Comment Fourwaves a soutenu la 12e Conférence canadienne de biologie du développement
Découvrez comment Kenji Sugioka et son équipe ont géré 120 inscriptions avec paiements et près de 100 soumissions pour une conférence de 4 jours.
Conférence académique en biologie (événement de 4 jours)
Chercheurs académiques / Société scientifique
Organiser une conférence biennale de façon la plus efficace possible avec soumission de résumés et inscriptions avec paiements.
L'organisation d'une conférence académique biennale exige un équilibre entre l'accessibilité et une planification logistique rigoureuse. Pour la 12e Conférence canadienne de biologie du développement, le comité organisateur a décidé de migrer vers un lieu plus abordable, choisissant le campus Okanagan de l'Université de la Colombie-Britannique (UBC). L'objectif était de stimuler la participation tout en maintenant la haute qualité des échanges académiques attendue par leur communauté.
La stratégie a porté ses fruits. Tenue sur quatre jours, l'événement a accueilli 120 inscrits et a reçu 97 soumissions de résumés.
L'événement a été un grand succès, attirant plus de participants que notre moyenne historique pour cette région.
Professeur adjoint, UBC
Pour gérer cette croissance en toute fluidité, les organisateurs se sont appuyés sur Fourwaves pour piloter l'essentiel de la logistique de leur événement.
Le défi: gérer les inscriptions, paiements et la soumission de résumés de manière efficace.
Une conférence de biologie du développement ne compte pas seulement des « participants » génériques. Elle se compose de chercheurs principaux (PI), d'étudiants diplômés, de chercheurs postdoctoraux et de conférenciers invités.
Pour le comité organisateur, il était crucial de suivre avec précision ces différents types d'inscription. Ils avaient besoin d'un système capable de capturer ces données lors de l'inscription et permettant de calculer facilement le nombre de participants dans chaque catégorie à des fins de rapport et de planification.
De plus, l'événement étant lié à l'UBC, les organisateurs avaient besoin d'un moyen fiable de traiter les paiements s'intégrant parfaitement à l'écosystème financier de l'université.
La solution: une plateforme « simple et organisée »
Site web de l'événement
Le site web de l'événement a été publié facilement et le contenu comprenait les informations sur les conférenciers, les logos des commanditaires et bien plus encore.
Avec Fourwaves, le site web des éditions précédentes reste accessible en ligne aussi longtemps que les organisateurs le souhaitent.
Cela permet de conserver une archive et permet également aux organisateurs de cloner une édition précédente pour commencer rapidement et gagner un temps précieux. Voici le lien des deux dernières éditions sur Fourwaves.
Inscription et paiements
Pour Kenji et son équipe, Fourwaves a fourni une expérience intuitive pour l'inscription et la gestion financière de l'événement. En utilisant les formulaires d'inscription personnalisables, l'équipe a pu facilement trier les participants selon leurs rôles académiques spécifiques.
« La configuration de l'inscription était très pratique pour calculer le nombre exact de participants que nous avions dans chaque catégorie académique », a expliqué Kenji.
Au-delà du suivi, l'aspect gestion financière s'est avéré être un gain de temps majeur. En utilisant Fourwaves pour collecter les paiements via TouchNet, un partenaire des services financiers de l'UBC, le processus de transaction était sécurisé et conforme. La gestion des annulations ou des remboursements peut souvent entraîner des maux de tête administratifs, mais les outils de la plateforme ont simplifié le processus.
Fourwaves est incroyablement simple et organisé. Les tâches administratives, comme le traitement des remboursements, étaient exceptionnellement faciles à gérer. C'est une excellente plateforme.
Professeur adjoint, UBC
Gestion des résumés et création du programme
Les organisateurs ont pu gérer la soumission de près d'une centaine de résumés de différents types. Ils ont pu bâtir un programme en ligne où les participants pouvaient parcourir les sessions et découvrir les présentations avant l'événement.
Flexibilité pour la logistique personnalisée sur place
Chaque conférence a ses propres traditions. Pour cet événement, les organisateurs souhaitaient des badges personnalisés incluant non seulement les affiliations institutionnelles, mais aussi des autocollants spécifiques d'appartenance à des sociétés savantes et les pronoms des participants.
La gestion flexible des données de Fourwaves a permis à l'équipe d'exporter facilement un fichier CSV propre de toutes les données des inscrits. Cette flexibilité a permis au comité d'intégrer de manière transparente les données de Fourwaves à leurs propres outils internes pour imprimer le matériel spécialisé nécessaire le jour de l'événement.
Projets futurs: en route vers Montréal 2027
La Conférence canadienne de biologie du développement alternant entre les côtes est et ouest tous les deux ans, la prochaine édition est prévue à Montréal en 2027.
S'appuyant sur le succès de l'événement récent, le comité organisateur a déjà hâte de tirer parti de davantage de fonctionnalités de Fourwaves. Pour répondre aux commentaires des participants concernant la visibilité du calendrier sur le site web, l'équipe de 2027 prévoit d'utiliser la future application mobile de Fourwaves, permettant aux participants de naviguer facilement dans l'événement depuis leur téléphone.
De plus, les organisateurs prévoient de passer au forfait Avancé pour créer des pages web personnalisées et centralisées pour les informations de voyage et d'hébergement directement sur la page d'accueil de leur événement. En continuant leur partenariat avec Fourwaves, les organisateurs s'assurent que, mesure que leur conférence de biologie grandit, la charge de travail administrative reste simple, organisée et sans stress.