Comment une grande université canadienne a simplifié les paiements et la réconciliation bancaire
La gestion des paiements de centaines d'événements peut devenir un cauchemar logistique pour un service des finances universitaire. Découvrez comment l'Université de Sherbrooke a centralisé sa réconciliation bancaire et automatisé la conformité fiscale grâce à l'intégration Fourwaves et Stripe.
Service des finances universitaire
Stripe (PCI Compliant)
Gestion d'approbation, gestion de taxes
La gestion des paiements d'événements dans une grande université est un défi pour les opérations financières tout autant qu'un défi administratif.
En tant qu'université de recherche majeure, l'Université de Sherbrooke accueille un volume élevé de conférences académiques, d'événements et de symposiums axés sur la recherche. Chaque année, ces événements locaux et internationaux génèrent des volumes élevés d'inscriptions, chacun ayant sa propre structure de prix, ses règles fiscales et ses exigences de rapport.
Ces événements sont souvent organisés par des unités académiques indépendantes, avec leurs propres calendriers, modèles d'inscription et structures de financement.
Cela crée un besoin récurrent d'équilibrer la flexibilité pour les organisateurs avec des exigences strictes en matière de conformité, de gestion des taxes et de surveillance financière.
Maux de tête de conciliation et mise en place lente
Avant d'adopter Fourwaves, les paiements d'inscription aux événements étaient déposés directement dans le compte bancaire de l'université et utilisaient différentes passerelles de paiement.
Selon Stéphanie Boucher, directrice comptable au département des finances de l'Université de Sherbrooke, cela signifiait de devoir ventiler manuellement les dépôts bancaires pour identifier quelles transactions appartenaient à quels événements. Le processus fonctionnait, mais il était chronophage.
De plus, les paiements par carte de crédit n'étaient pas faciles à mettre en place et nécessitaient que différentes équipes internes se coordonnent avec les organisateurs d'événements. Cela créait de la frustration pour les organisateurs d'événements qui avaient souvent besoin d'avancer rapidement.
À mesure que l'activité événementielle augmentait, l'équipe des finances a eu besoin d'une approche plus structurée et évolutive pour gérer les inscriptions et les paiements d'événements.
Recherche d'une solution sécurisée et standardisée
L'équipe des finances a défini des exigences claires dès le départ. La sécurité et la conformité n'étaient pas négociables. Stéphanie ajoute :
L'un des critères les plus importants était la conformité PCI. Le traitement des paiements doit répondre à des normes de sécurité strictes.
Service des ressources financières, Université de Sherbrooke
Tout aussi important était le besoin de standardisation. L'équipe des finances souhaitait une plateforme de gestion d'événements unique à utiliser à travers l'institution, plutôt que des outils multiples qui compliqueraient la surveillance et la conciliation.
Du point de vue des opérations financières, la centralisation de la gestion des événements et des paiements était essentielle pour réduire les risques et le travail manuel.
En même temps, la solution devait répondre aux besoins opérationnels des organisateurs d'événements. Les outils de billetterie comme Eventbrite ne suffisent pas pour la communauté académique. L'organisation d'un événement scientifique nécessite souvent la soumission de résumés, des frais d'inscription flexibles, tels que les tarifs hâtifs, des programmes publiés, des outils de communication et une gestion fiscale précise.
L'objectif était de soutenir les organisateurs sans créer de complexité supplémentaire pour les finances.
Approbations centralisées, mise en place rapide
Après avoir évalué plusieurs solutions, l'Université de Sherbrooke a adopté Fourwaves pour son accent sur les besoins des événements académiques et de l'enseignement supérieur, mais aussi pour sa facilité d'utilisation et son support rapide.
La plateforme s'intègre facilement avec nos processus internes et aide à réduire le travail manuel. Notre équipe ainsi que les organisateurs d'événements apprécient sa facilité d'utilisation et la réactivité de l'équipe de support.
Services des ressources financières, Université de Sherbrooke
Fourwaves se connecte au compte Stripe de l'université. Tous les paiements d'événements sont regroupés et déposés sur une base régulière, clairement identifiés comme des inscriptions à des conférences.
Tableau de bord centralisé
Les finances disposent d'un tableau de bord centralisé avec :
- Une vue d'ensemble en temps réel de tous les événements liés
- Un statut d'approbation
- Données auditables d'audit (utilisateur et date des décisions)
- Des informations supplémentaires sur l'événement
- Un aperçu des transactions et des rapports
Le service des finances peut voir en temps réel chaque événement lié à leur passerelle de paiement. Données fictives affichées.
Formulaire d'approbation personnalisé
Les finances peuvent configurer un formulaire d'approbation avec des champs obligatoires pour toute personne demandant à se connecter à la passerelle de paiement.
