Meilleurs logiciels de gestion de conférence académique: 10 outils comparés (2026)

En novembre 2026, le meilleur logiciel de gestion de conférence académique est Fourwaves. C’est le seul outil conçu pour les événements scientifiques qui inclut la gestion des résumés, les inscriptions par votre propre passerelle de paiement, un site web, le programme et une application mobile gratuite dans tous les forfaits. De plus, les organisateurs peuvent le configurer eux-mêmes, sans avoir besoin d’un appel avec un vendeur. Son prix annuel simple, sans modules payants, couvre un nombre illimité d’inscriptions et d’événements.

COMS, Oxford Abstracts, Ex Ordo et ConfTool sont les meilleures solutions de rechange conçues pour les congrès académiques et scientifiques. EasyChair et Microsoft CMT restent la référence pour l’évaluation d’articles par un comité de programme, et Cvent, Whova et EventsAir conviennent aux événements d’entreprise et d’agences qui mettent la logistique des participants au premier plan.

Je suis le fondateur de Fourwaves, j’ai donc un intérêt dans ce comparatif. J’ai testé 6 des 10 outils et vérifié les autres dans la documentation des fournisseurs et en discutant avec leurs équipes de vente: la section comment j’ai comparé chaque logiciel de gestion de conférence explique la méthode.

Vous cherchez le produit plutôt qu’un palmarès? Consultez le logiciel de gestion de conférence Fourwaves. Vous n’avez besoin que de recueillir et d’évaluer des soumissions? Consultez notre logiciel de gestion des résumés.

Verdict rapide: quel logiciel de gestion de conférence convient à votre congrès académique?

Le meilleur logiciel de gestion de conférence pour un événement académique dépend des volets de l’événement que vous devez gérer: soumissions de résumés ou d’articles, inscriptions, site web, programme et application mobile. Il dépend aussi de votre envie de le configurer vous-même et du besoin de prévoir le prix. Utilisez ce tableau pour faire une première sélection, puis lisez les analyses plus bas.

Si vous avez besoin	Choisissez	Pourquoi	Moins adapté pour
D’une seule plateforme pour tout le congrès académique, quelle que soit sa taille	Fourwaves	Gérer une partie ou la totalité de l’événement (résumés, inscriptions, site web), avec une application mobile gratuite, configuré sans appel avec un vendeur	Les panels soumis avec leurs articles, ou les évaluateurs qui choisissent eux-mêmes leurs soumissions
De payer une fois par congrès, en euros, module par module	COMS	Résumés, inscriptions versées dans votre propre compte, programme et application native d’un seul fournisseur autrichien	L’essayer avant d’acheter: aucun essai gratuit en libre-service
Surtout des soumissions de résumés, le reste de l’événement étant facultatif	Oxford Abstracts	La soumission et l’évaluation au centre, avec les inscriptions dans tous ses forfaits et un site web en module payant	Une application native, ou les équipes qui veulent tout dans le prix de base
Que l’équipe du fournisseur intervienne et fasse une partie de la configuration pour vous	Ex Ordo	Son équipe configure le processus d’évaluation avec vous et produit le livre des actes	Essayer l’outil seul, un site web d’événement, ou les petits budgets
De l’interface dans la langue de votre comité	ConfTool	Plus de 15 langues, une évaluation poussée et des inscriptions avec factures et taxes	La configuration autonome, un site web ou une application native
D’enchères d’évaluateurs et de réfutations des auteurs sur des articles complets	EasyChair	Enchères d’évaluateurs, discussion en comité et réfutations, dans un outil que beaucoup d’évaluateurs connaissent	Gérer les inscriptions, un site web ou une application sur la même plateforme
D’une évaluation par les pairs gratuite, et rien d’autre	Microsoft CMT	Une évaluation d’articles hébergée et gratuite, commanditée par Microsoft Research, avec enchères, réfutations et méta-évaluateurs	Les inscriptions, les paiements, un site web ou une application: il n’en a aucun
D’une plateforme pour de nombreux événements d’entreprise	Cvent	Inscriptions, application pour les participants, enregistrement sur place et impression de badges conçus pour les organisations aux nombreux événements d’entreprise	Un congrès académique autonome: configuration par le fournisseur, modules sur devis et évaluation sommaire
D’une application conçue pour le réseautage	Whova	Ludification, mise en relation et billetterie dans la même application	Une évaluation par les pairs poussée, un livre des résumés ou votre propre domaine
D’une agence événementielle qui organise de nombreux types d’événements pour ses clients	EventsAir	Inscriptions, site web, programme, applications natives, enregistrement et événements virtuels dans une seule licence	Un comité bénévole qui veut des prix publiés et une configuration rapide

Inscriptions et paiements comparés

Les inscriptions et les paiements varient beaucoup d’un logiciel de gestion de congrès à l’autre. Les événements universitaires doivent souvent percevoir les frais par une passerelle de paiement déjà approuvée par leur service des finances, et les universités comme les sociétés savantes ont besoin de factures que les participants peuvent payer par virement, ce que les outils de billetterie génériques offrent rarement. Huit des 10 outils incluent un module d’inscription des participants, EasyChair vend les inscriptions comme un service distinct et Microsoft CMT ne gère ni les inscriptions ni les paiements.

