Comment la Société canadienne de microbiologie gère un congrès de 600 participants et plus de 400 soumissions
Publié le 25 sept. 2023
D’une gestion complexe avec des outils déconnectés à des processus structurés et efficaces
Plus de 600 participants et plus de 400 soumissions de résumés
2019
Société savante nationale
Avant Fourwaves
La Dre Denice Bay, professeure agrégée au Max Rady College of Medicine et en Microbiologie médicale et maladies infectieuses à l’Université du Manitoba, est également secrétaire des événements pour la Société canadienne de microbiologie (SCM). Elle organise plusieurs conférences académiques chaque année, dont:
- Le Symposium conjoint de recherche étudiante en microbiologie (virtuel, 200+ participants)
- La Conférence annuelle de la Société canadienne de microbiologie (CSMAC) (en présentiel, 500+ participants)
Avant l’implémentation de Fourwaves, la gestion de ces événements représentait un véritable défi:
- Soumissions de résumés manuelles et désorganisées: des PDF collectés sans organisation claire, compliquant le processus d’évaluation.
- Absence de système centralisé pour les inscriptions et paiements: entraînant complexité administrative et erreurs potentielles.
- Multiplication des outils: gestion inefficace entre diverses plateformes pour les résumés, la communication et la promotion.
- Systèmes informatiques universitaires obsolètes: des ressources limitées rendant l’organisation encore plus difficile.
Fourwaves a simplifié toute la gestion, des résumés aux inscriptions — nous faisant gagner du temps et améliorant l'expérience des participants.
Université du Manitoba
Pourquoi Fourwaves
Face à ces frustrations, la Dre Bay et son équipe ont choisi Fourwaves pour plusieurs raisons:
- Gestion des résumés simplifiée: une seule plateforme pour la soumission, l’évaluation et l’organisation.
- Inscriptions et paiements structurés: réduction des tâches manuelles et des erreurs.
- Interface conviviale — adoption facile par les organisateurs, étudiants et professeurs.
- Meilleure expérience pour les participants: accès au programme, aux affiches et aux opportunités de réseautage.
- Fiabilité éprouvée: après une expérience réussie lors d’un événement à Sherbrooke.
Comparaison avec d’autres solutions
L’équipe a évalué d’autres plateformes, mais aucune n’offrait la flexibilité et les fonctionnalités de Fourwaves: Pas de gestion efficace des résumés, des sites web rigides et des configurations complexes, contrairement à l’approche clé-en-main de Fourwaves.
Comment la Société Canadienne de Microbiologie Utilise Fourwaves
La Dre Bay et son équipe ont intégré Fourwaves pour résoudre leurs inefficacités:
- Gestion des résumés: Plus de 430 soumissions traitées efficacement.
- Inscriptions et paiements automatisés: Plus de 600 participants inscrits via un processus simple et sécurisé.
- Créateur de site web d’événement: Un site moderne et professionnel pour présenter la conférence.
- Outils de communication par email: Simplification du contact et du réseautage avec les participants.
Grâce à ces fonctionnalités, l’équipe a considérablement réduit la charge administrative et amélioré l’efficacité globale.
Résultats Concrets
Fourwaves a apporté des bénéfices significatifs:
- Gain de temps: La gestion automatisée des résumés et la mise en place des événements sont désormais bien plus rapides.
- Satisfaction accrue des participants: Système facile à utiliser et à naviguer.
- Meilleure organisation: La solution tout-en-un a allégé le travail des organisateurs et du corps professoral.
- Perspectives futures: La SCM envisage d’utiliser Fourwaves pour d’autres réunions plus petites à l’avenir.
Sans Fourwaves, nous serions confrontés à une charge de travail manuelle accrue et à la frustration des participants.
Université du Manitoba
Réservez un appel de 15 minutes et nous vous montrerons comment Fourwaves peut vous aider.
Poursuite de l’Utilisation de Fourwaves
Face aux améliorations constatées, la Dre Bay et son équipe prévoient de continuer à utiliser Fourwaves pour leurs prochaines conférences:
- Améliorations continues: Une plateforme qui évolue avec les besoins des organisateurs académiques.
- Support exceptionnel: Une équipe réactive et disponible.
- Solution fiable pour 5 événements annuels.
À propos de la Société Canadienne de Microbiologie
La Société canadienne de microbiologie (SCM) vise à promouvoir la microbiologie sous toutes ses formes et à faciliter l’échange d’idées entre microbiologistes.
Organisme à but non lucratif, la SCM regroupe des centaines de membres qui bénéficient de tarifs préférentiels, de prix et surtout d’un solide réseau de microbiologistes.