Comment McMaster Online CBT Training a simplifié la gestion de ses ateliers avec Fourwaves
Publié le 30 mai 2026
La gestion d'ateliers professionnels se complique lorsque les inscriptions, les paiements, les tarifs réduits, les communications et la production de rapports vivent à différents endroits. Depuis sa migration vers Fourwaves au début de 2024, McMaster Online CBT Training a centralisé son flux de travail, réduit le travail administratif manuel et gagné du temps, tout en prenant en charge ses ateliers de TCC virtuels et sa Journée annuelle de la recherche et de l'érudition.
Ateliers de perfectionnement professionnel virtuels et événements de recherche universitaire
Département universitaire
Simplifier la gestion d'événements, centraliser les inscriptions et les paiements, réduire le travail administratif manuel, améliorer la communication avec les inscrits et s'adapter à l'évolution des besoins au fil du temps.
McMaster Online CBT Training gère ses ateliers virtuels et sa Journée annuelle de la recherche et de l’érudition sur Fourwaves.
À propos de McMaster Online CBT Training
McMaster Online CBT Training, ou MOCT, fait partie du Département de psychiatrie et de neurosciences comportementales de l’Université McMaster. L’équipe organise des ateliers de perfectionnement professionnel virtuels, animés par des instructeurs, sur un éventail de sujets liés à la thérapie cognitivo-comportementale, à l’intention des professionnels de la santé et des services sociaux.
Même pour des ateliers virtuels, il reste beaucoup à gérer: les inscriptions, les paiements, les catégories de tarifs et toutes les communications qui les entourent.
En plus de sa programmation d’ateliers, le département organise aussi une Journée de la recherche et de l’érudition. Cet événement nécessite un ensemble d’outils différent, dont les soumissions de résumés, l’évaluation des résumés et une gestion plus avancée des codes promotionnels pour les paiements.
Le défi: coordonner les inscriptions, les paiements et la logistique des ateliers
Avant Fourwaves, le processus de gestion d’événements reposait sur trop d’outils distincts et d’étapes manuelles.
Les inscriptions, les paiements et la logistique de l’événement étaient gérés au moyen de différents systèmes, et les flux d’inscription comme de paiement étaient peu technologiques. Cela se traduisait par plus de temps passé à recouper des dossiers, plus de suivis auprès des inscrits et plus de place à l’erreur.
L’un des principaux points de friction consistait à s’assurer que les informations d’inscription correspondaient aux informations de paiement. L’équipe devait aussi faire un suivi auprès des personnes qui s’étaient inscrites sans avoir payé, tout en vérifiant manuellement les preuves d’inscription envoyées par courriel pour les participants admissibles au tarif apprenant.
C'était un système fonctionnel, mais pas efficace. Une trop grande partie du travail reposait sur des échanges de paperasse qui pouvaient facilement s'accumuler.
Coordonnatrice de programme, Département de psychiatrie et de neurosciences comportementales, Université McMaster
Fourwaves: consolider et simplifier la gestion d’événements universitaires
MOCT a commencé à utiliser Fourwaves en janvier 2024 pour simplifier et regrouper les composantes de la gestion d’événements.
Pour l’équipe, le plus grand avantage a été de réunir des parties clés du flux de travail dans une seule plateforme de gestion d’événements conçue spécifiquement pour les équipes scientifiques. Au lieu de gérer les inscriptions, les paiements et les communications dans des outils distincts, elle dispose maintenant d’une configuration plus centralisée, plus facile à exploiter et à entretenir.
Ce changement a rendu la planification plus structurée dès le départ. Il a aussi créé une expérience plus professionnelle pour les participants en leur offrant un seul endroit pour s’inscrire et payer.
Comment Fourwaves soutient la planification d’événements au quotidien
Pour McMaster Online CBT Training, certaines des fonctionnalités les plus utiles sont celles qui retirent de la friction des tâches courantes.
L’équipe peut facilement exporter les données d’inscription et de transactions dans un format uniforme, ce qui facilite grandement la production de rapports et le rapprochement. Elle peut aussi envoyer des courriels aux inscrits en groupe directement depuis la plateforme Fourwaves, plutôt que de gérer ces communications une à une au moyen d’un fournisseur de courriel distinct.
Ces fonctionnalités ont un réel impact sur le quotidien. Utiliser un logiciel événementiel conçu pour ce type de travail a simplifié l’administration et libéré du temps, surtout lors de l’analyse des données d’atelier et de la gestion des tâches récurrentes.
Fourwaves continue aussi d’enrichir son ensemble de fonctionnalités au fil du temps. Annalee a cité la génération de certificats comme exemple d’une fonctionnalité qui pourrait faciliter encore davantage la planification d’événements.
« C’est rassurant d’utiliser une plateforme qui ne cesse de s’améliorer et qui peut nous accompagner à mesure que nos événements évoluent. »
Fourwaves pour les paiements et les flux de travail financiers
La plateforme a aussi aidé sur le plan financier.
Depuis que les finances de McMaster ont approuvé Fourwaves, l’équipe a pu économiser sur les frais de virement bancaire et accéder plus rapidement aux fonds grâce à son intégration Moneris. Les paiements sont devenus plus fluides à l’interne, et certaines des inefficacités liées à l’ancienne configuration ont été réduites.
Un accès plus rapide aux fonds et des frais de transfert réduits ont fait une réelle différence de notre côté.
Coordonnatrice de programme, Département de psychiatrie et de neurosciences comportementales, Université McMaster
Utiliser Fourwaves pour d’autres événements universitaires
McMaster utilise aussi Fourwaves différemment pour sa Journée de la recherche et de l’érudition.
Alors que les ateliers de TCC reposent surtout sur les inscriptions, les paiements et les communications, la Journée de la recherche fait appel à des fonctionnalités supplémentaires comme les soumissions de résumés, l’évaluation des résumés et une gestion plus robuste des codes promotionnels.
« La flexibilité de Fourwaves fait partie de ce qui rend la plateforme utile au département. Elle convient parfaitement à l’administration simple d’ateliers et peut aussi prendre en charge des formats d’événements plus universitaires sans forcer l’équipe à adopter un autre logiciel. »
Pourquoi McMaster recommande Fourwaves
Annalee recommanderait Fourwaves à d’autres départements et organisateurs de McMaster.
Cela tient en partie à la flexibilité de la plateforme. Elle prend en charge une grande variété de besoins en matière d’événements universitaires, y compris des fonctionnalités qui ne sont pas nécessaires pour chaque atelier aujourd’hui, mais qui pourraient le devenir avec le temps. Puisque la plateforme est conçue en pensant aux conférences et aux événements universitaires, elle semble parfaitement adaptée au milieu universitaire.
L’équipe a aussi apprécié le soutien et l’accompagnement reçus de Fourwaves, surtout pendant la transition initiale. Tout aussi important, elle apprécie le fait que la plateforme continue d’évoluer, même si elle n’utilise pas toutes les fonctionnalités pour le moment.
La combinaison de la flexibilité, du soutien et de l'amélioration continue en a fait une plateforme facile à adopter.
Coordonnatrice de programme, Département de psychiatrie et de neurosciences comportementales, Université McMaster
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