Logiciel	Inscriptions et paiements	Frais sur les revenus d’inscription	Factures
Fourwaves	Tous les forfaits, inscriptions illimitées, par votre propre passerelle (TouchNet, Stripe, PayPal, Moneris, Global Payments, Authorize.Net, Worldline)	3% de frais de service sur les paiements par carte seulement, ajustables selon le volume	Oui, pour les virements bancaires
COMS	Module payant, paiements versés dans votre propre compte par Mollie, Stripe, PayPal ou PayFast	Aucuns indiqués	Oui, avec notes de crédit
Oxford Abstracts	Inscriptions dans tous les forfaits, y compris le gratuit, par Stripe, PayPal, Authorize.net ou facture	2,5% des revenus hors TVA, plafonnés à 3 750 £ par événement	Oui
Ex Ordo	Types de frais et codes de réduction, cartes par Stripe ou PayPal, bons de commande et virements	3% de frais de traitement plus les frais de Stripe (devis de 2023)	Oui, avec notes de crédit
ConfTool	Inscriptions avec accueil sur place, paiements par PayPal, Stripe ou d’autres modules de passerelle	Des frais par participant, dans le devis	Oui, factures avec taxes
EasyChair	Un service d’inscription distinct, paiements en ligne dans 15 devises	Non indiqué (un organisateur a rapporté 3,2% en juillet 2026)	Non indiqué
Microsoft CMT	Aucun	Sans objet	Sans objet
Cvent	Module sous licence, Cvent Payments ou votre propre passerelle	Non publiés (sur devis)	Non indiqué
Whova	Billetterie avec versements Stripe, plus chèque, comptant et virement	3% du prix du billet plus 0,99 $ par billet payant	Reçus pour les paiements hors ligne
EventsAir	Inclus, avec EventsAir Pay, les autres passerelles en module payant	Frais de traitement, non publiés	Oui

Site web, programme et application mobile comparés

Un congrès académique a besoin d’un site web public, d’un constructeur de programme qui gère les sessions parallèles et, de plus en plus, d’une application mobile avec le programme complet. Parmi les outils conçus pour les congrès académiques, seuls Fourwaves et COMS ont leur propre application native, et seul Fourwaves l’inclut sans frais dans tous les forfaits. Ex Ordo vend une application basée sur Guidebook, et Oxford Abstracts, ConfTool, EasyChair et Microsoft CMT n’en ont pas. Cvent, Whova et EventsAir, conçus pour les événements en général, ont tous leur propre application.

Logiciel	Site web de l’événement	Programme	Application mobile native
Fourwaves	Constructeur de site web intégré, avec votre propre domaine	Construit à partir des soumissions acceptées, publié sur le site web et l’application	Oui, gratuite dans tous les forfaits, fonctionne hors ligne
COMS	Pages de contenu sur le site de COMS	Programme interactif, module payant	Oui, module payant à partir de 1 200 €
Oxford Abstracts	Éditeur glisser-déposer distinct lié à votre événement, en module payant	Constructeur de programme à thématiques multiples, publié en ligne	Non (web mobile)
Ex Ordo	Aucun constructeur de site web	Online Programme Hub	Application basée sur Guidebook vendue séparément, environ 3 500 $ par événement
ConfTool	Aucun constructeur de site web	Programme, thématiques multiples en module payant	Non, l’application tierce Conference4me avec Pro, avec frais d’installation
EasyChair	Pages de congrès générées par Smart Program	Pages de programme générées par Smart Program	Non
Microsoft CMT	Aucun, il vous faut votre propre site	Non indiqué	Non
Cvent	Site Designer, adresse personnalisée ou domaine privé	Gestion du programme et des sessions	Oui, Attendee Hub, sous licence séparée avec Professional
Whova	Modèles, hébergés sur une adresse whova.com ou intégrés à votre site	Programme à thématiques multiples	Oui, l’application Whova
EventsAir	Constructeur de site web, domaine personnalisé en module payant	Constructeur visuel de programme	Oui, applications pour participants et organisateurs incluses

L’application mobile compte plus qu’on le pense pour un congrès scientifique. Les participants y trouvent le programme, les résumés et les affiches le jour même, sur place ou en ligne, s’écrivent pour se rencontrer et reçoivent des notifications push quand une salle change à la dernière minute. Dans Fourwaves, les résumés acceptés alimentent le programme, le site web de l’événement et l’application mobile gratuite sans qu’on ait à retaper un titre ou un auteur, et la messagerie directe est la même boîte de réception sur le site web, la plateforme virtuelle et l’application.

