Comment l'Association Géologique du Canada a Révolutionné la Gestion de ses Événements avec Fourwaves
L'Association géologique du Canada optimise l'organisation de sa conférence nationale grâce à Fourwaves, en gérant jusqu'à 800 participants et 500 résumés en toute simplicité.
2022
Environ 800 participants et plus de 500 résumés
Nationale
Gérer de grands événements en géosciences était autrefois un véritable parcours du combattant: systèmes déconnectés, failles de sécurité et inefficacités rendaient chaque tâche plus difficile qu'elle ne devait l'être. Avec Fourwaves, l'Association géologique du Canada a simplifié chaque étape, rendant les soumissions de résumés, les inscriptions et les paiements sécurisés, simples et sans stress.
Chaque expérience avec Fourwaves a été fantastique. Le système est intuitif, sécurisé et a été un véritable sauveur pour notre organisation basée sur des bénévoles.
Professeure associée, Acadia University
Organiser des événements académiques avant Fourwaves
Dr Deanne van Rooyen porte plusieurs casquettes: professeure associée en sciences de la Terre et des océans, directrice adjointe du département à l'Université Acadia, et membre de l'Association géologique du Canada (AGC).
Elle supervise notamment des événements majeurs comme l'Atlantic Geoscience Meeting et la conférence annuelle de l'AGC, attirant chaque année entre 700 et 800 participants et gérant jusqu'à 500 soumissions de résumés.
Malgré le prestige de ces événements, le système de gestion était lourd, inefficace et difficile à maîtriser. La gestion manuelle des résumés générait frustration et perte de temps, aggravée par un fort roulement de bénévoles devant réapprendre le système chaque année.
Un piratage de leur ancienne plateforme d'inscription a exposé des données sensibles, forçant l'équipe à chercher une solution sécurisée en urgence.
Il devenait évident qu'il fallait une plateforme fiable, intuitive et adaptable aux dynamiques changeantes des équipes bénévoles.
Pourquoi utiliser Fourwaves ?
Après avoir évalué plusieurs options, Fourwaves s'est imposé grâce à:
Sécurité renforcée
Avec Fourwaves, les bénévoles n'avaient plus à gérer les données bancaires: les paiements étaient directement déposés via une solution conforme PCI, réduisant considérablement les risques.
Réduction des coûts
Contrairement à d'autres plateformes coûteuses et limitées, Fourwaves proposait une solution complète à un tarif abordable, incluant la gestion des résumés.
Simplicité d'utilisation
Avec de nouveaux bénévoles qui rejoignent l'équipe chaque année, le besoin d'un système simple était primordial. Le design convivial de Fourwaves s'est réellement démarqué de la concurrence. Même les bénévoles ayant peu d'expérience technique l'ont trouvé intuitif et ont pu l'utiliser facilement.
Les bénéfices apportés par Fourwaves
Fourwaves a transformé la gestion des événements de l'AGC en relevant les principaux défis:
Soumissions de résumés et inscriptions simplifiées
Les processus de soumission de résumés et d'inscription ont été automatisés, réduisant considérablement la charge de travail et les erreurs.
La catégorisation des résumés acceptés et la génération d'un livret compatible avec les journaux scientifiques sont devenues un incontournable qui a grandement sauvé du temps aux bénévoles.
Traitement sécurisé des paiements
Les paiements étaient désormais gérés sans intervention manuelle.
Création rapide de sites web
Grâce à Fourwaves, l'équipe pouvait créer des sites d'événements en moins de 30 minutes et de façon autonome.
Lorsqu'on lui a demandé ce qu'elle ferait sans Fourwaves, Dre Van Rooyen a été claire : utiliser un autre système n'était pas une option:
Revenir à notre ancien système serait catastrophique – je ne pourrais pas le faire. Nos participants sont habitués à cette plateforme simple et intuitive.
Professeure associée, Acadia University
Perspectives futures
L'AGC continuera d'utiliser Fourwaves pour sa fiabilité et sa facilité d'utilisation, essentielles pour une équipe bénévole.
La plateforme permet aux nouveaux membres de gérer facilement les inscriptions, les soumissions de résumés et les paiements, sans formation lourde.
L'équipe apprécie également le support client réactif et les mises à jour régulières qui améliorent le service sans perturber les opérations.
Pour Dr Van Rooyen et son équipe, Fourwaves est bien plus qu'un logiciel : c'est l'outil indispensable pour garantir des événements fluides, sécurisés et efficaces chaque année.
À propose de l'Association géologique du Canada
L'Association géologique du Canada (AGC®) est une organisation nationale multidisciplinaire en géosciences, avec des représentants dans tous les territoires et provinces du Canada ainsi qu'aux États-Unis, en Europe et dans d'autres régions du monde. L'AGC® contribue de manière significative à la promotion et au développement des sciences géologiques au Canada grâce à ses publications, prix, conférences, réunions et expositions.