Comment l'Association canadienne des infirmières en oncologie a amplifié l'impact de ses événements

Billy Vinette, infirmier autorisé (IA), MSc et doctorant, est secrétaire de l'Association canadienne des infirmières en oncologie et de l'Association québécoise des infirmières en oncologie (CANO/AQIO).

Il organise des événements académiques axés sur le transfert des connaissances cliniques et empiriques. Billy supervise les congrès académiques, soirées éducatives et séries de conférences de la CANO/AQIO, garantissant des événements engageants et percutants.

Défis avant Fourwaves

Planifier des événements académiques est une lourde responsabilité, surtout lorsqu'il faut jongler avec plusieurs formats et publics. Billy et son équipe faisaient face à plusieurs défis :

• Des processus manuels et longs
• La gestion complexe des inscriptions via courriels ou formulaires externes
• Des systèmes anciens avec une grande courbe d'apprentissage pour les personnes plus âgées
• Devoir repartir à zéro à chaque année pour chaque événement engendrant une perte de temps

Tout était compliqué. Le système précédent était dépassé, et gérer les inscriptions prenait trop de temps et d'énergie. Il nous fallait une solution simple, adaptée et accessible pour tous.

Billy Vinette

Secrétaire CANO/AQIO et Postdoc, Université de Montréal

Pourquoi Fourwaves

Billy et son équipe ont choisi Fourwaves pour son interface intuitive et sa flexibilité inégalée.

Principaux critères de décision :

• Facilité d'utilisation: Accessible même pour les retraités ou participants non issus du milieu académique
• Efficacité pour les organisateurs: Gabarits réutilisables permettant de dupliquer et améliorer les événements chaque année
• Flexibilité: Gestion fluide des inscriptions aux événements payants ou gratuits
• Adaptabilité aux besoins: Savoir que toutes les fonctionnalités seraient disponibles au fur et à mesure des besoins croissants

Comment la CANO/AQIO utilise Fourwaves

L'équipe tire parti de Fourwaves de plusieurs façons :

• Duplication d'événements: Chaque année, les événements sont reconduits et les organisateurs peuvent facilement dupliquer un site web d'événement précédent
• Inscriptions: Gestion adaptée des inscriptions pour bien préparer les événements sur place, connaître le profil des participants et des préférences comme les repas
• Partage de connaissances: Facilitation du transfert des recherches cliniques et empiriques, stimulant le réseautage en rendant le contenu de l'événement facilment accessible avant pendant et après l'événement
• Outils d'automatisation: Automatisation de soumissions de résumés et des envois de courriel éliminant les tâches manuelles pour se concentrer sur le contenu

Fourwaves pense vraiment à tout. Ce n'est pas juste une plateforme, c'est un partenaire clé pour la réussite de nos événements, année après année.

Billy Vinette

Secrétaire CANO/AQIO et Postdoc, Université de Montréal

Résultats concrets et impact réel

Depuis l'adoption de Fourwaves, la CANO/AQIO a constaté :

• Gain de temps: La mise en place des événements est désormais rapide grâce à la duplication, ce qui permet aux équipes volontaires de passer du temps sur des tâches de haute valeur ajoutée
• Satisfaction des participants: Retours très positifs sur l'expérience moderne et fluide augmentant la participation et l'impact des événements
• Amélioration des processus  Fin des tâches manuelles comme la gestion des inscriptions par des formulaires tiers ou le classement manuels les résumés diminuant les erreurs
• Paix d'esprit: Un partenaire fiable et abordable qui évolue avec les besoins grandissants des organisateurs d'événements académiques

Projets Futurs

La CANO/AQIO prévoit de continuer à exploiter Fourwaves pour perfectionner ses événements. Avec la croissance de la taille et de la complexité des congrès, l'équipe explore déjà de nouvelles fonctionnalités pour rester à la pointe de la gestion événementielle.

Grâce aux mises à jour régulières et au support réactif de Fourwaves, l'organisation s'engage à optimiser ses opérations et à offrir une expérience exceptionnelle aux participants, année après année.

À propos de la CANO et de l'AQIO

Fondée en 1985, l'Association canadienne des infirmières en oncologie/Association québécoise des infirmières en oncologie est une organisation nationale dédiée à l'excellence en soins infirmiers en oncologie par la pratique, l'éducation, la recherche et le leadership, au service de tous les Canadiens. Elle vise à être un leader international en matière de lutte contre le cancer. L'association, dirigée par ses membres, définit ses activités en fonction de leurs besoins.