Processus académiques: soumission des résumés et évaluation par les pairs comparées

La soumission des résumés et l’évaluation par les pairs sont la porte d’entrée de nombreuses plateformes de gestion de congrès académiques. La plupart des outils présentés ici offrent des formulaires de soumission personnalisables et l’évaluation à simple ou double aveugle. La différence tient à la profondeur du processus d’évaluation.

EasyChair, Microsoft CMT, ConfTool et COMS offrent les enchères d’évaluateurs, et Microsoft CMT, ConfTool (avec Pro) et EasyChair (avec ses licences Executive et VIP) ajoutent les réfutations des auteurs. Ex Ordo et Fourwaves attribuent les évaluateurs automatiquement selon leur expertise avec une détection intégrée des conflits d’intérêts, et Fourwaves peut offrir des sous-comités par thématique.

Whova et Cvent ont ajouté un module de résumés à leur plateforme événementielle, avec une évaluation plus sommaire. Par exemple, Cvent n’offre qu’une ronde d’évaluation, avec une décision d’acceptation ou de refus.

Si l’appel à communications est votre principale préoccupation, notre logiciel de gestion des résumés détaille les formulaires, l’évaluation et les décisions dans Fourwaves.

Les 10 meilleurs logiciels de gestion de conférence académique

Les 10 outils se divisent en deux groupes: sept conçus pour les congrès académiques, et trois plateformes événementielles que les congrès académiques utilisent aussi. Chaque analyse donne un verdict, les forces, les limites et les prix vérifiés en novembre 2026.

Logiciels de gestion de conférence conçus pour le milieu académique

Les sept logiciels de gestion de conférence conçus pour les congrès académiques sont Fourwaves, COMS, Oxford Abstracts, Ex Ordo, ConfTool, EasyChair et Microsoft CMT. Ils diffèrent surtout par la part de l’événement qu’ils gèrent au-delà des résumés et de l’évaluation, la façon de les configurer et leur prix.

Fourwaves: idéal pour les congrès académiques de toutes tailles qui veulent une seule plateforme

Verdict: la plateforme tout-en-un des congrès académiques, avec la soumission des résumés, les inscriptions, le site web, le programme et une application mobile gratuite, que les organisateurs peuvent configurer eux-mêmes.

Fourwaves est un logiciel de gestion de congrès pour les événements scientifiques, et c’est mon entreprise: lisez cette section en le gardant en tête. Des universités, des sociétés savantes et des organismes de recherche y organisent leurs événements. L’Association géologique du Canada y tient son congrès national, environ 800 participants et 500 résumés, depuis 2022 (étude de cas).

Forces:

• Conçu comme un seul système: le constructeur de site web, le constructeur de programme, l’application mobile et la plateforme virtuelle appartiennent à Fourwaves, alors les données passent de l’un à l’autre et tout a la même apparence. La messagerie directe, par exemple, est la même conversation sur le site web, la plateforme virtuelle et l’application.
• Flexible: les organisations l’utilisent pour les résumés seulement, pour les inscriptions seulement (sept passerelles de paiement, dont TouchNet, avec factures pour les virements), ou pour les deux, des journées scientifiques départementales aux grands congrès académiques.
• Une application mobile gratuite et complète: le seul outil de ce comparatif dont l’application native est gratuite dans tous les forfaits, avec le programme complet, les affiches, un mode hors ligne et la messagerie entre participants.
• Rapide à configurer seul, avec de l’aide au besoin: vous achetez vous-même les forfaits Essentiel et Avancé, le soutien répond par clavardage et par courriel avec un délai médian de première réponse de moins de 5 minutes, et un clavardage IA répond jour et nuit. Les éditions passées restent en ligne gratuitement, et la suivante se crée par clonage.

Limites:

• Aucun module dédié aux panels ou aux propositions de sessions: les panels se recueillent dans le formulaire de soumission, et les détails de leur session s’entrent à la main dans le programme. Les soumissions acceptées, elles, entrent automatiquement dans le programme.
• Aucune enchère d’évaluateurs, où les évaluateurs parcourent les soumissions et choisissent celles qu’ils veulent évaluer. Les évaluateurs sont plutôt associés aux soumissions selon leur thématique et leur expertise, automatiquement ou à la main.
• L’évaluation par les pairs et les attestations commencent au forfait Avancé, et votre propre domaine, l’enregistrement des présences, la gestion des thématiques et les sessions d’affiches virtuelles font partie du forfait Pro.

Prix: gratuit jusqu’à 50 soumissions par année, Essentiel 999 $ USD par année et Avancé 2 599 $ USD par année (899 $ et 2 339 $ avec un engagement de 2 ou 3 ans), Pro sur devis. Tous les forfaits incluent un nombre illimité d’événements et d’inscriptions, sans modules payants, et 3% de frais de service s’appliquent aux paiements par carte (tarification).

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COMS: idéal pour les congrès européens qui paient par module, en euros

Verdict: résumés, inscriptions, programme et application native d’un seul fournisseur européen, chaque module facturé par congrès.

