Optimiser le temps des académiques: récit d'un événement complexe géré en solo
Avec 260 inscrits et plus de 200 soumissions à gérer, les organisateurs d’EPIP 2025 ont orchestré un processus complexe derrière les coulisses. Découvrez comment grâce à Fourwaves, une seule organisatrice a pu gérer le tout tout en maintenant l'excellence académique.
Association internationale, indépendante, interdisciplinaire et à but non lucratif regroupant des chercheurs.
Faciliter l'échange de recherches de haute qualité, de meilleures pratiques et de perspectives intersectorielles.
La gestion a été effectuée par une seule personne permettant de préserver le temps des académiques.
La conférence annuelle de l’European Policy for Intellectual Property (EPIP) occupe une place unique dans le paysage académique.
Contrairement aux événements destinés exclusivement aux chercheurs, l’EPIP accorde une importance égale au rassemblement d’universitaires, de praticiens, de décideurs politiques et de professionnels qui abordent la propriété intellectuelle sous des angles très différents. Le résultat est une conférence où la rigueur de la recherche doit coexister avec la pertinence concrète et l'impact sur les politiques publiques.
Pour la 20e édition de la conférence annuelle de l’EPIP, qui s’est tenue en 2025 à l’Université d’Anvers, cet équilibre était au cœur de la définition du succès. L'objectif n'était pas simplement d'attirer un grand volume de soumissions, mais de construire un programme reflétant à la fois l'excellence académique et la diversité des perspectives. Parvenir à ce mélange a nécessité une orchestration minutieuse, bien avant l'arrivée du premier participant sur place.
Quand les objectifs ambitieux rencontrent les réalités opérationnelles
Cette vision ambitieuse s'est rapidement transformée en une réalité opérationnelle exigeante: 218 soumissions, 160 propositions de présentations orales, et un processus de révision et de planification en plusieurs étapes qui laissait peu de place à l'erreur.
Il faut préciser que l’organisatrice était seule et avait d’autres tâches à gérer que la conférence. Les soumissions devaient être évaluées par près de 30 experts, évaluées équitablement, acceptées ou refusées, puis regroupées en sessions thématiques cohérentes et pertinentes pour un public diversifié.
Avec des centaines de soumissions, le fait de tout centraliser au même endroit était essentiel pour rester organisé et éviter les erreurs.
Gestionnaire de recherche, University of Antwerp
Une grande partie de ce travail s'est déroulée en coulisses, mais exigeait une attention constante. L'attribution des évaluateurs, le suivi des évaluations complétées et la certitude qu'aucune soumission n'était oubliée lors de l'allocation des sessions ont créé un réseau dense d'interdépendances.
À cette échelle, s'appuyer sur des outils déconnectés ou un suivi manuel aurait introduit des risques inutiles: évaluations manquantes, conflits de versions ou erreurs ne faisant surface qu'à la dernière minute.
Fourwaves: Mettre de l'ordre dans le chaos
Fourwaves est devenu la colonne vertébrale opérationnelle de la conférence en consolidant chaque étape du processus de travail dans un système unique.
Plus de 200 soumissions devaient être évaluées par deux experts indépendants. Le système d’attribution automatique de Fourwaves a permis de réaliser cette tâche sans faille.
Aussi, à mesure que les révisions progressaient, la visibilité sur l’état des évaluations s'est avérée critique. Les organisateurs pouvaient immédiatement voir quelles évaluations étaient terminées, lesquelles nécessitaient une relance et où se situaient les lacunes potentielles.
Fourwaves permet de visualiser facilement chaque évaluateur, leur charge de travail et l’état d’avancement de leurs évaluations.
Au moment de passer des décisions d'acceptation à la création des sessions, cette même structure a permis d'allouer efficacement les articles aux sessions tout en préservant la cohérence thématique, sans avoir recours à des fichiers Excel externes.
Plutôt que d'éliminer entièrement le stress, la plateforme a offert quelque chose de plus précieux: de la clarté. Lorsque des questions survenaient, l'équipe pouvait rapidement déterminer si un problème provenait d'une saisie de l'organisateur ou d'une action du participant, ce qui leur permettait de répondre avec confiance plutôt qu'avec incertitude.
Filtrer les soumissions et les évaluations par catégorie ou par statut a été une véritable bouée de sauvetage à chaque étape du processus.
Gestionnaire de recherche, University of Antwerp
En plus de gérer les résumés, les évaluations par les pairs et la création des sessions, l'organisatrice a créé et publié un site web pour l'événement et mis en place un système d'inscription et de paiement pour plus de 260 participants. Le tout, sans accroc grâce à Fourwaves.
Organisez-le de manière plus efficace et offrez un événement plus mobilisateur
Protéger le temps des universitaires là où il compte le plus
L'un des résultats les moins visibles, mais les plus significatifs de l'utilisation d'un système de gestion de conférence structuré, a été la redistribution de l'effort.
En permettant à une seule organisatrice de gérer seule une grande partie de la charge de travail opérationnelle, Fourwaves a réduit la nécessité de solliciter les membres du comité académique pour résoudre des problèmes logistiques.
Ce changement précis a modifié la répartition du travail au sein de l'équipe. Il a permis aux chercheurs et aux évaluateurs de se concentrer sur la substance intellectuelle de la conférence (évaluer la qualité de la recherche, orienter les discussions et préparer des échanges constructifs), plutôt que de naviguer dans les frictions administratives.
À mesure que le nombre de soumissions augmentait, le maintien de cette séparation entre le jugement académique et l'exécution opérationnelle est devenu de plus en plus important.
Fourwaves m'a permis de gérer la conférence en grande partie par moi-même, sans avoir à impliquer mes collègues chercheurs dans la logistique.
Gestionnaire de recherche, University of Antwerp
Projets futurs: Faire croître les événements à venir sans complexité ajoutée
Pour l'avenir, l'équipe organisatrice de l'EPIP considère la gestion centralisée des conférences comme essentielle pour pérenniser et développer l'événement. Des tableaux de bord clairs affichant le nombre de soumissions, les inscriptions et les revenus financiers ont facilité la communication quotidienne avec les parties prenantes académiques et simplifié la surveillance du budget.
Alors que les attentes en matière de transparence, de rapportage et d'efficacité continuent de croître, disposer d'un système fiable réduit la dépendance aux processus manuels et diminue le nombre d'erreurs à mesure que les conférences prennent de l'ampleur.
Pour l'EPIP, cette fondation permet de moins se concentrer sur la gestion de crises et davantage sur le peaufinage de l'expérience de la conférence elle-même, pour un meilleur engagement des participants.
À propos de l'association European Policy for Intellectual Property
Fondée en 2001, l'association European Policy for Intellectual Property est une société savante internationale indépendante dédiée à l'avancement de la recherche et du dialogue sur le droit et les politiques de propriété intellectuelle.
Outre sa conférence annuelle, l'EPIP soutient la formation doctorale, des ateliers spécialisés et des initiatives collaboratives qui relient la recherche académique à l'industrie, au gouvernement et aux institutions publiques à travers l'Europe et au-delà.