Nouveautés de mai 2026: Courriels personnalisés, navigation repensée et délégation des passerelles de paiement

Le mois de mai livre trois gros chantiers: la personnalisation des courriels de votre événement, une nouvelle navigation du tableau de bord qui ouvre la voie à plusieurs nouveautés à venir, et un nouveau modèle de délégation pour les passerelles de paiement qui établit Fourwaves comme la plateforme de gestion d'événements la plus complète pour les directions financières institutionnelles. On a aussi rendu la recherche dans le programme pas mal plus intelligente pour vos participants.

Personnalisez vos courriels d'événement avec une bannière, votre logo et un pied de page sur mesure

Jusqu'ici, tous les courriels sortants de Fourwaves (confirmations d'inscription, rappels, invitations aux évaluateurs, communications de masse) utilisaient une mise en page neutre et générique. Ça fonctionnait, mais ça ne reflétait pas du tout l'identité de l'événement. Certains organisateurs envoyaient même leurs communications via des outils externes comme Mailchimp juste pour avoir une bannière et un logo en haut du courriel.

En mai, ça change. Les organisateurs avec le forfait Pro peuvent maintenant appliquer un habillage visuel cohérent à tous les courriels que Fourwaves envoie pour leur événement, en quelques clics.

Bénéfice: Chaque courriel reflète l'identité de l'événement. Les participants, les présentateurs et les évaluateurs reçoivent des communications soignées et crédibles ce qui augmenter le taux d'ouverture.

Comment ça fonctionne

L'éditeur se trouve dans la section Communication:

• Ajoutez une image en bannière au haut de chaque courriel. La bannière s'affiche pleine largeur, conserve son ratio d'origine. Souvent on voit une bannière avec une image de fond qui représente la ville où a lieu l'événement avec parfois le titre, des logos de sponsors ou des dates.
• Choisissez où afficher le logo de votre événement: en haut du courriel (sous la bannière) ou dans le pied de page. C'est le même logo qui apparaît sur vos factures et vos badges, géré sous "Identité visuelle".
• Ajustez la taille du logo avec un curseur de taille.
• Personnalisez le texte du pied de page avec le gras, l'italique, le souligné et des hyperliens en ligne. Ajoutez une signature, des coordonnées ou un lien vers le site web.
• Voyez le rendu en temps réel, en version bureau et en version mobile.
• Cela s'applique automatiquement à tous les courriels sortants: confirmations d'inscription et de soumission, rappels, communications de masse, invitations aux évaluateurs, avis de remboursement et plus encore.

Si votre événement passe plus tard à un forfait inférieur, vos paramètres restent conservés en arrière-plan. Vous repassez au Pro et votre habillage revient exactement comme vous l'aviez laissé.

Une nouvelle navigation du tableau de bord d'événement

Le menu du tableau de bord avait la même structure en 3 sections depuis 10 ans: Configuration, Site web, Données. Ça fonctionnait, mais il y avait deux problèmes:

1. Les nouveaux utilisateurs avaient du mal à trouver ce qu'ils cherchaient, parce que la structure ne correspondait pas à leur façon de penser leur événement.
2. La structure approchait sa limite avec toutes les nouveautés qu'on a dans le four (application mobile, automatisations dans les communications, etc.).

Donc en mai, on a déployé le plus gros remaniement de navigation de l'histoire de Fourwaves!

Bénéfice: Les organisateurs trouvent ce dont ils ont besoin plus vite. Tout ce qui est lié à une thématique se retrouve maintenant au même endroit. Les nouveaux utilisateurs montent en compétence beaucoup plus rapidement.

Comment ça fonctionne

Le menu est maintenant regroupé par thématique, pas par type d'objet :

• Vue d'ensemble
• Paramètres (général, comité, thématiques)
• Site web
• Inscription (formulaire et inscriptions)
• Soumission (formulaire et soumissions)
• Évaluation par les pairs (évaluateurs, formulaire et évaluations)
• Programme
• Paiement (paramètres et transactions)
• Communication

Tout ce qui appartient à un workflow se retrouve sous ce workflow. Vous cherchez le formulaire de soumission et les données de soumission? Les deux sont maintenant sous Soumission. Vous cherchez les paramètres de paiement et vos transactions? Les deux sont maintenant sous Paiement.

La section Site web a aussi reçu une bonne mise à niveau. Vous avez maintenant un aperçu complet en temps réel de votre site directement dans le tableau de bord et pouvez trouver plus facilement les paramètres de visibilité des pages.

Ajoutez des pages, regroupez-les, réorganisez-les ou renommez-les depuis un tiroir Gestion des pages.

On a aussi remis des icônes sur les pages qui comptent le plus (programme, inscription, participants, présentations) pour les repérer en un coup d'œil.

Petit avis pour les habitués: quelques éléments ont changé de place. Thème et couleurs se trouve maintenant sous Paramètres / Général / Identité visuelle. La page qui s'appelait « Horaire » s'appelle maintenant « Programme » pour les nouveaux événements. Les événements existants gardent leur nom de page d'origine.