COMS est établi à Korneuburg, en Autriche, héberge ses propres serveurs en Allemagne et soutient les congrès académiques depuis 2008. Je n’y ai pas organisé d’événement. Cette section repose sur sa documentation et sur sa liste de prix publiée.

Forces:

• Des inscriptions versées directement dans votre compte bancaire par Mollie, Stripe, PayPal ou PayFast, avec factures, notes de crédit et remboursements.
• Un constructeur de programme avec sessions parallèles et une application native synchronisée avec le programme.
• L’enregistrement et les attestations de participation sans frais supplémentaires, et une plateforme virtuelle pour les sessions en ligne.

Limites:

• Aucun forfait gratuit, aucun essai et aucune inscription autonome: un site de démonstration partagé exige un mot de passe demandé par formulaire.
• Chaque module est facturé séparément: soumissions, inscriptions, programme interactif et application.
• Aucun domaine personnalisé indiqué pour les pages de contenu.

Prix: frais uniques par congrès, à partir de 530 € pour 100 soumissions, 560 € pour 100 comptes d’inscription, 615 € pour le programme interactif et 1 200 € pour l’application (liste de prix de conference-service.com, novembre 2026). La page d’accueil de COMS offrait l’application gratuitement avec une première commande le 12 novembre 2026.

Oxford Abstracts: idéal pour les congrès qui mettent l’appel à communications au premier plan

Verdict: centré sur la soumission et l’évaluation des résumés, avec les inscriptions dans tous ses forfaits et un site web en module payant, au prix par événement.

Fondé au Royaume-Uni en 2004, Oxford Abstracts a commencé comme outil de gestion des résumés et a ajouté ensuite les inscriptions et un constructeur de site web. Les organisateurs qui comparent Fourwaves le retiennent souvent, parce qu’il vise les mêmes congrès académiques. Je l’ai exploré avec mon propre compte.

Forces:

• Un module de symposium pour les panels et leurs articles, et un module multi-étapes pour une ronde de résumés suivie d’une ronde d’articles complets.
• Les inscriptions dans tous les forfaits, y compris le gratuit, par Stripe, PayPal, Authorize.net ou facture, avec enregistrement par code QR et badges.
• Un forfait gratuit avec soumissions illimitées, et des forfaits payants que vous pouvez acheter sur son site.

Limites:

• Aucune application native: les participants consultent le programme dans un navigateur mobile.
• Le site web se construit dans un éditeur glisser-déposer distinct (builder.oxfordabstracts.com), lié à votre événement et vendu en module payant, et des frais de 2,5% s’appliquent aux revenus d’inscription, plafonnés à 3 750 £ par événement.
• Les modules payants s’additionnent: symposium 850 $, multi-étapes 850 $, attestations 150 $.

Prix: par événement, 890 $ pour la gestion des résumés, 2 290 $ pour le forfait de congrès Standard et 3 450 $ pour le forfait Professional (oxfordabstracts.com/pricing, novembre 2026).

Ex Ordo: idéal pour les comités qui veulent que le fournisseur fasse une partie de la configuration

Verdict: une configuration accompagnée de l’évaluation et des inscriptions, parmi les options les plus chères de ce comparatif.

Ex Ordo, établi à Galway, en Irlande, a commencé par les soumissions et l’évaluation pour les événements savants, puis a ajouté la planification et les inscriptions. Je l’ai testé dans son environnement de démonstration.

Forces:

• Un moteur d’attribution qui associe les évaluateurs selon leur expertise, avec des limites de charge et des règles anti-népotisme.
• Les inscriptions avec types de frais, ateliers et codes de réduction, cartes par Stripe ou PayPal, bons de commande et virements avec factures et notes de crédit.
• Le statut de membre synchronisé depuis Naylor et Novi, et un partenariat de publication des actes avec SPIE.

Limites:

• Aucun accès autonome ni essai: l’équipe configure et teste le processus avec vous.
• Aucun constructeur de site web, et sa documentation ne mentionne pas d’attestations.
• L’application mobile repose sur la technologie de Guidebook et coûte en plus: environ 3 500 $ par événement, selon son équipe de vente.

Prix: sur devis, puisqu’Ex Ordo ne publie aucun prix et le décrit comme établi par événement, avec des options pour plusieurs événements et plusieurs années. Son équipe de vente a chiffré un congrès à 2 000 $ pour 125 soumissions, 3 500 $ pour 250, 5 500 $ pour 500 et 8 000 $ pour 1 000 en juillet 2026, plus 650 $ pour le livre des actes, et un devis de 2023 que nous avons reçu ajoutait 3% de frais de traitement sur les inscriptions en plus des frais de Stripe.

ConfTool: idéal pour les congrès qui ont besoin de l’interface en plusieurs langues

Verdict: une évaluation poussée et des inscriptions solides dans plus de 15 langues, sans site web ni application qui lui soient propres.

