Mise en place rapide d'événement hybride

Contexte

L'Organisation pour la cartographie du cerveau humain (OHBM) prévoyait sa première réunion annuelle hybride qui rassemblerait des milliers de chercheurs du monde entier.

L'événement serait ancré par un événement traditionnel en personne à Glasgow, en Écosse, avec des diffusions en direct et une session d'affiches virtuelle pour les participants de 49 pays sur 6 continents.

À seulement 12 semaines de l'événement, en raison d'une série d'événements malheureux, l'équipe de planification a dû trouver un nouveau logiciel pour faciliter les composantes virtuelles et hybrides de leur événement sans nuire aux éléments en personne.

Le problème

Migrer toutes leurs données d'inscription et de soumission vers une nouvelle plateforme en un temps si limité semblait être une tâche impossible. Randy Gollub, présidente du Conseil de l'OHBM en 2022, et Beth Slater, responsable de l'engagement des partenariats et des opérations de l'OHBM, étaient dans une impasse.

Les près de 3 000 participants s'étaient déjà inscrits à l'événement et Randy et Beth ne voulaient pas qu'ils aient à saisir à nouveau leurs données de soumission dans une nouvelle plateforme. De plus, les inscriptions de dernière minute devaient être synchronisées entre Fourwaves et le système d'inscription existant.

Ils ont évalué plusieurs plateformes, mais aucune ne répondrait aux besoins de l'OHBM sans personnalisation significative.

Fourwaves est un plaisir à travailler avec. L'équipe est serviable et la plateforme est facile à utiliser et à un prix raisonnable. Nous n'avons rencontré aucun défi technique.

Randy Gollub, MD, PhD

Harvard Medical School

La solution

Randy a découvert Fourwaves lors d'une simple recherche Google. Elle a demandé une démonstration sur le site web de Fourwaves et, en moins de 30 minutes, elle avait un rendez-vous planifié avec l'équipe Fourwaves. En un temps record, l'équipe Fourwaves a présenté toutes les fonctionnalités, fourni un site de test et établi un plan solide qui répondrait aux besoins de l'OHBM en utilisant l'API Fourwaves. L'équipe de l'OHBM a rapidement réalisé que Fourwaves était la solution parfaite.

Fourwaves a été d'une grande aide ! Nous avons eu très peu de temps pour nous préparer à l'aspect virtuel de notre réunion hybride et mes courriels fréquents remplis de questions ont toujours été répondus rapidement et avec beaucoup de détails par l'équipe d'assistance. Je n'ai jamais eu l'impression qu'on nous avait simplement donné un produit et laissé le découvrir. Il y avait une présence constante de soutien.

Beth Slater

responsable de l'engagement des partenariats et des opérations d'OHBM

Beth Slater s'est mise au travail pour connecter leur logiciel existant à Fourwaves. Il n'a pas fallu longtemps pour mettre en place l'API et à synchroniser les données afin que tout soit prêt à accueillir les participants.

Les résultats

L'événement a été un grand succès. Il a attiré 2 880 participants, dont environ 2 100 en personne et 800 exclusivement en virtuel. La plateforme Fourwaves permettait à chacun de se connecter et de participer en direct aux sessions d'affiches, et des enregistrements étaient également disponibles en ligne pour ceux qui avaient manqué une session qui les intéressait.

Cela a été particulièrement utile compte tenu du fait que les participants à l'événement étaient répartis dans plusieurs fuseaux horaires à travers le monde.

"J'ai assisté virtuellement aux sessions d'affiches chaque heure où elles étaient ouvertes et j'ai eu d'excellentes expériences à chaque fois." - Randy Gollub, Harvard Medical School

Les post-doctorants, les professeurs et les étudiants présentant leurs affiches étaient impatients de partager leurs nouveaux travaux passionnants, et la qualité de la connexion audio-vidéo était excellente, permettant une communication claire dans le monde entier.

"Nous avons mis en place une salle de pause pour offrir un soutien technique. Personne ne s'est présenté, car la plateforme fonctionnait comme elle était conçue pour fonctionner." - Randy Gollub, Harvard Medical School

Randy reconnaît que les vents ont changé en ce qui concerne les événements virtuels et hybrides, et sait que l'accessibilité accrue offerte par les événements hybrides est quelque chose sur lequel les gens continueront de compter à l'avenir.

Dans cette optique, l'équipe de l'OHBM a décidé de continuer à proposer des options virtuelles pour leurs événements à venir, avec Fourwaves comme fournisseur de logiciels de confiance pour la prochaine réunion annuelle de 2023.

À propos

L'Organisation pour la cartographie du cerveau humain (OHBM) est une société internationale dédiée à faire progresser la compréhension de l'organisation anatomique et fonctionnelle du cerveau humain en utilisant la neuro-imagerie. Une fonction principale de la Société est de fournir des forums éducatifs pour l'échange de recherches à la pointe et révolutionnaires à travers les méthodes et applications de neuro-imagerie.