Comment l'UBC gère des événements de façon efficace pour ses diplômés et ses collectes de fonds
L’Université de la Colombie-Britannique a éliminé les obstacles opérationnels et les risques liés à l’intégration des paiements pour ses événements destinés aux anciens élèves et aux donateurs. Elle a simplifié l’inscription des invités et fourni aux organisateurs d’événements une plateforme flexible et intégrée qui prend en charge tous types d’événements, des rencontres informelles aux manifestations de plus grande envergure.
Enseignement supérieur (développement et engagement des anciens élèves)
Réseau mondial de plus de 370 000 diplômés
Intégration transparente avec les systèmes de paiement universitaires
À l'Université de la Colombie-Britannique (UBC), les événements jouent un rôle central dans la manière dont les relations sont bâties et entretenues. Les événements pour les diplômés reconnectent les anciens à travers les villes et les pays. Les réceptions pour les donateurs créent un espace pour des conversations significatives. Les galas annuels et les collectes de fonds sportives rassemblent des centaines de sympathisants dans une même salle.
Derrière chacun de ces moments se cache une réalité opérationnelle complexe.
Marcy Anderson, directrice adjointe des événements au sein de l'équipe de communication et d'engagement de l'UBC, supervise des événements allant de petites rencontres de diplômés à des programmes payants à grande échelle. Son équipe travaille au sein du département de Développement et de l'Engagement des diplômés (DAE), une division de plus de 350 personnes couvrant la collecte de fonds, les communications et la comptabilité. Le travail est collaboratif, rapide et très exposé.
Pour Marcy, l'objectif est toujours le même : rendre les événements fluides pour les invités, tout en gardant le contrôle des opérations pour les équipes qui les organisent.
Les limites des outils d'inscription traditionnels dans l'enseignement supérieur
Pendant des années, l'UBC s'est appuyée sur un mélange de plateformes d'inscription pour gérer ses événements. Chaque système résolvait une partie du problème, mais aucun ne répondait pleinement aux besoins de l'université à mesure que le volume et la complexité des événements augmentaient.
Le principal point de pression concernait les paiements. Des modifications apportées au système de traitement des paiements de l'UBC ont fait en sorte que les outils d'inscription existants ne pouvaient plus s'intégrer de manière fiable. Ce qui était autrefois gérable est rapidement devenu une source de problèmes, créant des étapes supplémentaires pour les coordonnateurs d'événements et une surveillance accrue pour les équipes de finance.
Parallèlement, l'expérience des invités devenait plus difficile à protéger. Certaines plateformes obligeaient les participants à créer un compte simplement pour s'inscrire, une étape supplémentaire souvent perçue comme inutile, surtout pour les diplômés ou les donateurs assistant à un seul événement. À l'interne, les limitations d'accès rendaient la collaboration difficile. Avec de nombreux coordonnateurs impliqués, le fait de restreindre qui pouvait modifier les événements, gérer les inscriptions ou extraire des rapports ralentissait les équipes et introduisait des goulots d'étranglement évitables.
Les systèmes fonctionnaient, mais ils exigeaient des solutions de contournement. Et avec le temps, ces solutions se sont accumulées.
Chaque étape supplémentaire est une barrière pour une personne qui veut s'inscrire. Nous voulons que l'inscription soit simple, et non une corvée de plus à accomplir.
Directrice adjointe, Événements, UBC
Faciliter l'inscription aux événements pour les diplômés et les donateurs
Lorsque l'UBC a adopté Fourwaves, le changement immédiat n'était pas l'ajout de fonctionnalités. C'était la suppression des frictions.
Du point de vue de l'invité, l'inscription est devenue plus simple. Les participants pouvaient s'inscrire sans être forcés de créer un profil, tout en ayant la possibilité de le faire s'ils le souhaitaient. Les formulaires étaient clairs et faciles à suivre, ce qui est crucial pour les événements où la première impression compte.
Pour les équipes événementielles, Fourwaves a apporté de la flexibilité sans complexité. Les coordonnateurs pouvaient créer et ajuster rapidement des formulaires d'inscription, en collectant les informations dont ils avaient réellement besoin, comme les exigences d'accessibilité, les restrictions alimentaires, les préférences de placement et les détails sur les invités. L'interface de glisser-déposer a accéléré la création de formulaires, tandis que les modèles et la duplication d'événements ont réduit la nécessité de tout recommencer à zéro.
Différents événements nécessitaient différentes approches. Les rencontres gratuites de diplômés, les galas payants, l'achat de tables, les billets pour invités et les petits-déjeuners de collecte de fonds ont tous trouvé leur place au sein du même système. La plateforme s'est adaptée à l'événement, plutôt que de forcer l'événement à s'adapter à la plateforme.
Plus important encore, Fourwaves s'est intégré proprement au système de traitement des paiements de l'UBC.
Pouvoir personnaliser facilement les informations que nous collectons fait une réelle différence. Cela nous aide à offrir de meilleures expériences à nos inscrits
Directrice adjointe, Événements, UBC
Étendre la gestion d'événements à d'autres départements
À mesure que Fourwaves s'est intégré aux opérations quotidiennes, Marcy a commencé à le recommander à l'interne.
Pour Marcy, la polyvalence de Fourwaves en faisait un candidat solide au-delà de sa propre équipe, même pour des départements qui utiliseraient des fonctionnalités plus avancées.
Le support client a également joué un rôle dans cette confiance. Lors de l'intégration et de l'utilisation quotidienne, l'équipe de Fourwaves s'est montrée réactive lorsque des questions surgissaient, aidant à résoudre les problèmes rapidement et restant ouverte au développement de nouvelles fonctionnalités.
Il est facile de le recommander parce que ça fonctionne. La plateforme est flexible et l'équipe de support est rapide à répondre quand nous en avons besoin.
Directrice adjointe, Événements, UBC
À propos du département de Développement et de l'Engagement des diplômés (DAE) de l'UBC
L'équipe du Développement et de l'Engagement des diplômés (DAE) de l'Université de la Colombie-Britannique se consacre à bâtir et à entretenir des relations durables avec un réseau mondial de plus de 370 000 diplômés et donateurs.
En encourageant une culture de philanthropie et d'implication communautaire, le DAE crée des occasions d'engagement significatives qui font progresser la mission d'excellence de l'UBC en matière d'éducation et de recherche.
Qu'il s'agisse de reconnecter les anciens ou de faciliter des dons à fort impact, les plus de 350 professionnels du département travaillent en collaboration pour soutenir la croissance de l'université et la réussite de ses étudiants à travers le monde.