Comment Fourwaves a transformé la "Celebration of Research" du Collège de médecine de l’Université de Floride
La "Celebration of Research" annuelle de l’Université de Floride met en vedette plus de 500 affiches de recherche du Collège de médecine. Après avoir éprouvé des difficultés avec un logiciel événementiel générique, les organisateurs ont opté pour Fourwaves.
Présentation annuelle d’affiches de recherche académique
Enseignement supérieur, Collège de médecine de l’Université de Floride
Plus de 500 affiches
L'événement "University of Florida’s COM Celebration of Research": une vitrine de l’innovation médicale
La Celebration of Research du Collège de médecine de l’Université de Floride est un événement annuel prestigieux mettant en lumière les découvertes médicales novatrices et l’excellence en recherche. Initialement modeste, l’événement a rapidement pris de l’ampleur pour accueillir plus de 500 affiches, nécessitant son déménagement d’un hôtel local vers l’aréna de basketball de l’université.
La Celebration of Research est une occasion cruciale pour la communauté médicale académique de présenter, discuter et célébrer les avancées en recherche, couvrant un vaste éventail de spécialités médicales. Elle rassemble des centaines de participant·e·s venu·e·s partager des idées, tisser des liens et souligner leurs accomplissements collectifs.
Notre événement tourne entièrement autour des présentations par affiches, des centaines. En grandissant, nous avions besoin d’une solution conçue spécifiquement pour gérer des sessions académiques à grande échelle.
Gestionnaire administratif de la recherche, Bureau de la recherche, Collège de médecine de l’Université de Floride
Le défi: des plateformes de conférence génériques donnent des résultats génériques
Au départ, la gestion de l’événement se faisait à l’aide de livrets imprimés listant les titres et auteur·rice·s des affiches. Toutefois, avec la croissance rapide de l’événement, une gestion numérique s’est imposée. Les organisateurs ont alors adopté une plateforme numérique populaire conçue pour des conférences traditionnelles avec plusieurs conférencier·ère·s et sessions. Malheureusement, ce logiciel générique a engendré de nombreux défis.
Les limites imposées sur la longueur des résumés ont frustré les chercheur·euse·s, qui avaient besoin de plus d’espace pour soumettre leur travail. De plus, le système étiquetait incorrectement les présentateur·rice·s d’affiches comme des « conférencier·ère·s », ce qui créait de la confusion et complexifiait la gestion. Ces contraintes empêchaient les organisateurs d’adapter la plateforme à leur réalité, causant frustration autant pour l’équipe que pour les participant·e·s.
Nous avons essayé de forcer notre événement de type affiches dans un logiciel conçu pour des conférences classiques. Ça ne collait pas. On a frappé mur après mur et on savait qu’il nous fallait une solution pensée pour les conférences académiques.
Gestionnaire administratif de la recherche, Bureau de la recherche, Collège de médecine de l’Université de Floride
Fourwaves: adapté aux besoins uniques des événements d’affiches scientifiques
Après des recherches approfondies, l’équipe de l’Université de Floride a trouvé Fourwaves. Contrairement aux plateformes génériques, Fourwaves offrait exactement ce dont la Celebration of Research avait besoin: flexibilité, gestion intuitive des affiches académiques et évaluation par les pairs simplifiée.
L’interface de Fourwaves a été immédiatement facile à prendre en main, nécessitant peu ou pas de formation. Todd et Katherine Blackburn, Directrice adjointe aux initiatives stratégiques en recherche, ont été particulièrement impressionnés par le soutien personnalisé et réactif de l’équipe Fourwaves. L’intégration a été fluide, avec une approche proactive que l’équipe qualifie fièrement de « service gants blancs ».
Fourwaves s’est intégré sans accroc au système d’authentification unique de l’université (GatorLink), simplifiant considérablement l’expérience des utilisateur·rice·s, autant du côté des participant·e·s que des évaluateur·rice·s. Le corps professoral a rapidement adopté l’interface claire pour l’évaluation des résumés, accélérant ainsi le processus global.
Travailler avec Fourwaves a été véritablement rafraîchissant. L’équipe a immédiatement compris nos besoins. Leur soutien était sans égal : réactif, attentif et toujours proactif.
Gestionnaire administratif de la recherche, Bureau de la recherche, Collège de médecine de l’Université de Floride
Fourwaves a aussi apporté plusieurs avantages supplémentaires
- Longueur illimitée des résumés: Plus de limites de mots restrictives, permettant des soumissions détaillées.
- Processus d’évaluation efficace: Interface conviviale pour évaluer et noter rapidement des centaines de résumés.
- Mises à jour en temps réel: Visibilité immédiate sur le statut des résumés et les commentaires des évaluateur·rice·s, améliorant la communication.
- Site web personnalisé: Création facile d’un site public attrayant, mettant en valeur les affiches et informations clés.
- Améliorations du produit directe: La communication directe avec l’équipe produit de Fourwaves a assuré que les suggestions de l'équipe ce sont traduite en améliorations concrètes.
La simplicité et la flexibilité de Fourwaves nous ont vraiment facilité la vie. C’était rassurant de savoir que notre rétroaction était directement entendue par l’équipe de développement.
Directrice adjointe, Initiatives stratégiques en recherche, Collège de médecine de l’Université de Floride
Réservez un appel de 15 minutes et nous vous montrerons comment Fourwaves peut vous aider.
Perspectives: des améliorations continues pour un succès durable
Étant donné la grande satisfaction des participant·e·s et des organisateurs, l’Université de Floride prévoit continuer à utiliser Fourwaves pour les prochaines éditions de la Celebration of Research. L’équipe a déjà hâte d’implanter de nouvelles améliorations basées sur les commentaires recueillis, afin de mieux adapter la plateforme à ses besoins futurs.
Inspirés par cette réussite, le Collège de médecine envisage aussi d’utiliser les fonctionnalités polyvalentes de Fourwaves pour d’autres conférences académiques, élargissant ainsi son utilisation à l’échelle universitaire.
À propos du Collège de médecine de l’Université de Floride
Fondé en 1956, le Collège de médecine de l’Université de Floride est la plus grande faculté du Centre académique de santé de l’UFL. Il est dédié à la formation de médecins hautement qualifiés, à l’amélioration des soins de santé pour les résident·e·s de la Floride et à l’avancement de la recherche médicale. Avec des campus à Gainesville et Jacksonville, le collège offre divers programmes d’études supérieures, incluant les sciences médicales, le génie biomédical, les études de médecin adjoint, et le programme de doctorat en sciences biomédicales. À ce jour, il a diplômé plus de 5 000 médecins, emploie plus de 1 400 professeur·e·s à Gainesville et accueille plus de 450 médecins et chercheur·euse·s à Jacksonville qui prodiguent des soins, mènent des recherches et forment la relève médicale.