8 Meilleures Plateformes pour les Conférences Scientifiques Virtuelles

Organiser un événement virtuel n'est pas une tâche facile.

Peu importe votre niveau d'expérience et de compétences, vous aurez besoin d'une plateforme d'événement virtuel pour vous aider.

Le seul problème est… Il existe des milliers de plates-formes sur le marché, toutes offrant différentes fonctionnalités telles que la visioconférence, la gestion d'événements, l'engagement du public, la diffusion en direct, la gestion des soumissions et même la gamification.

Mais quelle est la meilleure solution pour vos besoins ?

Qu'est-ce qu'une plateforme d'événement virtuel ?

Une plateforme d'événement virtuel est une solution logicielle qui permet aux individus d'organiser, de coordonner et de participer à des événements en ligne. Ces outils polyvalents permettent aux organisateurs de créer des expériences virtuelles captivantes et engageantes qui rassemblent un public mondial.

Les plateformes d'événements virtuels peuvent être utilisées pour différents types d'événements :

- Colloques
- Conférences
- Séminaires
- Sommets
- Salons, foires de l'emploi et expositions
- Sessions de poster virtuelles
- Événements de réseautage
- Formations

En fonction du type d'événement que vous prévoyez organiser, vous aurez besoin de différentes fonctionnalités. Assurez-vous donc de choisir la bonne plateforme de gestion d'événements qui correspond à vos besoins.

Dans cet article, nous nous concentrerons sur les conférences académiques, de recherche et scientifiques.

8 meilleures plateformes d'événements virtuels pour les événements scientifiques

Que vous soyez un organisateur d'événements, un scientifique ou simplement quelqu'un qui souhaite organiser une conférence, il existe un logiciel de planification d'événements virtuels pour vous.

Voici les meilleures options pour les événements académiques et scientifiques.

1. Fourwaves

Fourwaves est un logiciel de gestion de conférences tout-en-un spécialement conçu pour la communauté académique et de recherche. Avec lui, vous pouvez créer un site web d'événement, gérer les inscriptions, les paiements en ligne, les soumissions d'abstracts ou de documents et les évaluations par les pairs.

C'est un outil complet que vous pouvez utiliser pour gérer tout avant l'événement, y compris la communication par e-mail et la construction du programme, ainsi que pour organiser la conférence virtuelle proprement dite. Votre programme peut contenir plusieurs pistes avec des sessions parallèles et un nombre illimité de salles virtuelles pour la diffusion en direct.

Sessions de poster virtuelles

Fourwaves a le meilleur outils de session de poster virtuel. Vous pouvez héberger un nombre illimité de posters en même temps. Des salles de conversation vidéo sont créées instantanément à l'aide d'un outil intégré, de sorte que les participants et les organisateurs n'ont pas besoin de fournir de liens Zoom. Vous pouvez voir les participants se déplacer en temps réel d'un poster à l'autre et vous pouvez commencer une conversation vidéo en un clic.

Après l'événement virtuel, votre site web d'événement et son contenu restent en ligne indéfiniment et vous pouvez télécharger les enregistrements des sessions pour une visualisation à la demande afin d'augmenter la portée et l'impact de votre événement.

Certaines fonctionnalités incluses :

• Gestion des abstracts
• Outil d'évaluation par les pairs
• Inscriptions aux événements
• Sessions de poster virtuelles
• Créateur de site web d'événement
• Visioconférence
• Chat en direct

Tarification :

Gratuit jusqu'à 25 soumissions avec inscriptions illimitées. Sinon, entre 799 $ et 4 999 $ par événement en fonction des fonctionnalités et des soumissions. Des plans personnalisés sont également disponibles.

Avantages :

• Créé spécifiquement pour les événements académiques ; il inclut tout ce dont vous avez besoin pour les conférences, les colloques, et plus encore.
• Les prix sont parmi les plus abordables du marché pour ce type d'outil, tout en offrant le plus de valeur.
• Expérience utilisateur moderne avec une interface très conviviale.
• La meilleure expérience de session de poster virtuel avec vidéo intégrée et pointeur laser.
• Support rapide et réactif d'une équipe qui ressemble à une entreprise locale, toujours prête à aider et qui comprend vraiment vos besoins.

Inconvénients :

• Vous devez apporter votre propre licence Zoom (ou tout autre outil de streaming de votre choix) pour les sessions orales, sauf pour les sessions de poster virtuel où tout est intégré.
• Pas beaucoup de fonctionnalités de gamification comme les chasses au trésor.
• Pas d'application mobile sur l'iOs ou Google Play Store. Cependant, l'outil est facilement accessible et parfaitement optimisé pour une utilisation sur mobile et tablette depuis le navigateur.

Essayez Fourwaves gratuitement ou réservez une démonstration personnalisée pour en savoir plus.

2. Zoom

Zoom est une plateforme de visioconférence bien connue qui a connu une immense popularité ces dernières années. Il offre une gamme de fonctionnalités adaptées aux conférences, notamment la visioconférence vidéo et audio, le partage d'écran, les salles privées et la fonctionnalité de chat.