ConfTool est conçu à Hambourg, existe depuis 2010 et rapporte plus de 5 000 événements (conftool.net, novembre 2026). Je l’ai exploré avec un vrai compte ConfTool.

Forces:

• Une interface dans plus de 15 langues, jusqu’à quatre par installation avec Pro.
• Les inscriptions avec factures, reçus et accueil sur place, et des paiements par PayPal, Stripe ou d’autres modules de passerelle.
• Les enchères d’évaluateurs, les réfutations et la détection des conflits par courriel, domaine et organisation (Pro).

Limites:

• Aucun accès autonome: la licence Standard gratuite se demande par courriel et s’installe sur votre propre serveur, et Pro exige une offre écrite signée.
• Aucun constructeur de site web, et la seule application est Conference4me, une application tierce avec frais d’installation sur Pro.
• Les programmes à thématiques multiples sont un module payant, et un programme public exige Pro.

Prix: la licence Standard est gratuite sur demande pour les événements non commerciaux de 150 participants ou moins, et elle peut s’installer sur votre propre serveur, sans soutien. Pro est sur devis selon vos besoins et la taille de l’événement (conftool.net, novembre 2026). The Neuro de McGill est passé de ConfTool à Fourwaves pour sa facilité d’utilisation.

EasyChair: idéal pour les comités de programme qui évaluent des articles

Verdict: une évaluation en comité poussée que presque tout le milieu académique a déjà utilisée ou connaît de nom, avec le reste du congrès vendu en extra.

EasyChair est établi à Manchester, au Royaume-Uni, et existe depuis 2002. J’y ai un compte, mais je n’y ai pas organisé de congrès: cette section s’appuie aussi sur les organisateurs avec qui j’ai discuté.

Forces:

• Enchères d’évaluateurs et discussion en comité avec toutes les licences, réfutations des auteurs avec Executive et VIP, et des rôles pour les grands comités de programme.
• Visibilité et publication: Smart CFP publie gratuitement votre appel à communications dans le répertoire public d’EasyChair, Smart Program transforme les articles acceptés en pages de programme du congrès, et la collection EPiC publie vos actes avec des DOI Crossref.
• Un prix par soumission qui reste bas pour les petits appels.

Limites:

• Les inscriptions sont un service payant distinct: Pavel Andreev, professeur titulaire à l’École de gestion Telfer de l’Université d’Ottawa, m’a dit en juillet 2026 qu’EasyChair lui a proposé 400 $ de plus pour le module d’inscription en plus de sa licence, avec des frais totaux de 3,2% sur les paiements.
• Aucune application mobile, aucun constructeur de site web et une interface en anglais seulement.
• Un soutien seulement avec les licences Executive et VIP.

Prix: gratuit jusqu’à 20 soumissions, Professional 3,90 $ par soumission jusqu’à 60, Executive de 6,10 $ à 3,70 $ par soumission selon le volume, et VIP avec des frais d’installation (easychair.org/license_pricing, novembre 2026). Les inscriptions sont un service distinct.

Microsoft CMT: idéal pour une évaluation d’articles gratuite, sans besoin d’inscriptions

Verdict: une évaluation par les pairs gratuite et hébergée, commanditée par Microsoft Research, et rien au-delà.

Microsoft CMT (Conference Management Toolkit) est un système de gestion de conférence hébergé destiné « aux évaluations par les pairs académiques et scientifiques seulement », commandité par Microsoft Research, qui rapporte plus de 12 000 congrès depuis son passage à l’infonuagique (cmt3.research.microsoft.com, novembre 2026). Je ne l’ai pas utilisé comme organisateur: cette section repose sur sa documentation.

Forces:

• Gratuit pour tous, avec des soumissions illimitées.
• L’attribution automatique des évaluateurs selon les domaines, les enchères et des scores d’appariement, plus les méta-évaluateurs, les réfutations et le dépôt des versions finales.
• La détection des conflits par domaine de courriel et selon les déclarations des auteurs.

Limites:

• Aucune inscription, aucun paiement, aucun site web et aucune application: la documentation précise qu’il ne gère pas les frais ni la logistique du congrès.
• Un président doit avoir une adresse courriel universitaire en vigueur, et chaque édition exige un nouveau site demandé au plus un an à l’avance, avec jusqu’à 72 heures de mise en place.
• Le site web du congrès doit afficher une mention de CMT, et le soutien passe uniquement par des billets.

Prix: gratuit, Microsoft assumant tous les frais (cmt3.research.microsoft.com, novembre 2026).

Plateformes événementielles que les congrès académiques utilisent aussi

Cvent, Whova et EventsAir sont des logiciels de gestion d’événements conçus pour les planificateurs d’événements d’entreprise, de salons professionnels et d’associations, avec un module de résumés ajouté aux inscriptions, aux sites web et aux applications. Ils conviennent aux événements avec une lourde logistique sur place, mais la configuration passe par le fournisseur et les prix sont sur devis.

