Comment six sociétés de malherbologie gèrent leurs congrès annuels sur Fourwaves
Publié le 04 nov. 2026
La Weed Science Society of America (WSSA) et cinq sociétés régionales de malherbologie et de plantes envahissantes gèrent leurs congrès annuels sur Fourwaves: soumission de résumés en plusieurs étapes, inscriptions et paiements. Eric Gustafson gère la WSSA par l'intermédiaire d'Interactive Management, Inc. (IMI), une société de gestion d'associations. Une seule plateforme pour toutes les sociétés simplifie les congrès conjoints, permet aux responsables du programme de cloner le congrès précédent (de 80 à 120 heures de préparation à presque rien) et fait économiser à la WSSA plus de 25 % de ses heures administratives.
Congrès annuels de sociétés savantes jusqu'à 900 participants, et congrès conjoints entre sociétés
De 500 à 900 participants et de 400 à 600 résumés au congrès annuel de la WSSA; sept ou huit congrès par année sur Fourwaves; la préparation d'un responsable du programme passe de 80 à 120 heures à presque rien
Sociétés savantes gérées par une société de gestion d'associations (IMI)
Un seul système de résumés et d'inscriptions pour toutes les sociétés, une continuité d'un responsable du programme bénévole au suivant, et moins de travail administratif.
Le site web du congrès annuel de la Western Society of Weed Science, l’un des six congrès de sociétés gérés sur Fourwaves chaque année.
La Weed Science Society of America (WSSA) et cinq sociétés régionales utilisent Fourwaves pour recueillir leurs résumés, gérer les inscriptions et aussi traiter les paiements de leurs congrès annuels.
Eric Gustafson, qui gère la WSSA, explique comment une seule plateforme a simplifié les congrès conjoints, réduit les heures administratives et redonné du temps aux responsables du programme bénévoles.
Qui gère les congrès de la WSSA
Eric Gustafson est président-directeur général et propriétaire d’Interactive Management, Inc. (IMI), une société de gestion d’associations du Colorado qui gère plusieurs sociétés savantes. Il a une expérience en gestion des espèces envahissantes qui l’aide à suivre les recherches que ces sociétés présentent.
Au total, six sociétés de malherbologie et de plantes envahissantes gèrent leurs congrès annuels sur Fourwaves:
- Weed Science Society of America (WSSA)
- North Central Weed Science Society
- Northeastern Weed Science Society
- Southern Weed Science Society
- Western Society of Weed Science
- Aquatic Plant Management Society
Ensemble, les six sociétés tiennent sept ou huit congrès par année sur Fourwaves, et prévoient le même nombre pour 2027.
À quoi ressemble un congrès annuel de malherbologie
Un congrès annuel de la WSSA attire de 500 à 900 participants et de 400 à 600 résumés, selon le lieu. Les congrès régionaux sont un peu plus petits.
Les participants sont des professeurs titulaires, des professionnels de l’industrie venus des entreprises membres commanditaires, des directeurs de département, des doyens et des étudiants aux cycles supérieurs, le public typique des congrès scientifiques. Beaucoup d’entre eux organisent aussi les événements comme bénévoles.
Ces congrès ont trois objectifs principaux:
- Le réseautage. Les gens se rencontrent en personne pour parler de l’industrie et de leurs recherches.
- La présentation des recherches. Chaque présentation figure dans les actes et sur le CV du présentateur, ce dont les étudiants aux cycles supérieurs, les postdoctorants et les professeurs adjoints ont parfois besoin pour faire avancer leur carrière.
- La reconnaissance de l’excellence. Des prix, des bourses et des commandites soulignent le travail des membres. La WSSA a ajouté la présentation à diapositive unique, un exposé oral de cinq minutes qui apprend aux chercheurs en début de carrière à aller droit au but.
Des chercheurs présentent leurs travaux au congrès annuel 2026 de la Western Society of Weed Science à Tucson. Photo: Andre Lucas Simoes Araujo.
