UT Austin a révolutionné la gestion de son forum de recherche avec Fourwaves
Le College of Natural Sciences de l'UT Austin organise chaque année un Forum de recherche de premier cycle dynamique qui attire environ 1 000 participants. En adoptant Fourwaves, le collège a éliminé les tracas administratifs, simplifié les soumissions étudiantes et créé une expérience en ligne professionnelle et conviviale.
Forum annuel de recherche de premier cycle
Enseignement supérieur – University of Texas at Austin, College of Natural Sciences
Plus de 1,000 participants et 400 présentateur.trices
Le Forum de recherche de premier cycle de l'UT Austin : Célébrer l’investigation scientifique
Le Forum de recherche de premier cycle du College of Natural Sciences de l'UT Austin est un événement annuel prestigieux mettant en valeur la recherche novatrice dirigée par les étudiants. Avec plus de 1,000 participants incluant 600 étudiants présentant 400 projets de recherche distincts, l’événement favorise les liens entre les étudiants, les anciens, le corps professoral et les partenaires internationaux. Initialement de plus petite envergure, le forum a évolué pour adopter un modèle hybride combinant présentiel et virtuel afin de mieux servir une audience variée et étendue.
Notre forum offre aux étudiants une plateforme essentielle pour présenter leurs recherches à leurs pairs, au corps professoral, aux anciens et aux partenaires internationaux. C’est un événement très enrichissant pour toute notre communauté.
Gestionnaire de programme, College of Natural Sciences, UT Austin
Le défi: Surmonter les outils de gestion fragmentés
Auparavant, l’organisation du forum reposait sur des logiciels de sondage comme Qualtrics pour les inscriptions et les soumissions de résumés, ainsi que sur d'autres outils numériques tels qu'Airtable pour la gestion des affiches virtuelles. Cette approche fragmentée exigeait des mises à jour manuelles, la fusion de plusieurs feuilles de calcul et des communications constantes avec les étudiants, créant une charge de travail supplémentaire pour l’équipe d’organisation.
De plus, il était difficile de maintenir une section d'affiches virtuelles attrayante et intuitive, ce qui nuisait à l'expérience des participants à distance et des anciens désirant s’engager avec le contenu scientifique.
Notre système précédent était très manuel et chronophage. Les étudiants demandaient souvent des modifications, ce qui nous forçait à gérer en permanence des feuilles Excel et des bases de données complexes.
Gestionnaire de programme, College of Natural Sciences, UT Austin
Fourwaves: Une gestion centralisée et intuitive pour les événements académiques
Après avoir exploré plusieurs solutions, l’équipe de l'UT Austin a choisi Fourwaves pour ses fonctionnalités robustes, notamment sa gestion spécialisée des affiches virtuelles. Fourwaves proposait une approche intégrée, combinant efficacement l'inscription, la gestion des soumissions, le site web de l’événement et les présentations virtuelles en une seule plateforme cohérente.
Fourwaves a simplifié la gestion avec une interface intuitive, permettant aux étudiants et aux administrateurs de mettre à jour eux-mêmes leurs soumissions. Maggie et son équipe ont particulièrement apprécié l’apparence professionnelle des galeries d’affiches virtuelles de Fourwaves, saluées par les participants pour leur clarté. La solution permettait aussi aux étudiants de mettre à jour leurs présentations jusqu’au jour de l’événement.
Fourwaves centralise tout et facilite la gestion. La création automatique d’une galerie d’affiches en ligne professionnelle est une fonctionnalité remarquable qui nous fait gagner un temps précieux.
Gestionnaire de programme, College of Natural Sciences, UT Austin
Autres avantages de Fourwaves :
- Téléversement instantané de fichiers: Mises à jour en temps réel, permettant une meilleure exactitude et pertinence des présentations.
- Autonomie administrative complète: Mises à jour rapides et autonome du site web sans passer par les services de l’université.
- Formation et intégration rapides: Peu d’instructions requises, facilitant la prise en main par les employés étudiants et les nouveaux membres du personnel.
- Soutien technique fiable: Support réactif et améliorations basées sur les retours d’utilisateurs.
L’autonomie offerte par Fourwaves est un véritable atout. Nous pouvons adapter rapidement le contenu de l’événement et répondre efficacement aux besoins des étudiants.
Gestionnaire de programme, College of Natural Sciences, UT Austin
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Perspectives: Croissance continue et cohérence améliorée
Fort de cette expérience positive, le College of Natural Sciences de l'UT Austin a signé un contrat pluriannuel avec Fourwaves afin d'assurer la cohérence et l'amélioration continue du forum. Le personnel, les juges et les étudiants familiers avec la plateforme faciliteront une gestion plus fluide et une meilleure qualité globale.
L'université explore également l’utilisation de Fourwaves dans d'autres départements de recherche, preuve de la polyvalence et de l'efficacité de la plateforme.
À propos du College of Natural Sciences de l’University of Texas at Austin
Le College of Natural Sciences de l’University of Texas at Austin est un établissement de premier plan dédié à la découverte scientifique et à l’enseignement. Il offre des programmes réputés en biologie, chimie, informatique, mathématiques et physique. Engagé dans l’innovation, le collège propose à ses étudiants des opportunités de recherche transformatrices et un environnement d’apprentissage collaboratif. Sa communauté dynamique de chercheurs est en tête des efforts pour relever les défis mondiaux grâce à la science et à la technologie.