Tarification : Zoom propose un plan gratuit avec des limitations sur la durée des réunions et le nombre de participants. Les plans payants commencent à 1 280,00 $/an/licence.

Avantages :

• Interface conviviale.
• Vidéo et audio de haute qualité.
• Fonctionnalités robustes de partage d'écran.
• Intégrations avec d'autres outils de productivité.
• Paramètres de réunion personnalisables.

Inconvénients :

• Plan gratuit limité.
• Préoccupations en matière de sécurité et de confidentialité dans le passé (bien qu'elles se soient améliorées).
• Mieux adapté aux petites réunions virtuelles qu'aux conférences de plus grande envergure.
• Pas de fonctionnalités pour les soumissions ou les évaluations par les pairs et des fonctionnalités d'inscription limitées.

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams est une plateforme de collaboration complète qui comprend la visioconférence, le chat, le partage de fichiers et l'intégration avec les applications Microsoft 365. C'est un choix polyvalent pour l'organisation de conférences scientifiques virtuelles.

Tarification : Microsoft Teams est inclus dans les abonnements Microsoft 365, qui varient considérablement en fonction de la licence dont vous avez besoin.

Avantages :

• Intégration transparente avec Microsoft 365.
• Fonctionnalités de partage d'écran et de chat.
• Fonctionnalités de sécurité.
• Arrière-plans personnalisables pour les appels vidéo.
• Enregistrement des réunions pour référence future.

Inconvénients :

• Plus adapté aux organisations déjà utilisatrices de Microsoft 365.
• Peut nécessiter des ressources importantes sur les anciens appareils.
• Mieux adapté aux réunions plus petites qu'aux conférences à grande échelle.
• Pas de fonctionnalités pour les soumissions ou les évaluations par les pairs.

4. Hopin

Hopin est une plateforme d'événements virtuels conçue pour accueillir des conférences, des expositions et des ateliers. Elle offre des fonctionnalités telles que des scènes d'événements personnalisables, des stands virtuels, du réseautage et des sessions interactives. C'est un outil destiné aux planificateurs d'événements, car il s'agit d'un abonnement mensuel ou annuel.

Tarification : Il existe un plan gratuit pour les événements de 2 heures ou moins, sinon les plans commencent à 99 $ par mois pour un seul organisateur et des événements de 3 jours maximum.

Avantages :

• Adapté aux événements virtuels avec de nombreuses fonctionnalités interactives.
• Possibilités de réseautage pour les participants avec des mises en relation aléatoires.
• Analyses et rapports.
• Intégration avec divers outils d'événements.
• Interface facile à utiliser.

Inconvénients :

• Peut être coûteux pour les événements plus petits.
• Pas idéal si vous en avez besoin pour un seul événement ou pour des événements scientifiques.
• Pas de gestion des soumissions ni de fonction d'évaluation par les pairs.
• Possible courbe d'apprentissage pour les utilisateurs débutants.

5. Webex Events

Webex Events (anciennement Socio) est une plateforme de visioconférence et d'événements virtuels réputée pour sa sécurité et sa fiabilité. Elle offre des fonctionnalités telles que le partage d'écran, le tableau blanc, les salles de sous-commission et l'inscription aux événements.

Elle contient de puissantes fonctionnalités de gamification et de reporting et est construite à l'aide de la technologie de streaming bien connue de Cisco Webex.

Tarification : Webex propose un plan gratuit avec des limitations. Les plans payants commencent à 14,50 $ par hôte, par mois.

Avantages :

• Forte focalisation sur la sécurité et la confidentialité, ce qui peut être bon pour les événements scientifiques qui partagent des résultats de recherche à un stade précoce.
• Tableau blanc interactif.
• Qualité vidéo et audio robuste.
• Inscription aux événements et rapports.
• Intégration avec des outils de productivité.

Inconvénients :

• Le plan gratuit comporte des limitations.
• L'interface peut ne pas être aussi intuitive pour certains utilisateurs.
• Pas de soumissions ni d'outils d'évaluation par les pairs.

6. Remo

Remo est une plateforme d'événements virtuels unique qui simule l'expérience des conférences physiques. Elle propose des tables virtuelles où les participants peuvent avoir des conversations en face à face, ce qui en fait un choix idéal pour les événements scientifiques axés sur le réseautage. C'est un excellent logiciel d'événements virtuels si vous avez besoin de tables pour les exposants, les sessions de réseautage, les jeux ou les apéritifs.

Elle n'est pas orientée vers les événements scientifiques (comme la plupart des plates-formes), mais les capacités de réseautage peuvent apporter une touche intéressante à votre événement.

Tarification : Les tarifs commencent à 380 $ par mois pour les petits événements.

Avantages :

• Format innovant de table virtuelle.
• Accent sur le réseautage et l'engagement.
• Espaces d'événements personnalisables.
• Fonctionnalités de partage d'écran et de chat.
• Analyses pour les organisateurs d'événements.

