Conciliation bancaire 10x plus rapide pour le service des finance de l'Université Laval
L'Université Laval a divisé par 10 le temps consacré à la conciliation bancaire. En centralisant les paiements d'événements, le travail manuel a été remplacé par un processu standardisé.
Service des finances universitaire
2019
Conciliation 10x plus rapide
La gestion des paiements d’événements en milieu universitaire est un exercice d’équilibre complexe. À l'Université Laval, les opérations financières doivent concilier les besoins variés des unités de recherche indépendantes avec les exigences de gouvernance strictes d'un service central des finances.
Pour Michelle Dufour, coordonnatrice d'opérations financières, le défi était clair: les outils de commerce électronique fragmentés utilisés auparavant exigeaient trop de manipulations manuelles, faisant de la conciliation bancaire une tâche épuisante.
Le défi: données manuelles et fragmentation
Avant Fourwaves, les organisateurs de l’université utilisaient diverses plateformes qui ne « communiquaient » pas adéquatement avec le système comptable central.
Michelle et son équipe passaient des heures innombrables à vérifier manuellement les détails des transactions par rapport aux données des événements, simplement pour comptabiliser les revenus.
Ces allers-retours étaient non seulement lents, mais augmentaient le risque d'erreurs dans la perception des taxes et le suivi des fonds internes.
Le point tournant : une interface spécialisée pour les finances
La décision d'adopter Fourwaves a été motivée par la capacité de la plateforme à faire le pont entre les organisateurs d'événements et les responsables des finances.
Les critères clés incluaient un suivi rigoureux des fonds et une facilité d'utilisation. Une fois la passerelle Stripe de l'université connectée, l'équipe des finances a obtenu l'accès à un tableau de bord centralisé, spécifiquement conçu pour la supervision institutionnelle.
Le résultat: une conciliation 10x plus rapide
L'impact sur les opérations quotidiennes a été transformateur.
Tableau de bord financier centralisé
Grâce au tableau de bord financier, Michelle peut désormais visualiser toutes les demandes d'événements des organisateurs en un seul endroit. Elle peut voir leur statut, les informations de contact et bien plus encore.
Le service des finances peut voir en temps réel chaque événement lié à leur passerelle de paiement. Données fictives affichées.
Formulaires personnalisés pour la conformité
Le département des finances peut mettre en place un formulaire d'approbation personnalisé que chaque organisateur d'événement remplit directement depuis son propre tableau de bord.
Avant qu'un événement ne puisse accepter un seul dollar, le service des finances peut réviser les informations, valider les codes budgétaires, la structure des coûts et la configuration des taxes. La plateforme gère des règles de taxes qui varient selon le lieu de l'événement et le type de participant.
Cela garantit que chaque événement respecte les règles fiscales et les directives de l'université.
Le Service des finances peut personnaliser les questions demandées à chaque organisateur d'événements qui veut se connecter à la passerelle de paiement.
The result is a streamlined workflow that has redefined Michelle’s productivity:
La plateforme a considérablement réduit le temps passé sur la conciliation bancaire. Ça me prend 10 fois moins de temps qu'avant.
Service des finances, Université Laval
Autonomie et rapidité de mise en place
En centralisant le traitement des paiements, Fourwaves permet aux organisateurs d'être autonomes tout en fournissant à Michelle des rapports clairs et auditables.
Les organisateurs n'ont pas besoin d'attendre après le service informatique ou l'équipe des communications pour créer leur événement. Ils sont entièrement autonomes et bénéficient du support de Fourwaves au besoin. La liaison de leur événement à la passerelle de paiement peut se faire en parallèle pour gagner du temps.
Depuis 2019, et pour la suite
Le service des finances de l'Université Laval utilise Fourwaves depuis 2019, et le nombre d'événements croît chaque année. Michelle se réjouit de poursuivre cette collaboration pour les années à venir.
Arrêtez la conciliation manuelle et automatisez votre gouvernance financière dès aujourd'hui.