Pourquoi la WSSA est passée de Confex à Fourwaves
La WSSA a d’abord utilisé un système de soumission de résumés créé par son développeur web. Quand ce système a atteint ses limites, la WSSA a évalué et essayé d’autres plateformes, dont Confex et Omnipress. « On pensait vraiment que ce serait un bon choix, et ça n’a pas fonctionné », dit Eric.
Une personne membre de la Western Society of Weed Science a ensuite raconté à quel point Fourwaves était simple à utiliser, et la WSSA a choisi Fourwaves sans refaire d’évaluation.
Aux sociétés qui hésitent à changer, Eric répond clairement: « On s’habitue aux choses qu’on n’aime pas de sa plateforme actuelle, et changer semble souvent un fardeau. Passer à Fourwaves n’a pas été un obstacle du tout. »
La soumission de résumés en plusieurs étapes: le titre d’abord, le résumé et la présentation ensuite
Les sociétés de malherbologie recueillent chaque soumission en trois étapes sur Fourwaves, et les auteurs reviennent chaque fois à la même soumission:
- Titre et auteurs. Les auteurs soumettent d’abord un titre et une liste d’auteurs, pour que les responsables du programme puissent commencer tôt à planifier le programme imprimé et numérique.
- Résumé. Les auteurs reviennent plus tard ajouter leur résumé.
- Présentation. À l’approche du congrès, les présentateurs téléversent leurs diapositives ou leur affiche.
Le processus de soumission du résumé est très simple pour nos gens: ils n'ont qu'à copier et coller le résumé de leurs travaux.
Secrétaire exécutif, Weed Science Society of America (WSSA)
Les étudiants aux cycles supérieurs indiquent aussi leur directeur de recherche, qui est avisé dès que son nom est associé à une soumission. Le même logiciel de gestion des résumés gère ce processus pour les six sociétés.
Des congrès conjoints sur un seul système de résumés et d’inscriptions
Le plan stratégique de la WSSA prévoit plus de congrès conjoints avec les sociétés régionales, parce qu’un congrès conjoint épargne aux participants une semaine de déplacement et les coûts qui viennent avec. La WSSA a tenu son congrès avec la Société canadienne de malherbologie à Vancouver en 2025, et les sociétés du Centre-Nord et du Nord-Est se réunissent ensemble en décembre 2026.
Avant Fourwaves, un congrès conjoint voulait dire copier des données de différentes plateformes, parfois deux versions de la même, dans un seul programme. Des détails se perdaient en chemin, parfois toutes les candidatures aux prix d’une région.
Maintenant, chaque société utilise le même système de résumés et le même système d’inscriptions. Dans un congrès conjoint:
- IMI voit à quelle société appartient chaque personne inscrite et la place dans la bonne catégorie.
- Chaque société garde son identité et ses propres prix.
- Les comités des prix vérifient que chaque candidature est arrivée dans le bon concours.
Avoir tous nos groupes alignés sur Fourwaves rend les congrès conjoints extrêmement simples. On est tous sur le même système de résumés et le même système d'inscriptions, alors c'est beaucoup plus facile pour nous de gérer tous ces milliers de détails.
Secrétaire exécutif, Weed Science Society of America (WSSA)
Un seul compte d’un congrès à l’autre, et des paiements versés au PayPal de chaque société
Beaucoup de membres régionaux assistent aussi au congrès de la WSSA chaque année. « Ils créent leur compte une fois et s’inscrivent aux différents congrès », dit Eric.
Les paiements d’inscription vont directement dans le compte PayPal de chaque société, et la plupart des sociétés régionales en ont déjà un. « Les paiements par Fourwaves ont été très simples pour tous les groupes qu’on gère », ajoute Eric.