Inconvénients :

• Limitations en termes de mise à l'échelle pour les événements plus importants.
• Ne convient pas à la plupart des conférences scientifiques.
• Assez cher.

7. Vfairs

Vfairs est une plateforme d'événements virtuels tout-en-un qui offre un large éventail de fonctionnalités, notamment des stands virtuels, des webinaires et des salons de réseautage, ce qui en fait une solution adaptée à l'organisation d'expositions scientifiques et de conférences.

Les environnements virtuels créés sont impressionnants et offrent l'une des expériences les plus immersives.

Tarification : Vfairs demande un devis. Les prix varient en fonction de la taille de l'événement et des besoins.

Avantages :

• Espaces d'événements personnalisables.
• Possibilités de réseautage.
• Analyses et rapports solides.
• Intégration avec des outils de marketing et de CRM.
• Configuration et gestion faciles.

Inconvénients :

• Les coûts peuvent varier considérablement en fonction de la taille de l'événement.
• Courbe d'apprentissage pour les organisateurs d'événements.

8. Swapcard

Swapcard est une plateforme complète de gestion d'événements et de réseautage conçue pour améliorer l'expérience des événements virtuels et hybrides. Elle offre une large gamme de fonctionnalités pour simplifier la planification d'événements, impliquer les participants et faciliter des connexions significatives.

Leur module d'exposant et leurs fonctionnalités de réseautage sont particulièrement intéressants, mais ils ne proposent pas d'outils pour les sessions de poster virtuelles (comme Fourwaves), ce qui est un aspect important des conférences scientifiques.

Tarification : Il existe un plan gratuit pour les événements plus petits, sinon les plans commencent à 1 090 $ par an.

Avantages :

• Interface conviviale.
• Fonctionnalités robustes pour des interactions significatives entre les participants.
• Distribution et accessibilité du contenu de l'événement.
• Fonctionnalités interactives telles que les sessions de questions-réponses et les sondages.

Inconvénients :

• Peut être coûteux, en particulier pour les événements annuels.
• Certaines fonctionnalités avancées peuvent nécessiter du temps pour être maîtrisées.

Bonus : 4 conseils pour améliorer l'expérience des participants

Améliorer l'expérience des participants lors d'une conférence virtuelle est essentiel pour les organisateurs d'événements. Dans le paysage numérique d'aujourd'hui, les participants attendent des interactions fluides et en temps réel ainsi que du contenu engageant.

Assurez-vous que votre expérience événementielle est aussi agréable et engageante qu'un événement en personne ou hybride en utilisant ces quelques conseils à votre avantage.

1. Créez une variété de contenus engageants : Proposez divers formats de contenu engageant, tels que des sessions en direct, des discussions de questions-réponses (Q&A), des sondages interactifs et des vidéos préenregistrées, pour maintenir l'intérêt et la participation des participants.
2. Utilisez des fonctionnalités interactives : Intégrez des outils interactifs tels que la messagerie en direct, les sondages et les fonctionnalités de réseautage pour encourager la participation active et les connexions entre les participants.
3. Assurez une communication claire : Communiquez clairement les détails de l'événement, les horaires et les exigences techniques bien à l'avance pour que les participants soient informés et préparés. Vous pouvez utiliser le marketing par e-mail, les médias sociaux ou les communications lors de l'événement.
4. Publiez des ressources post-événement : Mettez à disposition des enregistrements d'événements à la demande et des documents après l'événement, permettant aux participants de revisiter le contenu et de continuer à apprendre à leur propre rythme.

Contrairement aux événements sur site, les plates-formes virtuelles offrent l'avantage de suivre l'engagement des participants en temps réel, ce qui permet des ajustements rapides et des améliorations pour garantir un événement mémorable et interactif pour tous les participants. Profitez donc des fonctionnalités d'engagement fournies par votre logiciel de gestion d'événements pour faire de votre événement un succès retentissant.

Commencez dès aujourd'hui !

Dans le paysage en constante évolution des événements virtuels, le choix de la bonne plateforme peut faire toute la différence dans la réussite de vos réunions. Les huit plates-formes d'événements virtuels que nous avons explorées offrent des fonctionnalités et des fonctionnalités diverses pour répondre à divers besoins, des grandes conférences scientifiques aux webinaires plus intimes.

Que ce soit les capacités de réseautage robustes de Hopin, l'interface conviviale de Zoom ou les tables virtuelles immersives de Remo, il y a une solution pour chaque type et échelle d'événement.

Et si vous organisez des événements scientifiques ou académiques, la solution qui vous convient le mieux pourrait être Fourwaves, car elle comprend non seulement tout ce dont vous avez besoin pour organiser la conférence virtuelle, le colloque ou les sessions de poster virtuelles, mais elle comprend également de puissants outils pour un site web promotionnel, les inscriptions et les soumissions d'abstracts.

Il vous suffit de l'essayer gratuitement ou de réserver une démo pour commencer !