Comment le MCCS a organisé un brillant symposium pour ses membres chercheurs du monde entier
La MCCS a utilisé Fourwaves pour rassembler les meilleurs chercheurs et jeunes scientifiques du monde entier.
Société savante internationale
Symposium avec session d'affiche et présentations orales
Organiser un congrès scientifique est loin d’être une tâche facile. Entre la gestion complexe des inscriptions et la création de badges, les exigences logistiques peuvent vite devenir écrasantes. Ajoutez à cela la nécessité de créer un site web professionnel, de suivre précisément les paiements et de gérer les imprévus sur place — et le défi devient encore plus important.
Pour la Molecular & Cellular Cognition Society (MCCS), l’adoption de Fourwaves a transformé l’organisation de son symposium annuel, passant d’un casse-tête opérationnel à une véritable réussite.
Fourwaves était vraiment une solution tout-en-un. Il a rendu l'organisation plus efficace que ce que nous pouvions imaginer.
Professeure distinguée, Université du Wisconsin-Milwaukee
Le Symposium Annuel de la MCCS
Chaque année, la MCCS organise des forums et symposiums incluant des sessions de posters, des conférences et des opportunités de réseautage. Le dernier en date, le Symposium Annuel 2024, s’est tenu à Chicago en octobre 2024, sous la direction de la présidente Dre Karyn M. Frick de l’Université du Wisconsin-Milwaukee, professeure distinguée, responsable du département de neurosciences, directrice du programme de neurosciences et cofondatrice et directrice scientifique d’Estrigenix Therapeutics.
La vision de Dre Frick pour le symposium 2024 était claire: réunir les meilleurs chercheurs et jeunes scientifiques du monde entier pour une session d'affiche mémorable, une réception en soirée et une journée complète de conférences innovantes favorisant la collaboration et la découverte.
Le défi: Une gestion d’événements ralentie par des processus obsolètes
Planifier un événement scientifique de haut niveau comme le Symposium du MCCS exige une coordination minutieuse entre de nombreux acteurs. Pourtant, s’appuyer sur des processus manuels et des logiciels limités peut rapidement transformer l’organisation en cauchemar logistique.
Dre Frick voulait une solution capable de répondre à leurs différents besoins:
Gestion efficace des inscriptions
- Gérer les inscriptions hâtives et tardives avec un minimum d’intervention manuelle
- Paiements en ligne pour éviter la gestion de cartes bancaires sur place
Génération personnalisée de badges
- Personnalisation facile des badges de nom avec intégration aux solutions d’impression (modèles Avery)
Création d'un site web convivial
- Un site événementiel attrayant et intuitif, avec tests et ajustements possibles côté participant
Gestion de l'horaire et des documents
- Conception d'un horaire personnalisable
- Export de l'horaire en format PDF ou Word avec ajouts de descriptions si nécessaire
Suivi financier robuste
- Outils pour suivre paiements, remboursements et budget
- Rapports transparents
Fourwaves: Un véritable atout pour le Symposium du MCCS
Après avoir évalué plusieurs plateformes, Dre Frick a choisi Fourwaves sur recommandation de ses pairs.
Nous voulions une plateforme à la hauteur des standards de notre organisation. Le logiciel sophistiqué de Fourwaves s'est imposé comme une évidence.
Professeure distinguée, Université du Wisconsin-Milwaukee
Elle et son équipe ont été séduites par :
- Simplicité d'utilisation avec peu de formation
- Personnalisation des documents et badges
- Création rapide d’un site web et programme de conférence modernes
- Inscriptions et paiements sécurisés sans intervention manuelle
- QR codes pour inscriptions de dernière minute
- Tableaux de bord clairs pour suivre inscriptions, paiements et remboursements
Améliorer l'expérience événementielle avec efficacité et visibilité
Grâce à Fourwaves, la MCCS a pris le contrôle total de son site web, évitant les coûts liés à des prestataires externes.
Les mises à jour en temps réel ont permis de garder le site précis et flexible, tout en respectant le budget.
L’automatisation des tâches (inscriptions, badges, finances) a libéré du temps pour se concentrer sur les participants, les conférenciers et les sponsors. Les rapports financiers en temps réel ont offert un contrôle proactif, même pour les ajustements de dernière minute.
Perspectives: Fourwaves et le MCCS
Le succès du Symposium 2024 a démontré l’impact d’une solution moderne comme Fourwaves.
En centralisant les opérations et en réduisant les coûts, Fourwaves a établi une nouvelle référence pour la gestion des congrès académiques.
Pour la MCCS, Fourwaves est bien plus qu'un logiciel: c'est un partenaire clé pour favoriser les connexions mondiales et mettre en valeur les avancées des membres. Dre Frick et son équipe comptent poursuivre cette collaboration pour faire de chaque événement un succès grandissant.
À propos de la MCCS
Fondée en 2002, la MCCS est une organisation internationale dédiée à la recherche interdisciplinaire à l’interface des neurosciences moléculaires, cellulaires et comportementales.
Avec plus de 4 000 membres, la MCCS est active dans le monde entier avec des branches régionales comme MCCS-Asia et l'EMCCS.