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Gérez les passerelles de paiement universitaires de vos événements

Les services financiers connectent leurs passerelles de paiement et décident qui y a accès. Les départements y lient leurs événements en quelques clics, sans mobiliser de ressources de l’université.

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Tableau de bord des finances de Fourwaves listant quatre passerelles de paiement universitaires sur TouchNet uPay, Stripe, Global Payments et Moneris, chacune déléguée à des départements, partagée par code, ou les deux
Ils nous font confiance, aux États-Unis et au Canada

Comment fonctionnent les passerelles de paiement universitaires dans Fourwaves

Les services financiers configurent leurs passerelles une seule fois, puis chaque événement du campus s’y connecte facilement.

Les finances connectent

Connectez autant de passerelles de paiement que nécessaire chez 7 fournisseurs différents, puis choisissez quels organisateurs d’événements y ont accès sur le campus.

Les organisateurs lient leur événement

Les organisateurs se connectent de façon autonome ou demandent l’accès par un processus d’approbation simple et personnalisable.

Les paiements se concilient facilement

Les participants paient sur la passerelle de l’université, les fonds sont déposés dans son compte marchand et les finances concilient le tout à partir d’un seul export.

Pour les services financiers

Centralisez, contrôlez et conciliez chaque paiement

Votre service détient les passerelles et fixe les règles. Les départements gèrent leurs propres événements, et chaque paiement revient avec les codes dont vous avez besoin pour l’imputer.

Toutes les passerelles et tous les événements au même endroit

Connectez autant de passerelles de paiement que nécessaire à l’organisation des finances, chez l’un des sept fournisseurs pris en charge. Une seule liste montre chaque événement lié à chaque passerelle, dans tous les départements, avec son statut.

Liste des événements liés aux passerelles de paiement de l’université dans Fourwaves, de la Faculté des sciences, des Études supérieures et des Relations avec les diplômés, avec les statuts lié, en attente d’approbation et approuvé

Déléguez une passerelle, partagez son code, ou les deux

Déléguez une passerelle aux groupes qui l’utilisent régulièrement et ont besoin d’autonomie. Les autres, comme les événements ponctuels, peuvent utiliser le code de partage et être approuvés manuellement. Une même passerelle peut faire les deux à la fois.

Une passerelle Global Payments dans Fourwaves déléguée à trois départements universitaires et partagée par un code de partage en même temps

Approuvez les demandes, avec une trace de chaque décision

Chaque demande manuelle arrive avec le formulaire rempli. Acceptez-la ou renvoyez-la avec une demande de correction. Aucun paiement n’a lieu avant votre approbation, et chaque décision indique qui l’a prise et quand.

Demande par code de partage pour une passerelle Moneris en attente d’approbation, avec le code de projet, le centre de coûts et les boutons pour accepter ou demander une correction

Conciliez à partir d’un seul export

Le rapport des transactions couvre toutes les passerelles et tous les départements, filtrable par passerelle et par organisation. L’export Excel ajoute les données du formulaire de demande à chaque paiement et remboursement, pour que chaque ligne aille au bon projet et au bon centre de coûts.

Export Excel des transactions listant des paiements d’événements sur des passerelles Stripe, Authorize.Net et Worldline avec le centre de coûts de chaque événement

Sécurité et conformité pour les finances universitaires

Les revues des finances et des TI posent les quatre mêmes questions sur les paiements des événements. Voici les réponses courtes.

Les fonds vont dans votre compte marchand

Les paiements des participants vont directement à la passerelle que détient l’université. Fourwaves ne détient jamais de fonds, il n’y a donc aucun versement à attendre.

Les données de carte restent chez votre passerelle

Votre passerelle conforme à la norme PCI DSS traite chaque paiement par carte. Avec TouchNet, les payeurs entrent leur carte sur la page uPay hébergée par l’université.

Les identifiants restent aux finances

Les départements délégués voient une passerelle en lecture seule et ne voient jamais ses clés ni ses identifiants de site. Chaque département ne voit que ses propres événements et transactions.

Données hébergées au Canada

Les données des participants sont hébergées à Montréal, au Canada, et une entente de traitement des données est disponible pour votre revue.