Cvent: idéal pour les organisations qui gèrent de nombreux événements d’entreprise

Verdict: d’excellents outils d’inscription, d’application et de logistique sur place à grande échelle, trop lourds et trop dépendants de la configuration par le fournisseur pour un congrès académique autonome.

Cvent, établi à Tysons Corner, en Virginie, rapporte plus de 34 000 clients (cvent.com, novembre 2026).

Forces:

• Un concepteur de site web par glisser-déposer qui offre beaucoup de souplesse.
• Session Snapshot, une nouvelle fonctionnalité que l’équipe de vente de Cvent m’a montrée: d’un geste, les 40 à 60 secondes précédentes et les 20 secondes suivantes d’une présentation deviennent un titre et un résumé générés par IA. Comme participant à des congrès, je vois bien à quel point c’est utile.
• De solides outils sur place: l’application d’enregistrement OnArrival, le suivi des présences et l’impression de badges sur place.

Limites:

• La gestion des résumés est un module payant avec une seule ronde d’évaluation et sans détection des conflits d’intérêts, et Cvent la remplace par « Call for Content », en bêta depuis novembre 2026.
• L’application est sous licence séparée avec le forfait Professional.
• Aucun prix publié, et une interface complexe qui exige beaucoup de formation et d’accompagnement: son équipe m’a dit en novembre 2026 qu’un premier événement prend au moins trois semaines à configurer.

Prix: sur devis, avec un forfait Professional (modules sous licence un par un) ou Enterprise. Un appel de vente en novembre 2026 a donné 8,75 $ par soumission pour 400 soumissions, combiné à d’autres modules.

Whova: idéal pour les événements en présentiel axés sur le réseautage

Verdict: une application pour participants axée sur l’engagement (ludification, mise en relation, agenda hors ligne), avec une gestion des résumés qui rattrape encore son retard.

Whova, une entreprise d’applications événementielles de San Diego, rapporte plus de 50 000 événements (whova.com, novembre 2026). J’ai créé un événement test avec mon propre compte.

Forces:

• Des outils d’engagement dans l’application: agendas personnels, ludification et réseautage, avec l’agenda consultable hors ligne.
• Des inscriptions avec des frais publiés, les paiements hors ligne avec reçus, l’enregistrement par code QR, l’impression de badges et des attestations.
• Les soumissions acceptées se synchronisent au programme comme sessions.

Limites:

• La gestion des résumés a des plafonds de soumissions par niveau (500, 1 000 et 2 000, whova.com, novembre 2026), des alertes de conflits d’intérêts seulement avec Enterprise et aucun livre des résumés.
• Le site web de l’événement est sur une adresse whova.com ou intégré au vôtre par iframes.
• Un essai exige d’abord une démo.

Prix: sur devis par événement selon le nombre de participants, plus 3% du prix du billet et 0,99 $ par billet payant sur les inscriptions (whova.com, novembre 2026).

EventsAir: idéal pour les agences qui organisent de nombreux types d’événements

Verdict: une plateforme événementielle complète pour les agences et les équipes événementielles d’entreprise, vendue et configurée par le fournisseur.

EventsAir est conçu par Centium Software dans le Queensland, en Australie, actif depuis 1990, et vend aux organisateurs professionnels de congrès et aux agences, aux entreprises, aux associations, à l’enseignement supérieur et aux gouvernements (eventsair.com, novembre 2026). Je ne l’ai pas utilisé: cette section repose sur son site web, sa documentation et des vidéos YouTube.

Forces:

• Les inscriptions, un constructeur de site web, un constructeur visuel de programme et des applications natives pour participants et organisateurs dans une seule licence.
• La logistique sur place: enregistrement par borne, au comptoir ou sur mobile, et impression de badges sans frais supplémentaires.
• Les résumés avec attribution automatique des évaluateurs par thème, évaluation à l’aveugle et plusieurs étapes d’évaluation, ainsi que des événements virtuels et hybrides natifs.

Limites:

• Aucun prix publié, et des spécialistes vous consultent avant l’achat.
• Les paiements passent par EventsAir Pay avec des frais de traitement supplémentaires, et les autres passerelles sont un module payant.
• Les domaines personnalisés sont un module payant, et la gestion des conflits d’intérêts n’est pas indiquée.

Prix: sur devis pour les forfaits Single, Multi et Enterprise, facturés en licence mensuelle (eventsair.com/pricing, novembre 2026).

Événements virtuels et hybrides: l’engagement des participants comparé

La plupart des congrès académiques ont lieu en présentiel aujourd’hui, et les événements virtuels et hybrides sont minoritaires, mais des groupes internationaux organisent encore des sessions d’affiches virtuelles et des présentations diffusées en direct pour garder l’engagement des personnes qui ne peuvent pas se déplacer.

