuivent longtemps après la fin de la conférence. Les auteurs sont attirés par les conférences indexées dans Scopus car cette visibilité peut renforcer leur carrière. Les conférenciers de renom sont plus enclins à accepter des invitations, sachant que leurs contributions auront un impact durable.

Les institutions reconnaissent le prestige associé à l’indexation Scopus, ce qui peut donner à votre événement un avantage compétitif sur d’autres qui cherchent à attirer l’attention dans un calendrier académique déjà bien rempli.

La base de données Scopus transforme les actes de conférence, différents des articles de conférence, d’une collection éphémère de textes en une ressource permanente et largement accessible qui fait progresser la recherche et renforce la réputation de votre événement.

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Faites indexer vos actes de conférence dans Scopus : processus étape par étape

Obtenir l’indexation Scopus pour votre conférence n’est pas automatique. Cela demande de la planification, de l’attention aux détails et un engagement envers la qualité académique dès le départ.

Les organisateurs qui réussissent suivent généralement une séquence claire d’étapes, chacune construite sur la précédente, afin de s’assurer que leurs actes respectent les normes attendues par Scopus.

Étape 1 : Planifier à l’avance

Le processus commence bien avant l’invitation du premier conférencier principal ou la réception de la première soumission.

Si vous souhaitez publier des actes de conférence, notamment pour des revues indexées dans Scopus, les préparatifs doivent commencer au moins six à douze mois avant l’événement.

L’une des étapes clés est le choix de l’éditeur (étape 3). Collaborer avec un éditeur réputé, expérimenté en indexation Scopus, comme Springer ou IEEE Xplore, peut améliorer vos chances d’acceptation.

Il se peut également que vous ayez besoin d’un ISSN si vous ne passez pas par un éditeur déjà établi.

Tout aussi essentiel est le thème de votre conférence. Scopus valorise les actes de conférence en phase avec les tendances actuelles de recherche et qui apportent une contribution notable à leur domaine.

Étape 2 : Mettre en place un processus rigoureux d’évaluation par les pairs

Scopus recherche des preuves que les travaux publiés dans vos actes respectent des normes académiques élevées, conformément à sa politique éditoriale et critères de sélection.

• Politique de révision transparente : le processus doit être clairement décrit et accessible publiquement.
• Indépendance des évaluateurs : ils doivent être des experts externes, représentant idéalement plusieurs institutions.
• Deux évaluateurs minimum par article.
• Processus documenté : avec preuves, décisions, et historiques d’évaluation.
• Équité et cohérence pour toutes les soumissions.
• Respect de l’éthique : anti-plagiat, conflits d’intérêts, intégrité scientifique.
• Supervision éditoriale par un comité responsable de la qualité et de la décision finale.

Étape 3 : Collaborer avec des éditeurs reconnus

Les éditeurs comme E3S Web of Conferences ou EPJ Web of Conferences disposent de processus établis conçus pour répondre aux standards Scopus. Ils prennent aussi en charge la soumission à Scopus, garantissant un processus professionnel du début à la fin.

Étape 4 : Soumettre à Scopus

Scopus exige un dossier complet : informations sur la conférence, le comité éditorial, le processus d’évaluation et des échantillons d’articles. Le tout via le formulaire de suggestion de titres.

Étape 5 : Suivi après soumission

Scopus peut demander des clarifications. Une réactivité rapide améliore vos chances. En cas d’acceptation, annoncez-le sur votre site web et dans vos appels à communications pour renforcer votre crédibilité.

Critères d’indexation Scopus pour les actes de conférence

Le CSAB (Content Selection & Advisory Board) de Scopus évalue chaque demande avec soin. Comprendre ces exigences est essentiel pour maximiser vos chances.

Conditions d’admissibilité

• Contenu évalué par les pairs.
• Pratiques éthiques de publication : anti-plagiat, conflits d’intérêts, intégrité.
• ISSN valide et régularité de publication.
• Pertinence et contribution à l’avancement du domaine.

Normes de qualité et éditoriales

• Rôle du CSAB : évaluation indépendante par des experts.
• Critères : clarté, originalité, diversité internationale, visibilité.
• Métriques de citation (CiteScore, SJR) : indicateurs supplémentaires de l’influence.

Au-delà de Scopus : autres opportunités d’indexation

Web of Science (WoS)

Très prestigieux, mais sélectif et plus lent. Apporte une crédibilité exceptionnelle.

Google Scholar

Accessible et moins sélectif. Utile pour la visibilité générale.

Classement Scimago

Évalue et classe les revues et actes déjà indexés dans Scopus ou WoS, avec des métriques comme SJR.

Préparer votre conférence pour une indexation Scopus réussie

La réussite repose sur : un processus rigoureux d’évaluation, des standards éditoriaux transparents, un partenariat avec des éditeurs reconnus et une soumission formelle à Scopus.

Les conférences indexées gagnent en visibilité, crédibilité et attractivité auprès des chercheurs.

Utilisez un logiciel de gestion de conférence performant

La gestion manuelle est chronophage. Une plateforme comme Fourwaves centralise soumissions, évaluations, programme et communications, permettant de maintenir des standards élevés tout en réduisant la charge administrative.