Le Quebec Extracellular Vesicle Workshop: une communauté de recherche en pleine expansion
Chaque année, le Quebec Extracellular Vesicle Workshop rassemble plus de 140 chercheurs, étudiants et experts de l'industrie pour échanger les dernières découvertes en science des vésicules extracellulaires. Découvrez comment les organisateurs de l'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (IR-CUSM) de l'Université McGill s'appuient sur Fourwaves pour gérer les soumissions de résumés, les inscriptions et les communications de cet événement pour cette communauté scientifique en pleine croissance.
Enseignement supérieur et recherche biomédicale (Université McGill, IR-CUSM)
Communauté de recherche régionale
Rassembler la communauté régionale de recherche sur les vésicules extracellulaires, présenter les travaux émergents et favoriser la collaboration entre les chercheurs universitaires et les partenaires de l'industrie.
Le Quebec Extracellular Vesicle Workshop est devenu un point de rencontre important pour les chercheurs travaillant sur la biologie des vésicules extracellulaires et la science des nanoparticules. Tenu annuellement à l'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (IR-CUSM), cet événement d'une journée attire environ 140 à 150 participants chaque année.
Le symposium est organisé par des chercheurs impliqués dans le Center for Applied Nanomedicine (CAN), un pôle de recherche récemment créé et dédié à la recherche sur les vésicules extracellulaires et à la science des nanoparticules. Le centre opère à l'intersection des plateformes technologiques et des infrastructures de recherche collaborative, offrant un accès à une instrumentation spécialisée utilisée par les scientifiques de tout le domaine.
L'atelier lui-même reflète cet esprit de collaboration. Les chercheurs de Montréal et de tout le Québec constituent la majorité des participants, avec des participants supplémentaires de l'Ontario et occasionnellement des conférenciers internationaux. Chaque édition propose des présentations de scientifiques de premier plan ainsi qu'un programme de présentations orales et de sessions d'affiches présentant les recherches émergentes.
Entretenir des liens avec des partenaires de l'industrie
L'événement maintient également des liens étroits avec des partenaires de l'industrie. En règle générale, quatre à six commanditaires participent chaque année, créant ainsi des occasions d'interactions significatives entre les chercheurs universitaires et les entreprises travaillant dans des technologies biomédicales connexes.
En plus du programme scientifique, l'atelier offre de précieuses opportunités de réseautage grâce aux sessions d'affiches, aux pauses café et aux repas partagés, permettant aux chercheurs à différents stades de leur carrière de tisser des liens.
Le défi : Gérer les soumissions de résumés et la logistique du programme scientifique
Comme de nombreux symposiums universitaires, le Quebec Extracellular Vesicle Workshop doit coordonner de multiples aspects de la gestion d'événements dans un délai relativement court.
Chaque année, les organisateurs gèrent environ 30 à 50 soumissions de résumés, les chercheurs indiquant s'ils souhaitent être considérés pour des présentations orales, des présentations d'affiches ou les deux. À partir de ces soumissions, le comité d'organisation sélectionne généralement trois à cinq communications pour une présentation orale, tandis que les autres résumés acceptés sont présentés sous forme d'affiches.
Les participants proviennent d'un large éventail de milieux universitaires et de stades de carrière, notamment :
- Chercheurs principaux
- Boursiers postdoctoraux
- Personnel de recherche
- Étudiants au doctorat
- Étudiants à la maîtrise
- Étudiants en médecine
La gestion des soumissions, la communication avec les présentateurs, la gestion des inscriptions et la coordination des paiements exigent toutes une infrastructure fiable.
L'équipe organisatrice avait déjà vu Fourwaves utilisé dans plusieurs départements de l'institut de recherche. Au fur et à mesure que la plateforme gagnait en reconnaissance à l'interne, elle est devenue le choix naturel pour la gestion de l'atelier également.
Fourwaves est assez bien connu à l'Institut de recherche. De nombreux départements différents l'utilisent pour des événements similaires. Nous savions que cela nous serait très utile.
Gestionnaire, Recherche et opérations, Center for Applied Nanomedicine, IR-CUSM
Fourwaves : Une plateforme flexible pour la gestion d'événements scientifiques
Les organisateurs de l'atelier utilisent le logiciel de gestion d'événements Fourwaves pour les instituts de recherche afin de coordonner plusieurs aspects critiques de l'événement, notamment les soumissions de résumés, les inscriptions, les communications par courriel et la collecte des paiements.
Pour les organisateurs, l'un des aspects les plus précieux de la plateforme est sa flexibilité. Chaque symposium a des exigences légèrement différentes, et la possibilité de personnaliser le site web de l'événement et le processus de soumission de résumés permet à l'équipe d'adapter l'expérience à ses besoins.
Fourwaves simplifie également le côté administratif des réunions scientifiques. Les résumés peuvent être facilement exportés vers des feuilles de calcul pour examen par les membres du comité, ce qui permet aux organisateurs de diffuser les soumissions et de gérer les révisions efficacement.
« Pouvoir exporter toutes les soumissions est très important pour nous. Nous pouvons rapidement générer un fichier Excel et faire circuler les résumés pour révision. »
La plateforme fournit également une page web d'événement scientifique propre et professionnelle où les participants peuvent trouver des informations sur le programme, les conférenciers et les détails de l'inscription. Cela aide à centraliser la communication et à réduire la confusion pour les participants.
Dans les coulisses, Fourwaves permet à plusieurs organisateurs et au personnel administratif de collaborer à la mise en place de l'événement, garantissant le bon déroulement du programme même lorsque les responsabilités sont partagées entre les équipes de recherche et le personnel de soutien institutionnel.
Un soutien réactif lorsque les organisateurs en ont besoin
L'organisation d'un symposium universitaire signifie souvent travailler avec des horaires serrés. Pour cette raison, un soutien technique réactif peut faire une différence significative.
Les organisateurs de l'atelier soulignent que l'équipe de soutien de Fourwaves est un avantage majeur. Lorsque des questions surviennent, l'équipe reçoit généralement des réponses rapidement, ce qui lui permet de résoudre les problèmes sans retarder les préparatifs de l'événement.
Le support client est fantastique. L'équipe de Fourwaves est très réactive et nous répond généralement dans l'heure.
Gestionnaire, Recherche et opérations, Center for Applied Nanomedicine, IR-CUSM
Ce niveau de réactivité a aidé les organisateurs de l'événement à résoudre les complexités administratives occasionnelles, y compris la coordination avec les gestionnaires financiers institutionnels qui gèrent les paiements de l'événement.
Regard vers l'avenir : Continuer à bâtir l'événement
Depuis son introduction à l'atelier en 2019, Fourwaves est devenu une partie intégrante du processus organisationnel de l'événement. À chaque nouvelle édition, l'équipe organisatrice continue de peaufiner l'expérience du symposium pour les participants.
Alors que la communauté de recherche sur les vésicules extracellulaires continue de croître, l'atelier vise à rester un point de rencontre central pour les chercheurs du Québec et d'ailleurs.
Le bouche-à-oreille au sein de l'institut de recherche a déjà aidé à propager l'adoption de la plateforme.
Nous recommandons Fourwaves régulièrement à d'autres. Fourwaves est un incontournable pour les organisateurs d'événements et de symposiums scientifiques.
Gestionnaire, Recherche et opérations, Center for Applied Nanomedicine, IR-CUSM