Pour les organisateurs d’événements

Encaissez vos paiements d’événements sans aller-retour

Vos services financiers ont déjà connecté les passerelles. Vous choisissez simplement une passerelle pour laquelle vous êtes approuvé et ouvrez les inscriptions en toute autonomie.

Connectez votre événement en quelques clics

Dans les paramètres de paiement de votre événement, choisissez une passerelle que vos services financiers ont déléguée à votre département, ou entrez le code de partage qu’ils vous ont donné. Aucun compte marchand à ouvrir, aucune clé API à copier, aucun billet aux TI.

Lire le guide de configuration
Paramètres de paiement d’un événement dans Fourwaves listant les passerelles Stripe et TouchNet uPay disponibles pour un département, avec l’option d’entrer un code de partage

Donnez aux finances ce qu’il leur faut, une seule fois

Le formulaire de demande de connexion demande le code de projet, le centre de coûts ou le code de remboursement dont vos services financiers ont besoin. Vous le remplissez une fois par événement, et personne ne vous relance par courriel pour un numéro de compte une fois les paiements reçus.

Formulaire de demande de connexion à une passerelle TouchNet uPay avec un code de projet et un centre de coûts remplis par l’organisateur

Laissez les participants payer par carte sur la passerelle de l’université

Les participants paient par carte de crédit sur la passerelle de l’université, directement dans le formulaire d’inscription. Les reçus et les factures sont envoyés automatiquement, et vous voyez qui a payé en temps réel.

Découvrir notre logiciel d’inscription aux congrès
Étape de paiement d’une inscription dans Fourwaves avec une inscription complète et un atelier pour un total de 425 $, payés par carte de crédit

Envoyez cette page aux services financiers de votre université

Les services financiers veulent savoir où va l’argent, qui approuve quoi et comment tout se concilie. Cette page répond à tout.

Voici comment Fourwaves connecte les événements de notre campus aux passerelles de paiement de l’université: https://fourwaves.com/fr/passerelles-de-paiement-universitaires/

La confiance des services financiers et des organisateurs universitaires

Des services financiers et des organisateurs d’événements d’universités aux États-Unis et au Canada gèrent leurs inscriptions et leurs paiements sur Fourwaves.

La plateforme a considérablement réduit le temps passé sur la conciliation bancaire. Ça me prend 10 fois moins de temps qu'avant.
Michelle Dufour - Service des finances, Université Laval
Michelle Dufour

Service des finances, Université Laval

Fourwaves est facile à utiliser tant pour les organisateurs d'événements que pour les équipes financières, et toutes les informations nécessaires pour la comptabilité et la conciliation sont centralisées en un seul endroit.
Stéphanie Boucher

Université de Sherbrooke

Fourwaves est incroyablement simple et organisé. Les tâches administratives, comme le traitement des remboursements, étaient exceptionnellement faciles à gérer. C'est une excellente plateforme.
Kenji Sugioka, PhD - UBC
Kenji Sugioka, PhD

UBC

Nous utilisions quatre systèmes d'inscription différents. Maintenant, nous avons tout consolidé avec Fourwaves. Tout est devenu tellement plus simple.
Rhanee Palma - Opérations et événements, UC Davis
Rhanee Palma

Opérations et événements, UC Davis

Nous avons été très satisfaits de Fourwaves ! L'interface était simple d'utilisation, et les participants ont apprécié l'aspect professionnel. L'équipe de support était exceptionnelle, réactive, serviable et toujours prête à nous aider. Nous utiliserons Fourwaves sans hésiter pour nos prochains événements.
Jason Blomquist - Boise State University
Jason Blomquist

Boise State University

Nous avions prévu une salle de soutien technique, mais personne n’en a eu besoin: la plateforme a simplement fonctionné. C’est un plaisir de travailler avec Fourwaves.
Randy Gollub, MD, PhD - Harvard Medical School
Randy Gollub, MD, PhD

Harvard Medical School

Nous utilisons Fourwaves pour les inscriptions et il a été bien accueilli par les participants et ses fonctionnalités ont été utiles pour organiser nos données d'inscription. Nous apprécions toute l’aide que Fourwaves a continué de nous apporter.
Navroop Gosal

McMaster University

Questions fréquentes

Déléguer une passerelle de paiement dans Fourwaves donne à un département un accès permanent: ses événements se connectent à la passerelle dès que l’organisateur le décide, sans étape d’approbation. Donner le code de partage d’une passerelle permet à n’importe quel organisateur de demander l’accès pour un événement, et cet événement a besoin de l’approbation des services financiers avant que les paiements puissent commencer. Une même passerelle peut être déléguée et partagée par code.

