Pourquoi Le Neuro de McGill a choisi Fourwaves pour ISCM2026

Lorsque l’équipe organisatrice du 18e Symposium international sur les mécanismes cholinergiques (ISCM2026) a entrepris de planifier son événement, elle portait des années d’expérience avec des outils qui ne correspondaient plus à sa façon de travailler.

À propos de l’événement

ISCM2026 est le 18e Symposium international sur les mécanismes cholinergiques. Depuis 1970, l’ISCM réunit des chercheurs du monde entier pour explorer le système cholinergique, des molécules à la médecine. L’édition 2026 se tient du 21 au 25 juin 2026 à l’Institut et hôpital neurologiques de Montréal (Le Neuro), sur le campus de l’Université McGill, et accueille sa communauté internationale en personne et en ligne.

Justin Martinez-Rosler, associé aux communications pour les événements au Neuro, a contribué à mettre le symposium en ligne. Il organise aussi la réunion annuelle 2026 de la Society for Social Neuroscience (S4SN), tenue du 23 au 26 août 2026 au Centre Mont-Royal, au centre-ville de Montréal, sur la même plateforme.

Le Neuro accueille et soutient un éventail d’événements scientifiques, allant de petits rassemblements gratuits à de plus grands symposiums payants avec des conférenciers et des participants internationaux. Chaque format comporte ses propres besoins en matière d’inscription, de paiement et de communication.

Le défi: des outils dépassés et des systèmes déconnectés

Pour la plupart de leurs événements, qui étaient gratuits, l’équipe utilisait Eventbrite. Cela fonctionnait, mais ce n’était jamais la solution idéale pour des événements universitaires, et il manquait beaucoup d’outils nécessaires dès qu’un événement exigeait des frais d’inscription.

Pour les événements payants, la seule autre option utilisée était ConfTool. La raison principale était pratique: l’outil pouvait être connecté aux fonds internes de McGill. Au-delà de cela, l’expérience laissait beaucoup à désirer.

ConfTool était un système très vieux. Il était vraiment laid et peu convivial, autant pour les organisateurs que pour les participants. La seule raison pour laquelle nous l'utilisions, c'est qu'il nous permettait de relier nos fonds de McGill.

Justin Martinez-Rosler

Associé aux communications, événements, Le Neuro

En somme, ConfTool était un système dépassé qui semblait compliqué tant pour les organisateurs que pour les participants, tandis qu’Eventbrite convenait aux événements gratuits, mais était insuffisant pour les événements payants. En comparant les systèmes de gestion de conférence et les plateformes d’inscription offerts sur le marché, l’équipe voulait quelque chose de moderne, de flexible et capable de gérer à la fois les inscriptions et les paiements au même endroit.

La solution: une plateforme tout-en-un flexible et connectée à McGill

L’équipe a choisi Fourwaves pour ISCM2026.

L’un des facteurs déterminants a été la façon dont la plateforme se connecte aux finances de McGill. Grâce au partenariat de Fourwaves avec les Services financiers de McGill, les organisateurs peuvent percevoir les paiements au moyen de la passerelle Moneris déjà approuvée à McGill, sans renoncer à l’expérience d’inscription moderne qu’ils recherchaient.

Tout aussi importante était la flexibilité de l’équipe de Fourwaves. À mesure que les besoins du symposium évoluaient, la plateforme et les personnes qui la soutiennent se sont adaptées.

J'apprécie vraiment la flexibilité de l'équipe. Vous êtes très flexibles lorsque nous modifions souvent les choses, y compris pour les paiements. Pour l'un de nos événements, l'échéance était en décembre, nous avions besoin de plus de temps, et vous l'avez prolongée jusqu'en février sans aucun problème.

Justin Martinez-Rosler

Associé aux communications, événements, Le Neuro

Un site web que les comités organisateurs apprécient vraiment

Au-delà de la logistique, l’apparence et la convivialité de l’événement ont fait impression à l’interne.

De nombreuses sociétés savantes bâtissent leurs sites d’événements sur des outils généralistes comme WordPress ou Squarespace. Ceux-ci peuvent convenir, mais ils semblent rarement adaptés à un événement scientifique, et ils exigent souvent une personne dotée de compétences techniques pour les entretenir.

Avec Fourwaves, l’équipe a pu créer un site web d’événement soigné et professionnel sans cette surcharge.

Tous les comités organisateurs adorent l'apparence des sites web. Comparé à WordPress ou Squarespace, on peut personnaliser énormément, mais c'est aussi facile. N'importe qui pourrait le faire. Aucune expertise n'est requise.

Justin Martinez-Rosler

Associé aux communications, événements, Le Neuro

Le résultat

Pour ISCM2026, l’équipe est passée d’un assemblage d’Eventbrite pour les événements gratuits et de ConfTool pour les événements payants à une seule plateforme qui gère les soumissions de résumés, les inscriptions, les paiements et le site web, tout en restant connectée à l’infrastructure de paiement approuvée par McGill.

Pour les organisateurs de McGill et du Neuro qui ont besoin d’une façon moderne, personnalisable et bien soutenue de gérer leurs événements, Fourwaves offre une solution de rechange claire aux outils que bien des équipes universitaires ont dépassés. Vous pouvez en apprendre davantage sur la façon dont Fourwaves soutient la gestion d’événements à l’Université McGill.

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