Comment un symposium étudiant a tiré parti de Fourwaves pour rassembler des chercheurs

Depuis le début des années 90, le Symposium du Département des sciences biologiques de l’Université de Montréal est un événement incontournable pour les étudiants, les professeurs et les chercheurs. Organisé par l’Association des étudiants de biologie aux cycles supérieur et inférieur, il attire plus de 250 participants et offre une plateforme permettant aux étudiants de présenter leurs recherches à travers des sessions d’affiches et des communications orales.

Il s’agit d’un événement académique très attendu, qui favorise l’échange de connaissances et le réseautage au sein du département, mais aussi avec la communauté scientifique élargie.

Mais à mesure que le symposium prenait de l’ampleur, l’organisation devenait de plus en plus complexe.

Défis avant l’utilisation de Fourwaves

Avant Fourwaves, le comité organisateur, composé exclusivement d’étudiant·e·s bénévoles, devait jongler avec une multitude d’outils non connectés. La gestion des inscriptions, des résumés et de la logistique sur place nécessitait un effort manuel important, entraînant des pertes de temps et des risques d’erreurs. L’absence d’outils numériques limitait également la portée de l’événement.

Voici les principaux défis rencontrés par le comité :

• Systèmes déconnectés: l’inscription, la soumission des résumés et les communications étaient réparties sur plusieurs outils, créant de la confusion.
• Processus manuels: la planification des repas ou la mise à jour des informations prenait beaucoup de temps et était sujette aux erreurs.
• Flexibilité limitée: les outils webs précédents ne permettait pas de modifier facilement les pages après leur publication.
• Temps perdu: chaque année, les bénévoles devaient tout recommencer à zéro.
• Portée réduite: faute de plateforme numérique adaptée, le contenu scientifique de l’événement restait limité aux personnes présentes, sans visibilité externe ni continuité après l’événement.

Le comité avait donc besoin d’une solution capable d’apporter de la structure, d’améliorer l’efficacité et de professionnaliser l’événement.

Pourquoi Fourwaves était la solution idéale

Le comité a entrepris de trouver une plateforme tout-en-un capable de centraliser toutes les opérations, d’éliminer les tâches répétitives et d’offrir une expérience professionnelle aux participants et organisateurs.

Voici les critères qui ont motivé leur choix :

• Système d'inscription: Fourwaves a permis de regrouper les inscriptions, la gestion des résumés et les communications sur une seule interface.
• Souplesse et autonomie: les organisateurs peuvent mettre à jour leur site événementiel en temps réel, incluant les logos des commanditaires ou les modifications d’horaire.
• Design soigné et professionnel: les modèles de pages proposés par Fourwaves ont renforcé l’identité visuelle du symposium et l’image de marque de l’Université de Montréal.
• Partenariat stratégique: étant donné que l’événement est dirigé par des étudiant·e·s en biologie, le domaine d’expertise du fondateur de Fourwaves, Matthieu, la plateforme a été offerte gracieusement en échange d’une mention officielle comme commanditaire.

Comment le comité étudiant a augmenté l'impact du symposium avec Fourwaves

Le comité a pleinement tiré parti de la suite d’outils proposée par Fourwaves pour offrir une expérience fluide, tant pour les organisateurs que pour les participant·e·s.

Voici les fonctionnalités utilisées et leurs bénéfices :

• Inscriptions simplifiées: le formulaire d’inscription a permis de réduire considérablement la charge administrative.
• Soumission de résumés optimisée: les présentations ont pu être organisées et évaluées plus facilement.
• Création d’un site web dynamique: les modèles proposés ont permis de publier rapidement un site à l’image de l’événement, facilement mis à jour.

Fourwaves a été indispensable pour gérer les éléments clés de notre symposium. C’est une plateforme intuitive et adaptable qui a transformé notre façon de travailler, tout est devenu plus simple et fluide

Noah Boodhoo

Université de Montréal

Des résultats concrets et un impact mesurable

Grâce à Fourwaves, l’événement a considérablement gagné en efficacité. L’expérience des participants comme des organisateurs s’est améliorée, et le contenu scientifique est désormais accessible avant, pendant et après le symposium. Cela a élargi la portée de l’événement, favorisé les collaborations et permis un partage plus large des recherches.

Les principaux bénéfices observés:

• Réduction de la charge de travail: l’automatisation a permis aux bénévoles de gagner du temps et de réutiliser la même structure d’année en année.
• Satisfaction accrue des participants: les commentaires positifs ont souligné la facilité d'utilisation de la plateforme pour trouver les informations sur l'événement.
• Image plus professionnelle: l’événement reflète la qualité et la rigueur de l’université.

Sans Fourwaves, l’organisation aurait été bien plus difficile. La plateforme a vraiment fait toute la différence pour que l'organisation de l'événement se déroule rondement.

Noah Boodhoo

Université de Montréal

Pourquoi ce symposium d'envergure à l'Université de Montréal compte poursuivre avec Fourwaves

L’Association des étudiant·e·s en biologie prévoit de continuer à utiliser Fourwaves pour les prochaines éditions du symposium. L’efficacité, la flexibilité et le soutien offert par la plateforme en font un outil indispensable.

De plus, il peuvent facilement créer leur événement année après année.

À propos de l’Université de Montréal

L’Université de Montréal (UdeM) est l’une des plus grandes universités publiques francophones au monde. Située à Montréal, elle accueille plus de 67 000 étudiant·e·s répartis dans plus de 600 programmes, à travers 13 facultés. Ancrée dans sa communauté tout en étant tournée vers l’international, l’UdeM est un acteur majeur de la recherche universitaire.