Les services financiers d’une université peuvent connecter autant de passerelles de paiement que nécessaire à Fourwaves, de fournisseurs différents et pour des comptes marchands différents. Chaque passerelle a son nom, sa devise par défaut, son formulaire de demande et ses règles d’accès. Les finances voient chaque passerelle dans leur tableau de bord, avec chaque événement lié et chaque transaction.

Fourwaves prend en charge sept fournisseurs de passerelles de paiement pour les événements universitaires: TouchNet uPay, Stripe, PayPal, Moneris, Global Payments, Authorize.Net et Worldline (anciennement Bambora). Les services financiers peuvent connecter autant de passerelles de ces fournisseurs que nécessaire, et chacune fonctionne avec la délégation, les codes de partage et le formulaire de demande de connexion.

Un organisateur connecte un événement à la passerelle de paiement de l’université dans Fourwaves à partir des paramètres de paiement de l’événement: il choisit une passerelle déléguée à son organisation, ou entre un code de partage reçu des services financiers. Les finances peuvent exiger un formulaire, par exemple pour recueillir des codes comptables. Une passerelle déléguée se connecte dès l’envoi du formulaire, et une demande par code de partage attend l’approbation des finances. L’organisateur ne manipule jamais d’identifiants marchands, de clés API ni d’identifiants de site.

Les services financiers d’une université gardent le contrôle des paiements d’événements dans Fourwaves en choisissant, passerelle par passerelle, quelles organisations connectent leurs événements de façon autonome et lesquelles ont d’abord besoin d’une approbation. Ils connectent leurs passerelles et gèrent leurs paramètres de partage dans un seul tableau de bord. Chaque événement qui se connecte peut devoir remplir le formulaire de demande de connexion de la passerelle (code de projet, centre de coûts, configuration des taxes). Les événements des organisations déléguées se connectent immédiatement, alors que ceux connectés avec le code de partage attendent l’approbation des finances avant de pouvoir percevoir un paiement. Les départements délégués ne voient que leurs propres événements et transactions, alors que les finances voient chaque événement et transaction sur leurs passerelles.

Une équipe des finances concilie les paiements d’événements dans Fourwaves à partir d’un seul rapport de transactions qui couvre tous les événements liés à ses passerelles. Chaque paiement et remboursement apparaît avec le nom de l’organisation et de l’événement. Le rapport se filtre par passerelle de paiement, par événement ou par organisation. L’export Excel joint les données du formulaire de demande de connexion (code de projet, centre de coûts) à chaque transaction, ce qui l’associe au bon budget sans échange de courriels avec chaque département.

Les paiements sur Fourwaves sont traités par une passerelle de paiement que détient l’organisateur ou son établissement, jamais par un compte Fourwaves. Les organisateurs connectent leur propre compte de passerelle (comme Stripe ou PayPal), ou utilisent une passerelle institutionnelle que les services financiers de leur université ont connectée à Fourwaves. Les paiements des participants vont directement à cette passerelle, et les fonds sont déposés dans le compte marchand de l’organisateur ou de l’université.

Les paiements par carte sur Fourwaves sont traités par la passerelle de l’université, conforme à la norme PCI DSS, comme TouchNet, Stripe ou Moneris, et Fourwaves ne détient jamais de fonds: les paiements sont déposés directement dans les comptes marchands de l’université. Les finances contrôlent les accès. Les données des participants sont hébergées à Montréal, au Canada, et une entente de traitement des données est disponible.

Déployer Fourwaves sur le campus ne demande aucun projet informatique. Fourwaves est une plateforme hébergée qui fonctionne dans le navigateur, il n’y a donc rien à installer. Les services financiers connectent leurs passerelles de paiement une fois, puis les départements créent eux-mêmes leurs comptes et leurs événements et les connectent à une passerelle, et l’équipe de soutien de Fourwaves aide les organisateurs à configurer leurs événements. Tout a été conçu pour réduire au minimum l’implication des TI et des finances, ce qui diminue les coûts et rend les organisateurs d’événements plus autonomes, tout en gardant le contrôle.