La délégation des passerelles de paiement, conçue pour les directions financières

Les universités et les grandes institutions ne gèrent pas leur infrastructure de paiement comme un organisateur d'événement individuel. La direction financière détient les comptes marchands, fixe les contrôles, mène la conciliation et répond à l'audit. Pendant ce temps, les organisateurs des facultés, départements et des centres de recherche et des associations affiliées ont besoin d'accéder à ces passerelles sans devoir passer par les finances pour chaque demande de connexion.

Le nouveau modèle de délégation a été conçu pour cette réalité opérationnelle. Les finances gardent la propriété et les contrôles. Les départements et les événements avancent plus vite. Chaque transaction se retrouve dans les rapports des finances avec les données comptables nécessaires à une conciliation propre au grand livre.

Avec cette mise à jour, Fourwaves devient la plateforme de gestion d'événements la plus complète sur le marché pour les directions financières institutionnelles.

Bénéfice: Moins d'interventions manuelles pour les finances, collecte obligatoire des données comptables à la source pour chaque événement, et une traçabilité complète de l'invitation jusqu'à la transaction. Les départements et les événements gagnent en autonomie. L'institution gagne en gouvernance.

Comment la délégation fonctionne

1. À partir de n'importe quelle passerelle de paiement, les finances ouvrent le nouvel onglet Délégations et invitent une organisation externe en entrant le courriel d'une personne désignée.
2. Celle-ci reçoit une invitation à usage unique. Quand elle accepte, elle choisit laquelle de ses organisations sera liée à la passerelle.
3. La passerelle apparaît ensuite dans le tableau de bord de cette organisation avec les onglets Paramètres et Formulaire verrouillés.
4. Elle peut y connecter des événements, mais ne peut pas modifier la configuration de la passerelle.

Moins d'interventions, plus de contrôle

Une fois la passerelle déléguée, les départements et les organisateurs peuvent y connecter leurs événements de façon autonome. Les finances n'ont pas à intervenir pour approuver chaque connexion un à un.

Pour les environnements qui demandent plus de contrôle, l'étape d'approbation peut être activée: chaque nouvel événement passe alors par les finances avant de pouvoir encaisser un paiement sur la passerelle.

Données comptables obligatoires, captées par événement

Lors de la configuration d'une passerelle déléguée, les finances peuvent exiger n'importe quel champ requis par l'institution pour la conciliation au grand livre:

• Codes comptables de revenus et de dépenses
• Codes de fonds
• UBR
• Codes de projet
• ou tout autre champ personnalisé.

Les événements ne peuvent pas se connecter à la passerelle sans le remplir. Les données sont ensuite versées directement dans les rapports de transactions de la passerelle, prêtes pour l'exportation et la conciliation.

Fini les relances aux organisateurs après coup pour obtenir les codes des transactions du mois dernier.

Gouvernance auditable, de bout en bout

Un journal complet des délégations enregistre qui a accès à chaque passerelle et au nom de quelle organisation cette personne a accepté. Chaque connexion d'événement sur une passerelle déléguée est également journalisée avec l'utilisateur qui l'a initiée et l'horodatage.

Les finances disposent d'une vue d'ensemble par événement et de rapports de transactions détaillés sur l'ensemble du réseau de délégations, ce qui rend l'audit et la conciliation accessibles en un clic.

Un point opérationnel important pour la gouvernance institutionnelle: quand une organisation externe connecte un événement à une passerelle déléguée, la demande de connexion va aux administrateurs de cette organisation, pas à votre direction financière. Les finances conservent leur droit de regard sans devenir un goulot d'étranglement pour chaque connexion à travers l'institution.

Une recherche plus intelligente dans le programme

Quand les participants font une recherche ou appliquent un filtre dans le programme ou Mon agenda, le sélecteur de dates en haut travaille pas mal plus fort pour eux.

Bénéfice: Les participants ne tombent plus dans un cul-de-sac quand leur résultat se trouve un autre jour, et ils voient tout de suite quelles journées contiennent les sessions les plus pertinentes pour eux.

Comment ça fonctionne

• Nombre de résultats sur chaque date. Quand un participant tape une recherche ou applique un filtre (track, salle, étiquettes), chaque date du carrousel affiche un badge avec le nombre exact de sessions correspondantes ce jour-là. Ça donne en un coup d'œil les journées qui valent la peine d'être explorées, sans avoir à cliquer dans chacune.
• Bascule automatique de date. Si le participant est sur une journée précise et lance une recherche qui ne trouve rien ce jour-là, la vue saute automatiquement à la première date qui contient des résultats. Plus d'écrans vides « Aucune session » quand des résultats existent à côté.

Exemple

Un participant regarde le lundi et cherche « conférence d'ouverture ». Il n'y en a pas le lundi, mais il y en a une le mercredi. La vue saute au mercredi et affiche un badge « 1 résultat » sur la tuile de cette date.

Le changement s'applique partout où les participants consultent le programme: le site de l'événement, la plateforme virtuelle et l'application mobile qui sera lancée cet été.