De 80 à 120 heures à presque 0 pour les responsables du programme
Les sociétés ont de nouveaux responsables du programme bénévoles chaque année. Au lieu d’apprendre un nouveau système, chacun clone l’événement de l’année précédente. « C’est un bouton, et tout est fait », dit Eric.
Avec notre plateforme précédente, un responsable du programme passait de 80 à 120 heures juste à essayer de monter le congrès. Maintenant, ça ne lui prend presque plus de temps.
Secrétaire exécutif, Weed Science Society of America (WSSA)
La courbe d’apprentissage diminue chaque année. Les notes que chaque responsable laisse au suivant se résument maintenant à changer la date, le titre et le lieu. Pour des bénévoles qui travaillent déjà 50 ou 60 heures par semaine dans leur emploi à temps plein, ce temps retrouvé est ce qui garde le bénévolat raisonnable.
Plus de 25 % d’heures administratives en moins
Eric estime qu’avec Fourwaves, l’administration de la WSSA économise plus de 25 % de ses heures. « La réduction du stress est considérable », ajoute-t-il.
Du soutien pour les responsables du programme qui en sont à leur première fois
Les participants qui rencontrent un problème utilisent le bouton d’aide et l’assistant de clavardage, et leurs commentaires ont été très positifs.
Les responsables du programme comptent aussi sur les humains qui offrent le soutien. « Aussi bon que soit le robot de soutien, le suivi d’une vraie personne est très apprécié et très précieux, surtout pour nos responsables du programme qui le font pour la première fois », dit Eric.
Deux exemples:
- Jonathan, de Fourwaves, a montré à l’équipe comment inscrire plusieurs personnes dans une même transaction en gardant les renseignements de chacune ensemble.
- Cette année, deux organisateurs de la WSSA ont travaillé avec Ruxi pour ajuster leur configuration selon les leçons de l’an dernier.
La suite: l’application mobile, et d’autres groupes sur Fourwaves
Eric a hâte d’utiliser l’application mobile Fourwaves. Il veut s’en servir pour la WSSA et la présenter aux responsables du programme du congrès conjoint du Centre-Nord et du Nord-Est en décembre 2026.
IMI fait aussi migrer ses autres groupes vers Fourwaves, parce que les responsables du programme et des séances y trouvent leur travail beaucoup plus facile:
- Un groupe utilise encore Microsoft CMT parce que l’outil est familier et gratuit. « Gratuit n’est jamais gratuit », dit Eric.
- Un nouveau client recueille titres et résumés dans des feuilles de calcul. C’est trop pour un seul bénévole, et les données restent sur l’ordinateur portable d’une seule personne, où l’équipe d’IMI ne peut ni les voir ni soutenir le congrès.
Le mot d’Eric aux autres directions de sociétés savantes
Eric voit la gestion d’associations comme un métier de service: servir les membres, la direction et les sociétés qui paient IMI pour le faire. Le service est son premier argument pour Fourwaves, et il dit qu’il y a très peu de choses que l’équipe n’aime pas.
Le service qu'on reçoit de Fourwaves dépasse de loin tout ce qu'on a connu avec n'importe quelle autre plateforme. On adore, on l'utilise, et on essaie d'y amener d'autres de nos groupes. Et on ne gère pas une ou deux sociétés ici, on en gère plusieurs.
Secrétaire exécutif, Weed Science Society of America (WSSA)
Réservez un appel de 15 minutes et nous vous montrerons comment les sociétés gèrent résumés, inscriptions et paiements sur une seule plateforme, année après année.
À propos de la Weed Science Society of America
La Weed Science Society of America est une société professionnelle sans but lucratif fondée en 1956 pour promouvoir la recherche, l’enseignement et la vulgarisation sur les mauvaises herbes et les plantes envahissantes. Quatre sociétés régionales (Centre-Nord, Nord-Est, Sud et Ouest) et l’Aquatic Plant Management Society tiennent leurs propres congrès annuels, parfois conjointement avec la WSSA.