L’application de congrès que vous n’avez pas à créer

Une application de congrès est aussi appelée application événementielle, application mobile d’événement, application pour congrès, application d’assemblée annuelle ou application de conférence, et application de congrès scientifique quand elle est conçue pour les événements de recherche. Les applications vendues à part, comme Whova, Guidebook, EventMobi et Sched, s’achètent et se paient séparément des outils de gestion des résumés et des inscriptions sur lesquels le congrès fonctionne déjà. Ex Ordo, par exemple, offre l’application Guidebook à environ 3 500 $ US par événement, selon une soumission que nous avons reçue (comparatif Fourwaves: meilleurs logiciels de gestion de congrès).

L’application Fourwaves est l’application native officielle des événements hébergés sur Fourwaves. Elle est incluse avec chaque événement, dans tous les forfaits, et le programme, les présentations et le répertoire des participants que l’organisateur a déjà publiés sur le site web de l’événement apparaissent automatiquement dans l’application. Il n’y a donc aucun contenu d’application à maintenir. L’application est gratuite sur iOS (16.6 ou plus récent) et Android, en français et en anglais, et une seule installation couvre tous les événements auxquels un participant assiste sur Fourwaves.

• Programme complet. Chaque session avec sa salle, son heure, sa thématique et sa description, et les présentations qu’elle contient. Les participants parcourent par jour, filtrent par thématique et cherchent par conférencier ou mot-clé.
• Diffusions en direct. Pour les sessions virtuelles et hybrides, les participants ouvrent le lien de diffusion de la session depuis l’application, comme ils le feraient depuis le site web de l’événement.
• Mon agenda. Les participants ajoutent des sessions et des présentations individuelles. L’accueil de l’événement montre les sessions en cours et celles qui suivent.
• Matériel de présentation. Affiches, diapositives PowerPoint, images et vidéos téléversées par les auteurs à la soumission s’ouvrent depuis la page de la présentation, à côté du résumé et de la liste des auteurs.
• Liste des participants. Noms, affiliations, biographies et photos tirés du répertoire des participants de l’événement, avec recherche, pour le réseautage avant, pendant et après les sessions.
• Votes. Les participants votent pour les présentations qu’ils ont aimées, et le compte s’affiche sur la page de la présentation.
• Accès hors ligne. Le programme, l’agenda et les résumés restent disponibles sans connexion et se resynchronisent à son retour.
• Synchronisation en direct. Les changements faits dans le tableau de bord Fourwaves rejoignent l’application à sa prochaine synchronisation, et l’application se synchronise toutes les 5 minutes, de sorte que le programme sur le site web, sur la plateforme virtuelle et dans l’application est toujours la même version.

1. Publiez votre programme. Créez vos sessions dans l’éditeur de programme, glissez-y les présentations acceptées et publiez. L’application affiche le même programme que votre site web.
2. Partagez les liens de téléchargement. Ajoutez les liens App Store et Google Play à votre site web, à votre courriel de confirmation et à votre courriel de rappel.
3. Les participants ouvrent leur événement. Ils installent l’application, se connectent avec l’adresse courriel utilisée à l’inscription et trouvent leur événement: le programme, leur agenda, la liste des participants et les fichiers des présentations sont sur leur téléphone. L’événement est conservé sur l’appareil pour l’utilisation hors ligne.
4. Mettez à jour comme d’habitude. Tout changement à une session, une salle ou un présentateur dans le tableau de bord rejoint chaque téléphone à la prochaine synchronisation de l’application, en moins de 5 minutes. Rien à republier.

Les participants qui assistent à plusieurs événements sur Fourwaves dans l’année gardent une seule application et passent d’un événement à l’autre.

Quand un organisateur change l’heure d’une session, une salle ou un présentateur, le site web et la plateforme virtuelle se mettent à jour immédiatement et l’application récupère le changement à sa prochaine synchronisation, et l’application se synchronise toutes les 5 minutes, de sorte que les participants ont toujours la version à jour. Les participants sans connexion conservent la dernière version synchronisée et reçoivent les changements dès qu’ils se reconnectent. Une présentation retirée est marquée comme retirée dans l’application, comme dans le programme en ligne et dans le prochain livret exporté.

Les applications événementielles générales comme Whova, Cvent Attendee Hub, Bizzabo et EventMobi offrent une application personnalisée par événement, avec bannières de commanditaires, sondages en direct, jeux, sondages de rétroaction et fonctions de réseautage conçues pour les salons et les événements corporatifs. C’est le bon outil pour une exposition et la mauvaise forme pour un symposium de 200 affiches, où les participants doivent trouver un résumé précis, le lire, ouvrir l’affiche et savoir qui présente.

L’application Fourwaves est conçue pour le second cas. Chaque présentation porte son résumé, ses auteurs, leurs affiliations et les fichiers téléversés, parce qu’elle provient du flux de soumission de résumés et d’évaluation par les pairs de la même plateforme; les sessions imbriquent les présentations comme le fait un programme scientifique, et la liste des participants est le répertoire même de l’événement. Comme l’application est partagée par tous les événements hébergés sur Fourwaves plutôt que construite par événement, il n’y a aucune soumission aux magasins d’applications, aucuns frais de construction et rien à maintenir pour les organisateurs. Les plateformes événementielles générales vendent les soumissions de résumés, l’évaluation par les pairs et les sessions d’affiches virtuelles en modules payants quand elles les offrent, alors que Fourwaves inclut les trois dans tous les forfaits, avec l’application.

1. Reprend-elle le programme que vous avez déjà bâti? Si l’application est séparée de vos outils de résumés et de programme, quelqu’un retape l’horaire et chaque changement deux fois. Dans Fourwaves, le programme publié apparaît automatiquement dans l’application.
2. Montre-t-elle les résumés, affiches et diapositives par présentation? Les participants d’un congrès choisissent les présentations par résumé, pas par titre de session. Fourwaves joint les fichiers de chaque auteur à sa présentation.
3. Fonctionne-t-elle hors ligne? Les centres de congrès et les sous-sols universitaires perdent le réseau. Fourwaves conserve l’événement sur le téléphone et se resynchronise au retour de la connexion.
4. Combien coûte l’application? Les applications événementielles générales sont facturées par participant ou par événement, et le module Guidebook offert par Ex Ordo coûte environ 3 500 $ US par événement, selon une soumission que nous avons reçue. L’application Fourwaves est incluse dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit.
5. Suit-elle la taille de l’événement? Fourwaves héberge des événements allant d’une journée scientifique de 30 soumissions à un congrès multipiste évalué par les pairs de 2 000 soumissions, sur le même éditeur de programme et la même application.
6. Les participants doivent-ils installer une nouvelle application à chaque événement? Fourwaves est une seule application native pour tous les événements de la plateforme: les participants qui vont à plusieurs congrès par année l’installent une fois. Le soutien aux organisateurs vient de la même équipe qui soutient le reste de la plateforme, avec un premier délai de réponse médian de moins de 5 minutes.

Fourwaves ne facture aucuns frais par participant et aucun module à acheter, contrairement aux applications événementielles facturées par participant ou par événement, et le soutien aux organisateurs est inclus dans tous les forfaits. Les prix des forfaits et leur contenu sont sur la page de tarification.