Ils peuvent demander des modifications aux organisateurs et les courriels automatisés créent une boucle de réponse rapide.
Le Service des finances peut personnaliser les questions demandées à chaque organisateur d'événements qui veut se connecter à la passerelle de paiement.
Configuration des règles de taxes et rapports
Les services financiers peuvent voir les articles et leurs règles fiscales dans le formulaire d'approbation et demander des modifications. Cela garantit qu'ils n'approuvent les événements que lorsque les taxes sont correctement configurées.
Ils peuvent accéder à toutes les transactions en temps réel, filtrer, rechercher et générer des rapports détaillés instantanément.
Chaque paiement et remboursement est accessible par l'équipe des finances en temps réel. Données fictives affichées.
Autonomie pour les organisateurs, moins de travail pour les finances
Lorsqu'un organisateur d'événement contacte le département des finances pour ouvrir une nouvelle unité budgétaire interne (UBR), il reçoit une documentation claire décrivant les étapes à suivre.
Cela inclut l'obligation d'utiliser Fourwaves pour collecter les frais d'inscription, les règles pour configurer les taxes correctement, et les étapes pour connecter l'événement à la passerelle de paiement de l'université.
Avec ce cadre en place, les organisateurs sont largement autonomes. Stéphanie explique:
Les organisateurs peuvent configurer leurs événements de manière indépendante et soumettre une demande de connexion une fois que tout est prêt.
Service des ressources financières, Université de Sherbrooke
Son rôle est axé sur la révision et l'approbation. Si les règles fiscales sont correctement définies, la demande peut être approuvée rapidement. Sinon, il est demandé aux organisateurs d'apporter des ajustements avant que l'événement ne devienne opérationnel.
Cette approche crée une séparation claire des responsabilités. Les organisateurs conservent leur flexibilité et leur rapidité, tandis que l'équipe des finances maintient le niveau de contrôle requis pour assurer la conformité et la cohérence à travers tous les événements.
Conciliation plus rapide et rapports plus clairs
Une fois que les événements sont en ligne, les rapports et la conciliation deviennent substantiellement plus efficaces.
Chaque semaine, les organisateurs soumettent un rapport de dépôt au département des finances pour la comptabilisation des revenus dans leur UBR. Ce rapport est accompagné d'un extrait de transaction Fourwaves qui confirme toutes les inscriptions et fournit une ventilation financière détaillée.
Stéphanie a noté qu'il est facile de voir les montants de taxes à remettre aux gouvernements, les frais Stripe et Fourwaves appliqués, et les taxes récupérables sur ces frais.
La ventilation des taxes peut être facilement exportée. Données fictives affichées.
Le fait d'avoir toutes ces informations centralisées et structurées facilite grandement la révision et l'approbation des rapports de dépôt pour les finances. Ce qui nécessitait auparavant des recherches manuelles et des suivis peut désormais être validé rapidement, avec beaucoup moins d'échanges.
Du point de vue des opérations financières, cette clarté réduit les erreurs, accélère les cycles d'approbation et améliore les processus de fin de mois.
Un support client qui renforce la confiance
Au-delà de la plateforme elle-même, la qualité du support de Fourwaves a servi de pierre angulaire à l'adoption par l'équipe. Stéphanie note que les organisateurs d'événements apprécient à quel point le support technique est réactif et efficace, particulièrement lorsqu'ils configurent leurs événements pour la première fois.
Cette réactivité s'étend également à l'équipe des finances. Lorsque des questions surviennent, les réponses sont fournies rapidement, ce qui aide à maintenir la confiance dans le processus et évite les retards.
Un modèle qui s'adapte à l'équipe des finances
Pour l'Université de Sherbrooke, le partenariat avec Fourwaves a transformé la gestion des paiements d'événements en un flux de travail contrôlé et répétable qui peut s'adapter à l'activité académique de l'université.
3 avantages clairs ont été notés :
- Les équipes financières bénéficient d'une surveillance centralisée, de dépôts hebdomadaires prévisibles et de la capacité de valider la configuration des taxes avant que les fonds ne soient collectés.
- Les organisateurs bénéficient d'une plus grande autonomie et d'une mise en place plus rapide, sans créer de charge de travail supplémentaire pour les finances.
- L'université bénéficie d'un modèle standardisé qui soutient les événements scientifiques tout en maintenant une gouvernance financière solide.
Lorsqu'on lui demande ce qu'elle dirait à une autre équipe de finances universitaire envisageant Fourwaves, la réponse de Stéphanie est directe :
Fourwaves est facile à utiliser tant pour les organisateurs d'événements que pour les équipes financières, et toutes les informations nécessaires pour la comptabilité et la conciliation sont centralisées en un seul endroit.
Service des ressources financières, Université de Sherbrooke
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