Comment la Société de microscopie du Canada gère sa conférence universitaire avec Fourwaves
Publié le 04 juin 2026
Organiser une réunion scientifique nationale exige de jongler avec le site web, les résumés, l'évaluation par les pairs, les inscriptions, les paiements, les communications et le transfert annuel des responsabilités entre les équipes organisatrices. Depuis 2019, Fourwaves réunit tout cela au même endroit pour la Société de microscopie du Canada.
Réunion d'une société savante avec conférences scientifiques, formation étudiante et activités sociales
Société scientifique
Simplifier la planification de la conférence, centraliser les soumissions de résumés et l'évaluation par les pairs, rationaliser les inscriptions et les communications, et harmoniser la réunion annuelle d'un comité organisateur à l'autre.
La Société de microscopie du Canada gère sa réunion annuelle (site web, résumés, évaluation par les pairs, inscriptions et paiements) sur Fourwaves.
À propos de la réunion annuelle de la Société de microscopie du Canada
Chaque année, la Société de microscopie du Canada réunit des personnes de partout au pays qui travaillent avec la microscopie sous une forme ou une autre. Certaines sont des étudiants qui font leurs premiers pas. D’autres sont des stagiaires postdoctoraux, des chercheurs, des chercheurs principaux, des équipes de laboratoire ou des partenaires de l’industrie. Ce qu’elles ont en commun, c’est un intérêt partagé pour la microscopie et une raison de se réunir pour échanger des idées, présenter leurs travaux et tisser des liens avec d’autres personnes du domaine.
La réunion annuelle s’étend habituellement sur trois à cinq jours et comprend des conférences scientifiques, des présentations de résumés, des occasions de formation pour les étudiants et des activités sociales. Selon l’année, elle attire entre 100 et 250 participants et de 70 à 150 soumissions de résumés. La 52e édition se tient du 25 au 29 mai 2026 à l’Université McGill, à Montréal, et est précédée d’une école d’été en microscopie.
Mouhanad Babi, secrétaire de la société, membre du comité organisateur et gestionnaire de la plateforme du Centre for Advanced Light Microscopy (CALM), participe aux mises à jour du site web, aux communications, à la publicité et au travail consultatif. Il fait partie des personnes qui veillent à ce que l’événement prenne forme.
Le défi: gérer les soumissions de résumés, l’évaluation par les pairs et les inscriptions
Vue de l’extérieur, une réunion universitaire peut sembler assez simple. Les gens s’inscrivent, soumettent des résumés, se présentent et font leur exposé. Dans les coulisses, c’est une autre histoire.
Il y a des échéances à respecter, des évaluateurs à coordonner, des commanditaires à informer, des sites web à mettre à jour, des messages à envoyer, des paiements à suivre et des dizaines de petits détails qui doivent s’aligner au bon moment. Lorsque tout est réparti entre différents outils, les choses peuvent se compliquer.
Mouhanad n’était pas encore impliqué dans l’événement avant que la MSC adopte Fourwaves, il ne peut donc pas se prononcer directement sur l’ancienne configuration. Mais il soupçonne, comme bien des organisateurs, que le recours à des outils distincts créait probablement les problèmes habituels: des informations déconnectées, davantage de coordination manuelle et plus de place à la confusion.
Le véritable défi consiste à empêcher que les soumissions, les évaluations, les inscriptions et les communications ne deviennent des flux de travail distincts.
Gestionnaire de la plateforme, Centre for Advanced Light Microscopy (CALM), Université McMaster
Ce type de fragmentation peut ralentir les flux de travail liés à la planification et compliquer la continuité. Lorsque les comités organisateurs changent d’une année à l’autre, des systèmes éparpillés peuvent transformer même les transferts les plus simples en corvée, avec le risque de perdre la mémoire organisationnelle.
Fourwaves: une planification d’événements centralisée pour les sociétés scientifiques
La MSC a commencé à utiliser Fourwaves en 2019. À l’époque, la plateforme se démarquait comme une excellente option pour la mise en place d’événements virtuels et hybrides, surtout pendant la période de la COVID. Mais son utilité a perduré bien au-delà de cette période.
