Comment l'Institut (l’IR-CUSM) a modernisé ses événements et augmenté les échanges scientifiques
Après avoir géré manuellement leurs journées de recherche pendant 28 ans, les événements ont pris une telle ampleur qu’une transformation technologique était requise. Découvrez comment Fourwaves est venu à la rescousse et a permis de multiplier les échanges scientifiques.
Journées de recherche étudiante et symposiums
Moins de travail manuel et multiplication des échanges scientifiques
2018
Inga Murawski aide à gérer les opérations de l'un des environnements de recherche les plus prestigieux du Canada.
Au sein de l'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (L'Institut), Inga supervise un calendrier d'événements scientifiques, allant des journées annuelles de recherche des étudiants d'été de l'IR-CUSM à des symposiums spécialisés comme la Journée de recherche du Programme de recherche translationnelle sur les maladies respiratoires
Ses responsabilités consistent à favoriser un sentiment de communauté pour les étudiants et les chercheurs, tout en gérant la complexité logistique des événements académiques.
Plus de chercheurs, plus de travail
Pendant près de 28 ans, la journée de recherche annuelle du programme respiratoire a été organisée entièrement à la main.
Au début, avec seulement environ 10 présentations orales, c'était gérable. Mais à mesure que la réputation de l'Institut grandissait, le nombre de chercheurs qui avaient à présenter aux événements augmentait également.
Le point de rupture est survenu lorsque l'événement s'est élargi au-delà de la barre des 50 résumés et qu'ils ont commencé à inclure des sessions d'affiches. Le travail de logistique est devenu beaucoup trop grand pour les ressources disponibles:
- Formatage manuel: L'équipe devait copier-coller et formater manuellement le contenu des présentations reçues par courriels pour créer le programme et le cahier des résumés.
- Éditions dernière minutes chaotiques: Les étudiants demandaient fréquemment des mises à jour comme de modifier leur résumé ou changer la liste des auteurs. Si le formatage avait déjà commencé, chaque modification nécessitait une correction manuelle, augmentant le risque d'erreurs, sans parler du temps dépensé à gérer toutes ces demandes.
- Données fragmentées: Le suivi des inscriptions et des soumissions via des fichiers Excel et des courriels signifiait que l'équipe devait constamment revérifier les listes pour s'assurer que personne ne passait entre les mailles du filet.
Le formatage manuel des résumés était de loin la partie la plus chronophage et la plus frustrante... Cela représentait un lourd fardeau qui détournait notre énergie des aspects plus importants de la planification de l'événement.
Gestionnaire de programme, l'Institut (IR-CUSM)
Une plateforme spécialisée aux événements scientifiques à la rescousse
Inga et son équipe ont adopté Fourwaves pour une seule journée de recherche. Ils l'ont rapidement adopté pour tous leurs autres événements.
À ce jour, l'équipe a bénéficié de Fourwaves pour près de 20 événements.
Un impact significatif pour l'équipe et les étudiants
Faire plus avec moins
Pour un gestionnaire de programme gérant des événements annuels récurrents, repartir de zéro chaque année est inefficace.
Inga souligne la fonction de clonage d'événement comme un gain de temps critique. En dupliquant la configuration, les formulaires, la logique de révision et la structure du site web de l'année précédente, l'équipe peut lancer la prochaine édition en une fraction du temps.
Élimination le stress des événements
En éliminant les fichiers Excel, la réalité quotidienne de l'équipe a complètement changé. La possibilité de suivre les inscriptions et les soumissions de résumés en temps réel a été un « tournant majeur ». Cela a éliminé l'anxiété de rater un participant.
Paix d’esprit
Lors de la gestion d'événements où le temps est compté, les problèmes logiciels peuvent causer d’énormes soucis. Inga souligne que l'élément humain de Fourwaves, soit la réactivité de l'équipe de soutien, distingue la plateforme.
Plus d’échanges scientifiques
Ayant plus de temps à consacrer au format de l’événement et avec le contenu de l'événement disponible en ligne, même après l'événement, les échanges entre participants se sont multipliés ce qui a dynamisé l’environnement de recherche.
Fourwaves est extrêmement réactif. Chaque fois que nous avons une question, ils répondent rapidement et de manière proactive, en apportant toujours la solution.
Gestionnaire de programme, l'Institut (IR-CUSM)
L'essentiel: l'échange de connaissances scientifiques
Aujourd'hui, le programme respiratoire célèbre la 35e édition de sa journée de recherche. Le travail manuel pénible des 28 premières années a été remplacé par un système évolutif et automatisé.
En centralisant l'inscription, la soumission de résumés et l'examen par les pairs, Inga et son équipe ont récupéré leur temps. Ils ne passent plus des semaines à formater des cahiers de résumés ; ils consacrent ce temps à faciliter l'échange de connaissances scientifiques.