Fourwaves peut s’intégrer au système financier d’une université, comme Workday, et l’intégration est définie et mise en place dès le début du partenariat. Fourwaves dispose aussi d’une API publique qui récupère les données de chaque événement: champs de formulaire, données d’inscription et de soumission, et programme complet. La documentation se trouve à api.fourwaves.com/documentation.

En savoir plus sur les passerelles de paiement universitaires

Qu’est-ce que la délégation de passerelle de paiement pour les événements universitaires?

La délégation de passerelle de paiement permet aux services financiers d’une université de laisser les départements recevoir les paiements de leurs événements sur les comptes marchands de l’établissement, sans leur remettre les identifiants de la passerelle. Dans Fourwaves, les services financiers connectent leurs passerelles de paiement une seule fois dans leur propre tableau de bord, puis donnent l’accès passerelle par passerelle: les organisations à qui une passerelle a été déléguée y lient directement leurs événements, sans intervention des finances. Les autres organisateurs peuvent demander l’accès avec un code de partage public que les finances approuvent.

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Des départements ou des groupes ont parfois leurs propres comptes marchands, y traitent régulièrement les paiements de plusieurs événements et ont besoin d’autonomie pour y connecter leurs événements. En même temps, les finances doivent garder l’accès pour la conciliation bancaire et la vérification.

Un département délégué n’a jamais accès aux clés secrètes, aux identifiants de site ni aux jetons API. Le département ou l’organisation ne voit que ses propres événements et transactions, alors que les services financiers voient chaque événement et chaque transaction de la passerelle.

Comment fonctionnent les passerelles de paiement universitaires dans Fourwaves?

Les passerelles de paiement universitaires fonctionnent en cinq étapes dans Fourwaves, de la connexion de la passerelle par les services financiers jusqu’au dépôt du paiement dans le compte marchand de l’université. Les finances font les deux premières étapes une seule fois, et les organisateurs répètent la troisième pour chaque événement.

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  1. Les finances connectent une ou plusieurs passerelles. Dans l’organisation des finances, les administrateurs peuvent connecter autant de passerelles de paiement que nécessaire et donner à chacune un nom distinct, par exemple « Passerelle centrale » ou « Faculté de médecine ».
  2. Les finances décident qui utilise chaque passerelle. Elles délèguent une passerelle à une ou plusieurs organisations sur Fourwaves par invitation courriel et peuvent donner le code de partage de la passerelle à d’autres organisateurs. Une même passerelle peut utiliser les deux méthodes.
  3. L’organisateur lie l’événement. Dans les paramètres de paiement de l’événement, l’organisateur choisit une passerelle déléguée dans sa liste ou entre un code de partage, puis remplit le formulaire de demande de connexion préparé par les finances (facultatif): code de projet, centre de coûts, code de remboursement, etc.
  4. Les finances approuvent les demandes par code de partage, s’il y en a. Les événements liés par délégation se connectent immédiatement. Les événements liés par code de partage attendent que les finances acceptent la demande ou la renvoient avec une demande de correction.
  5. Les participants paient et les finances concilient. Les participants paient par carte sur la passerelle de l’université, les fonds sont déposés dans le compte marchand de l’université, et les finances exportent chaque transaction avec les données du formulaire de demande.

Une même passerelle de paiement peut-elle être déléguée et partagée par code en même temps?

Une même passerelle de paiement Fourwaves peut être déléguée à des départements et utilisée par code de partage en même temps, ce qui rend la configuration souple. La plupart du temps, les finances délèguent à chaque faculté son propre compte marchand et les organisateurs se connectent aux passerelles centrales avec le code de partage, mais une seule passerelle peut être utilisée des deux façons.

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Les finances peuvent aussi connecter autant de passerelles que nécessaire et fixer les règles d’accès passerelle par passerelle: un site TouchNet uPay délégué à quatre facultés et partagé par code, un compte Stripe délégué seulement à la Faculté de médecine, une boutique Moneris ouverte seulement par code de partage. Une passerelle peut être déléguée à plusieurs organisations, et chaque invitation de délégation est un lien à usage unique qui expire après 30 jours.

