Comment le CRCHUQ a renforcé la collaboration et la visibilité au sein de la communauté de recherche

Lorsque Aline a pris ses fonctions de coordonnatrice aux événements au Centre de recherche du CHU de Québec (CRCHUQ), elle s'est donnée pour mission d'améliorer l'accessibilité, la communication et la collaboration entre les membres de la communauté de recherche.

Avec 7 à 8 événements à organiser chaque année, incluant des journées scientifiques, des conférences provinciales et des galas de reconnaissance, Aline savait qu'il lui fallait une solution capable de simplifier les processus tout en donnant plus d'autonomie à son équipe. La solution est venue d'une recommandation inattendue: les étudiants.

Défis avant Fourwaves

Avant l'adoption de Fourwaves, la gestion des événements au CRCHUQ reposait sur des ressources internes coûteuses et inefficaces, fortement dépendantes des services TI. Cette situation entraînait plusieurs problèmes majeurs:

• Coûts opérationnels élevés: La gestion interne pouvait coûter jusqu'à 3 fois plus cher, rendant certains événements difficiles, voire impossibles à organiser.
• Manque d'autonomie: La dépendance aux TI ralentissait considérablement les délais et limitait la flexibilité des équipes.
• Processus manuels chronophages: La gestion des soumissions de résumés, des inscriptions et des paiements nécessitait beaucoup d'efforts et était source d'erreurs.
• Expériences incohérentes: Notamment pour les événements récurrents comme la conférence provinciale organisée à tour de rôle par 4 différents centres hospitaliers.

Aline avait donc besoin d'une plateforme flexible, facile à utiliser, et capable de professionnaliser la gestion des événements tout en redonnant le contrôle à son équipe.

Sans Fourwaves, organiser nos événements serait bien plus coûteux et complexe. La plateforme nous offre autonomie, efficacité et une image professionnelle.

Aline Dumas

Coordonnatrice aux événements, CRCHUQ

Pourquoi le CRCHUQ a choisi Fourwaves

Ce sont les étudiants, ayant déjà utilisé Fourwaves avec succès, qui ont recommandé la plateforme. Dès ses premières utilisations, Aline a été convaincue.

Voici pourquoi Fourwaves s'est démarqué:

• Courbe d'apprentissage faible: La prise en main est immédiate, permettant de se concentrer sur les tâches essentielles sans perdre de temps.
• Image professionnelle: La plateforme valorise les événements en les rendant plus attrayants et accessibles pour les participants.
• Réduction significative des coûts: Jusqu'à trois fois moins cher que les solutions internes.
• Flexibilité: Possibilité d'utiliser uniquement les modules nécessaires selon le type d'événement (journées scientifiques, galas, conférences).
• Autonomie totale: Plus besoin d'attendre l'intervention des TI, l'équipe peut tout gérer en toute indépendance.
• Cohérence pour les événements récurrents : Grâce à la fonction de clonage, l'organisation des conférences annuelles est simplifiée, même lorsqu'elles changent de lieu ou d'équipe.

Comment le CRCHUQ exploite Fourwaves

Depuis l'intégration de Fourwaves, le CRCHUQ a complètement transformé sa gestion de près d'une dizaine d'événements annuels, quels que soient leurs formats:

• Journées scientifiques: Réunissant chercheurs et étudiants autour des axes de recherche spécifiques pour encourager la collaboration.
• Galas de reconnaissance: Célébrant les réussites des membres du centre de recherche.
• Conférences d'envergure: Comme les Journées de la recherche du CHU de Québec, Université Laval, accueillant près de 800 participants et recevant 300 soumissions de résumés.

Fonctionnalités clés utilisées:

• Soumission de résumés simplifiée: Un processus fluide pour la gestion des évaluations par les pairs.
• Inscriptions: Moins de tâches administratives, une meilleure expérience pour les participants.
• Clonage d'événements: Gain de temps et cohérence d'une édition à l'autre.
• Générateur de badges: Un outil simple mais essentiel qui a permis d'économiser des heures de travail manuel.
• Modules flexibles: Adaptation parfaite aux besoins spécifiques de chaque événement.

Résultats concrets et impact réel

L'adoption de Fourwaves a généré des bénéfices immédiats et mesurables :

• Jusqu'à 3 fois d'économies par rapport aux solutions internes.
• Amélioration significative de l'efficacité car le temps et l'énergie sont désormais consacrés au contenu et à l'engagement des participants.
• Autonomie renforcée. Fini les délais liés aux interventions TI.
• Des événements cohérents et professionnels, ce qui renforce la satisfaction des participants et l'image du CRCHUQ.

Fourwaves nous a donné la liberté de gérer nos événements rapidement et efficacement, sans compromettre la qualité. C'est devenu un outil indispensable à notre fonctionnement.

Aline Dumas

Coordonnatrice aux événements, CRCHUQ

Perspectives

Le CRCHUQ prévoit de continuer à élargir l'utilisation de Fourwaves pour gérer une diversité croissante d'événements. Grâce à des mises à jour régulières, un support client réactif et une flexibilité inégalée, Fourwaves reste au cœur de leur stratégie pour des événements accessibles, professionnels et parfaitement organisés.

Qu'il s'agisse d'une journée scientifique, d'une conférence provinciale ou d'un gala, Fourwaves garantit que les événements du CRCHUQ se déroulent sans accroc, année après année.

À propos du CRCHUQ

Le Centre de recherche du CHU de Québec, Université Laval est l'un des plus grands centres de recherche en santé au Canada. Il favorise l'innovation et la collaboration multidisciplinaire pour faire progresser les connaissances médicales et améliorer les soins aux patients.