Pour l’équipe organisatrice, l’un des plus grands avantages est la facilité avec laquelle on peut lancer un événement. Au lieu de tout reconstruire à partir de zéro, les organisateurs peuvent utiliser les éditions précédentes comme point de départ et créer rapidement un site web d’événement soigné, contenant les informations clés dont ont besoin les participants et les commanditaires potentiels.
De plus, la création du site, les inscriptions, la soumission de résumés, l’évaluation par les pairs, les paiements et les communications vivent tous sur la même plateforme. Cela signifie moins de jonglerie, moins de duplication et beaucoup moins d’occasions d’oublier quelque chose.
Comment Fourwaves simplifie l’évaluation par les pairs et les résumés
Pour la MSC, l’évaluation par les pairs est l’une des parties les plus importantes du flux de travail. Les résumés doivent être évalués de façon équitable, cohérente et conforme aux priorités des comités organisateur et scientifique.
C’est là que Fourwaves s’est révélé très utile.
La MSC utilise le module d’évaluation par les pairs de la plateforme pour attribuer les résumés aux évaluateurs et orchestrer les évaluations de manière plus structurée. Le comité peut créer un formulaire d’évaluation qui comprend des classements, des commentaires et des options claires d’acceptation ou de refus, le tout au même endroit. La grille peut aussi être ajustée d’une année à l’autre selon les besoins de l’événement.
Cette flexibilité aide à standardiser le processus d’évaluation sans le rendre rigide. Les évaluateurs disposent d’un cadre plus clair, et les organisateurs gagnent du temps dans la supervision de l’ensemble du processus de planification.
Nous pouvons adapter le processus d'évaluation chaque année sans avoir à le reconstruire à partir de zéro.
Gestionnaire de la plateforme, Centre for Advanced Light Microscopy (CALM), Université McMaster
La continuité de la conférence universitaire d’une année à l’autre
L’un des aspects les plus utiles soulignés par Mouhanad n’était pas seulement la commodité quotidienne de Fourwaves, mais ce que la plateforme apporte à la continuité à long terme.
Les sociétés savantes s’appuient souvent sur des comités qui évoluent avec le temps. Les rôles changent. Les responsabilités se déplacent. De nouvelles personnes arrivent. Lorsque l’historique d’un événement est enfoui dans d’anciennes boîtes de réception, des disques partagés et des systèmes à moitié oubliés, chaque nouveau comité finit par perdre un temps précieux.
Avec Fourwaves, les événements actuels et passés restent accessibles au même endroit. Pour Mouhanad, c’est un véritable avantage opérationnel. Il constate de première main à quel point le logiciel est essentiel pour faire avancer les choses lorsque les soumissions, les inscriptions, les paiements, les communications et l’historique de l’événement sont tous reliés.
« On passe moins de temps à refaire le chemin parcouru et plus de temps à faire avancer l’événement. »
Comment Fourwaves améliore l’expérience des organisateurs et des participants
Les participants n’envoient pas souvent de courriels élogieux au sujet des formulaires d’inscription ou des portails de résumés. Ils ne remarquent ces outils que lorsque quelque chose ne va pas.
C’est pourquoi Mouhanad voit l’absence de critiques comme un signe positif. La MSC a reçu peu ou pas de plaintes au sujet du processus de soumission ou d’inscription, ce qu’il considère comme une victoire importante. Au fil des ans, il a aussi entendu plusieurs comités organisateurs exprimer leur appréciation de la plateforme.
« Dans un paysage événementiel encombré, l’expérience des participants joue un grand rôle dans leur décision de revenir année après année. »
Pourquoi la MSC continue d’utiliser Fourwaves année après année
La Société de microscopie du Canada continue d’utiliser Fourwaves depuis 2019 pour quelques raisons simples: c’est facile à utiliser, ça s’appuie sur les événements précédents, ça continue de s’améliorer et le service à la clientèle est solide.
Mouhanad recommanderait sans hésiter Fourwaves à d’autres sociétés savantes et organisateurs de conférences, surtout pour les événements de plus grande envergure où la charge administrative peut vite devenir lourde.
Réexaminer son écosystème technologique événementiel peut ouvrir la porte à de meilleurs flux de travail, à une meilleure continuité et à une meilleure expérience pour toutes les personnes concernées.
Gestionnaire de la plateforme, Centre for Advanced Light Microscopy (CALM), Université McMaster
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