Le formulaire de demande de connexion s’applique à chaque événement de la passerelle, délégué ou non, et les finances recueillent donc les mêmes champs comptables dans les deux cas. Seule l’étape d’approbation change.

Quelles passerelles de paiement Fourwaves prend-il en charge pour les universités?

Fourwaves prend en charge sept fournisseurs de passerelles de paiement pour les événements universitaires: TouchNet uPay, Stripe, PayPal, Moneris, Global Payments, Authorize.Net et Worldline (anciennement Bambora). Fourwaves est un partenaire TouchNet Ready, et chaque fournisseur fonctionne avec la délégation, les codes de partage et le formulaire de demande de connexion.

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Chaque fournisseur se connecte avec ses propres identifiants, entrés une seule fois par les finances et jamais montrés aux organisateurs: TouchNet avec l’URL TLink, l’URL du site uPay et l’identifiant du site uPay; Moneris avec le Store ID, l’API Token et le Tokenization ID; Global Payments avec un App ID et une App Key; Worldline (Bambora) avec un identifiant de marchand et une clé API; Authorize.Net avec un identifiant de connexion API, une clé de transaction et une clé client publique. Stripe et PayPal se connectent par leur propre site.

Chaque passerelle a une devise par défaut.

Qui approuve la connexion d’un événement à une passerelle universitaire?

Les services financiers approuvent la connexion d’un événement à une passerelle universitaire seulement quand l’organisateur a utilisé un code de partage. Les événements des départements à qui la passerelle est déléguée se connectent sans étape d’approbation. Dans Fourwaves, l’approbation est une simple acceptation ou un refus: les finances révisent le formulaire de demande de connexion, s’il pose des questions, et peuvent demander des corrections, par exemple quand les codes comptables fournis ne sont pas les bons.

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Quand une demande par code de partage arrive, les finances sont avisées, lisent le formulaire de demande (code de projet, centre de coûts, code de remboursement et, dans les établissements québécois, l’UBR), puis l’acceptent ou la renvoient avec le statut « correction requise » et un court message. L’organisateur modifie et soumet de nouveau jusqu’à l’approbation, et reçoit un courriel une fois la demande acceptée.

Chaque décision indique qui l’a prise et quand, ce qui donne aux auditeurs une trace de chaque événement jusqu’à la personne qui l’a ouvert aux paiements.

Comment les services financiers concilient-ils les paiements des événements de tous les départements?

Les services financiers concilient les paiements des événements de tous les départements dans Fourwaves à partir d’un seul rapport des transactions, qui couvre chaque passerelle qu’ils détiennent et chaque organisation à qui ils l’ont déléguée. Le rapport se filtre par date, par passerelle ou par organisation (département). L’export Excel ajoute à chaque paiement et remboursement les données du formulaire de demande de connexion, comme le code de projet et le centre de coûts, ainsi que le nom de l’événement.

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Comme les champs comptables sont recueillis à la connexion de chaque événement, un paiement n’arrive jamais sans sa ligne budgétaire, et les finances associent chaque transaction à son projet et à son centre de coûts sans échange de courriels avec chaque département. Les champs qui portent le même libellé court d’une passerelle à l’autre, par exemple « Code comptable », sont regroupés dans une seule colonne de l’export.

Michelle Dufour, au Service des finances de l’Université Laval, affirme que la conciliation bancaire lui prend maintenant dix fois moins de temps qu’avant. Lisez comment le service des finances de l’Université Laval concilie les paiements des événements et comment l’équipe des finances de l’Université de Sherbrooke a remplacé les virements bancaires manuels.

Fourwaves détient-il l’argent des paiements des événements universitaires?

Fourwaves ne détient jamais l’argent des paiements des événements universitaires: les paiements des participants passent par la passerelle de l’université, sont déposés directement dans son compte marchand et ne passent jamais par Fourwaves. Il n’y a aucun versement de Fourwaves à attendre, et les fonds arrivent selon le calendrier de règlement habituel de la passerelle.

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Les données de carte sont traitées par la passerelle, qui assume la conformité PCI DSS. Avec TouchNet, par exemple, les participants entrent leur carte sur la page uPay hébergée par l’université, et les données de carte ne parviennent jamais à Fourwaves. L’université demeure le marchand officiel.

Les données des participants sont hébergées à Montréal, au Canada, et une entente de traitement des données est disponible.