Fourwaves inclut une plateforme virtuelle et des liens de diffusion en direct dans tous les forfaits, ainsi que des sessions d’affiches virtuelles avec conversations vidéo intégrées. COMS et EventsAir ont leurs propres plateformes virtuelles, et Cvent et Whova ajoutent la diffusion en direct et le réseautage à leurs applications. Oxford Abstracts et Ex Ordo ont aussi une plateforme virtuelle pour les participants en ligne, avec des liens de diffusion en direct. ConfTool, EasyChair et Microsoft CMT laissent le volet virtuel à d’autres outils.

Si un format hybride compte pour vous, testez-le avec une vraie session avant de vous engager: c’est là que les plateformes diffèrent le plus.

Quel logiciel de gestion de conférence pouvez-vous configurer vous-même?

Fourwaves est le seul logiciel de gestion de conférence de ce comparatif dont le forfait gratuit se démarre depuis son site web, sans formulaire de demande ni appel avec un vendeur, en novembre 2026. Les congrès académiques sont souvent organisés par des bénévoles qui ont un emploi à temps plein: démarrer en un après-midi et obtenir une réponse du soutien en quelques minutes fait une vraie différence.

Oxford Abstracts et EasyChair ont des options gratuites qui passent par un formulaire ou une approbation, Microsoft CMT est gratuit mais exige une demande, une adresse courriel universitaire et jusqu’à 72 heures, et la licence gratuite de ConfTool se demande par courriel et s’installe sur votre propre serveur. Ex Ordo, COMS, Cvent, Whova et EventsAir commencent par une démo ou un appel de vente, et Ex Ordo et Cvent configurent l’événement avec vous.

Les délais de réponse du soutien diffèrent aussi: Fourwaves répond par clavardage et par courriel dans tous les forfaits avec un délai médian de première réponse de moins de 5 minutes, plus un clavardage IA jour et nuit, Cvent et EventsAir offrent un soutien 24 heures sur 24, Ex Ordo répond de 9 h à 18 h (heure de Greenwich), COMS par courriel ou Zoom, et Microsoft CMT uniquement par billets.

Combien coûte un logiciel de gestion de conférence académique?

Un logiciel de gestion de conférence académique coûte de rien à plusieurs milliers de dollars par événement, en novembre 2026, avant les frais d’inscription et le traitement des paiements. Quatre des 10 outils publient leurs prix (Fourwaves, COMS, Oxford Abstracts et EasyChair), Microsoft CMT est gratuit, et les autres sont sur devis.

Quel logiciel de gestion de conférence est gratuit?

Les options gratuites prennent trois formes: Microsoft CMT pour l’évaluation seulement, des forfaits gratuits avec limites et l’hébergement sur votre propre serveur. Fourwaves est gratuit jusqu’à 50 soumissions par année avec un nombre illimité d’événements et d’inscriptions, le site web, le programme et l’application. Oxford Abstracts a un forfait gratuit pour les soumissions et les inscriptions, EasyChair une licence gratuite jusqu’à 20 soumissions, et ConfTool une licence Standard gratuite pour les événements non commerciaux de 150 participants ou moins, sur votre propre serveur.

Par événement, par soumission ou par année: quel modèle de tarification choisir?

Les logiciels de gestion de conférence sont tarifés par événement (COMS, Oxford Abstracts, Ex Ordo, ConfTool Pro, Whova), par soumission (EasyChair), par année (Fourwaves) ou en licence mensuelle (EventsAir), et Cvent établit un devis par module. Les frais sur les revenus d’inscription s’ajoutent au prix: Oxford Abstracts prend 2,5%, Whova 3% plus 0,99 $ par billet, Ex Ordo 3% plus les frais de Stripe (devis de 2023), et Fourwaves 3% de frais de service sur les paiements par carte seulement. Comme le forfait annuel de Fourwaves inclut un nombre illimité d’événements, il couvre aussi plusieurs événements: les ateliers et les journées scientifiques qu’une organisation tient pendant l’année ne coûtent rien de plus.

Prix des logiciels de gestion de conférence académique comparés

Logiciel	Option gratuite	Modèle de tarification	Prix de départ (USD sauf indication)
Fourwaves	Forfait gratuit, jusqu’à 50 soumissions par année, événements et inscriptions illimités	Annuel, événements illimités, aucun module payant	999 $ par année (Essentiel), 2 599 $ (Avancé), 899 $ et 2 339 $ avec un engagement de 2 ou 3 ans, Pro sur devis
COMS	Aucune	Par congrès, par module	530 € pour 100 soumissions, 560 € pour 100 inscriptions, application à partir de 1 200 €
Oxford Abstracts	Forfait gratuit pour les soumissions et les inscriptions	Par événement, plus modules payants et 2,5% des revenus d’inscription	890 $ par événement (gestion des résumés), 2 290 $ et 3 450 $ (forfaits de congrès), modules payants de 150 $ à 850 $
Ex Ordo	Aucune	Par événement, sur devis	2 000 $ (125 soumissions) à 8 000 $ (1 000), plus environ 3 500 $ pour l’application et 650 $ pour le livre des actes (ventes, juillet 2026)
ConfTool	Licence Standard gratuite, petits événements non commerciaux, sur votre serveur	Par événement: frais de base plus frais par participant (Pro)	Sur devis
EasyChair	Licence gratuite, jusqu’à 20 soumissions	Par soumission, inscriptions en extra	3,90 $ par soumission (Professional, jusqu’à 60), Executive de 6,10 $ à 3,70 $
Microsoft CMT	Gratuit	Commandité par Microsoft Research	0 $, évaluation seulement
Cvent	Aucune	Sur devis, par module	Sur devis
Whova	Essai après une démo	Par événement, selon le nombre de participants, plus des frais par billet	Sur devis, plus 3% et 0,99 $ par billet payant
EventsAir	Aucune	Licence mensuelle	Sur devis

Comment j’ai comparé chaque logiciel de gestion de conférence

Fourwaves est mon entreprise et l’un des 10 outils de cette liste: chaque affirmation de ce comparatif suit la méthode ci-dessous.

• Essais: j’ai testé 6 des 10 outils, 5 avec mes propres comptes (Fourwaves, Oxford Abstracts, EasyChair, ConfTool et Whova) et Ex Ordo dans son environnement de démonstration, et j’ai pris plusieurs des captures d’écran moi-même.
• Recherche: pour COMS, Microsoft CMT, Cvent et EventsAir, je me suis appuyé sur les sites web, la documentation et les listes de prix des fournisseurs, vérifiés de nouveau le 12 novembre 2026.
• Organisateurs et fournisseurs: j’ai discuté avec des organisateurs qui utilisent ces outils et les prix non publiés viennent des équipes de vente des fournisseurs et des devis qu’ils nous ont envoyés, chacun daté dans le texte. Les prix rapportés par des organisateurs sont indiqués comme tels.
• « Non indiqué » dans les tableaux signifie que le site web et la documentation du fournisseur n’en parlent pas, et non que la fonctionnalité est absente. Les montants sont en dollars américains sauf indication contraire.

J’ai comparé les 10 outils sur les fonctionnalités clés qui préoccupent les organisateurs de congrès académiques, 6 questions tirées de près de 15 ans à concevoir un logiciel de gestion de conférence et des congrès que j’ai organisés pendant mon doctorat:

• A-t-il été conçu pour les congrès académiques, ou adapté à eux? Cela se voit dans l’expérience des processus propres au milieu académique, comme les décisions prises à partir des évaluations.
• Gère-t-il les inscriptions et les paiements comme une université ou une société savante en a besoin? Les événements académiques doivent parfois passer par les services financiers de l’université, qui utilisent des passerelles de paiement précises, et ont souvent besoin de paiements sur facture et de virements bancaires.
• Est-il bien intégré verticalement? Inclut-il un constructeur de site web, publie-t-il un programme et inclut-il une application mobile, sans assembler plusieurs outils ou travailler avec plusieurs fournisseurs?
• Quelle est la profondeur de la soumission des résumés et de l’évaluation par les pairs? Les congrès académiques ont besoin d’outils adaptés à leurs appels à résumés, à leurs appels d’articles et à leurs processus d’évaluation.
• Un comité bénévole peut-il le configurer, et à quelle vitesse le soutien répond-il? Les organisateurs d’événements académiques sont des gens occupés dont ce n’est pas le métier à temps plein: l’outil doit être rapide à configurer et facile à utiliser.
• Pouvez-vous prévoir le coût total avant de signer? Une tarification qui varie beaucoup selon l’usage (un coût par inscription, par exemple) complique le budget, surtout pour un congrès qui revient chaque année sur la même plateforme.

Quand un autre outil convient mieux, je le dis. Je tiens ce comparatif à jour au fil des changements des fournisseurs, et sa dernière mise à jour date de novembre 2026.

Quel logiciel de gestion de conférence académique choisir?

Le bon logiciel de gestion de conférence académique dépend de la part de l’événement qu’il doit gérer, de votre envie de le configurer vous-même et du besoin de prévoir le prix.

• Les universités, sociétés savantes, associations et organismes de recherche qui veulent tout leur congrès académique sur une seule plateforme, des journées scientifiques départementales aux grands congrès académiques: Fourwaves.
• Un congrès européen qui paie par module, en euros: COMS.
• Un appel à communications centré sur les panels, les inscriptions ensuite: Oxford Abstracts ou Ex Ordo.
• Un comité qui a besoin de sa propre langue (autre que le français ou l’anglais): ConfTool.
• Un comité de programme qui évalue des articles, avec les inscriptions gérées ailleurs: EasyChair, ou Microsoft CMT gratuitement.
• Une agence événementielle ou une équipe événementielle d’entreprise qui organise de nombreux types d’événements: EventsAir ou Cvent, et Whova quand le réseautage passe en premier.

Après près de 15 ans dans ce domaine, j’ai appris que « le meilleur » est toujours une question de compromis. Pour tester Fourwaves avec votre prochain congrès, créez votre événement gratuitement ou réservez une démo.