Comment PROTEO transforme un symposium itinérant en processus événementiels reproductibles
Publié le 19 juin 2026
Chaque année, PROTEO rassemble des centaines de participants et plus de 100 soumissions pour son symposium annuel, un événement qui change d'université hôte à chaque édition. Depuis 2013, l'un des premiers et des plus fidèles utilisateurs de Fourwaves s'appuie sur la plateforme pour centraliser les inscriptions, les soumissions, les communications et le site web, et pour assurer la continuité d'une année à l'autre.
Symposium universitaire annuel, en présentiel, avec des universités hôtes en rotation
Réseau de recherche québécois et regroupement universitaire
Centraliser la gestion d'événements, rationaliser les inscriptions et les soumissions, gérer les communications, bâtir un site web complet et assurer la continuité d'une édition du symposium à l'autre.
Le site web du symposium de PROTEO, reconstruit et réutilisé sur Fourwaves pour chaque édition annuelle depuis 2013.
À propos de PROTEO
PROTEO est le réseau québécois de recherche sur la fonction, la structure et l’ingénierie des protéines.
Le réseau rassemble des chercheurs, des étudiants et des professionnels travaillant dans un large éventail de domaines liés aux protéines. Son symposium annuel est l’un de ses événements clés, offrant aux membres l’occasion de mieux comprendre la diversité de l’expertise au sein du réseau, de partager leurs intérêts de recherche et de bâtir de nouvelles collaborations.
Chaque édition rassemble des centaines de participants et plus de 100 soumissions, ce qui en fait à la fois un point de rencontre scientifique et un événement d’envergure à coordonner.
En 2024, le symposium s’est tenu à l’UQAM, où travaille également Marylou Meyer, coordonnatrice de PROTEO.
Le symposium de PROTEO est bien plus qu'une rencontre annuelle. C'est l'occasion pour nos membres de découvrir l'étendue de l'expertise présente dans le réseau et de cerner des occasions de collaboration.
Coordinatrice du regroupement PROTEO
Le défi: gérer un symposium récurrent qui change d’université hôte chaque année
Le symposium annuel de PROTEO ne se déroule pas exactement dans le même contexte chaque année.
Comme l’événement change de lieu et d’université hôte d’une édition à l’autre, l’équipe organisatrice a besoin d’un système qui assure la continuité tout en permettant à chaque édition de s’adapter à son établissement hôte, à sa logistique et à ses exigences.
Sans plateforme centralisée, ce type d’événement universitaire récurrent peut vite devenir difficile à gérer. Les inscriptions, les soumissions de résumés, les informations sur les participants, les communications et le site web doivent tous rester organisés, accessibles et faciles à mettre à jour.
Pour un événement qui réunit des centaines de participants et plus de 100 soumissions de résumés, le recours à des outils déconnectés ou à des processus manuels ajouterait une complexité inutile.
PROTEO avait besoin d’une plateforme capable de soutenir la structure de l’événement année après année tout en donnant à chaque équipe organisatrice la flexibilité de gérer les détails de sa propre édition.
Fourwaves: une solution à long terme pour la gestion de symposiums universitaires
PROTEO utilise Fourwaves depuis 2013, ce qui en fait l’un des premiers et des plus fidèles utilisateurs de la plateforme.
Pour le réseau, Fourwaves fait désormais partie de la structure opérationnelle du symposium. La plateforme donne à l’équipe organisatrice un seul endroit pour gérer les composantes principales de l’événement, du site web aux soumissions de résumés et aux inscriptions.
Cette continuité est essentielle pour les organisateurs. Lorsqu’un symposium change d’université hôte chaque année, disposer d’une plateforme de gestion d’événements familière réduit la friction. L’équipe organisatrice n’a pas à reconstruire le processus à partir de zéro chaque fois ni à composer avec un assemblage d’outils qui change d’une édition à l’autre.
Fourwaves offre une base stable qui peut suivre l’événement à travers les lieux, les établissements hôtes et les équipes organisatrices.
Fourwaves comme fondation du symposium de PROTEO
Pour PROTEO, Fourwaves centralise plusieurs parties du flux de travail du symposium annuel.
La plateforme permet à l’équipe de créer et de gérer un site web d’événement complet, ce qui facilite la présentation des informations clés aux participants, aux conférenciers et aux personnes qui soumettent des travaux. Elle prend aussi en charge les inscriptions, les soumissions de résumés et les communications, donnant aux organisateurs une vue plus claire de l’événement à mesure qu’il prend forme.
C’est particulièrement important pour un événement de réseau de recherche, où l’expérience des participants et le contenu scientifique doivent tous deux être gérés avec soin. Les participants ont besoin d’informations claires. Les personnes qui soumettent des travaux ont besoin d’un moyen simple de les envoyer. Les organisateurs doivent suivre les inscriptions, les soumissions et les mises à jour sans perdre de temps dans des systèmes éparpillés.
Avec Fourwaves, ces tâches peuvent être administrées sur une seule plateforme conçue spécifiquement pour les événements universitaires et scientifiques.
Ce qui fonctionne bien pour nous, c'est que Fourwaves comprend les événements universitaires. Ce n'est pas qu'un outil d'inscription. La plateforme est essentielle à la façon dont un symposium doit réellement être organisé.
Coordinatrice du regroupement PROTEO
Fourwaves gère des centaines de participants et plus de 100 soumissions
Chaque symposium de PROTEO réunit des centaines de participants et une multitude de soumissions de résumés.
À cette échelle, de petites lacunes administratives peuvent se transformer en problèmes de coordination plus importants. Les organisateurs doivent savoir qui est inscrit, ce qui a été soumis, quelles informations ont été communiquées et ce qui requiert encore de l’attention.
Fourwaves facilite une gestion structurée des soumissions. La solution donne à l’équipe les outils pour recueillir les soumissions, organiser les informations sur les participants et communiquer avec eux sans avoir à relier manuellement plusieurs systèmes.
Pour l’équipe organisatrice, cette structure rend l’événement plus facile à gérer avant, pendant et après le symposium.
La continuité d’une édition à l’autre
L’une des caractéristiques déterminantes du symposium de PROTEO est qu’il se déplace d’une université à l’autre.
La 25e édition en est un bon exemple: elle se tient du 20 au 22 mai 2026 à l’Université Laval, à Québec, coprésentée avec la Fondation Gairdner sous le thème « Protein Innovations in Biomedical Sciences ».
La 25e édition, en 2026, est coprésentée avec la Fondation Gairdner à l’Université Laval, à Québec.
Cette rotation est précieuse pour le réseau, car elle reflète la diversité de ses membres et de ses établissements hôtes. Mais elle crée aussi un défi de gestion d’événements. Chaque édition peut faire intervenir des équipes locales, des lieux, des échéanciers et des considérations logistiques différents.
Fourwaves maintient la continuité malgré ces changements.
Comme la plateforme est utilisée par PROTEO depuis plus d’une décennie, elle fournit un cadre familier qui peut être réutilisé et adapté d’une année à l’autre. Cela donne aux organisateurs un point de départ au lieu d’obliger chaque nouvelle équipe hôte à bâtir le processus à partir de rien.
Pour un symposium universitaire de longue date, cela protège le savoir institutionnel et facilite le transfert de l’événement.
Comme le symposium change d'université hôte chaque année, nous avons besoin d'outils qui nous aident à garder une structure cohérente tout en permettant à chaque édition d'avoir sa propre identité.
Coordinatrice du regroupement PROTEO
Les événements universitaires reposent sur plus qu’une programmation solide. Ils ont aussi besoin d’un processus clair qui appuie les organisateurs, les participants et la communauté scientifique qui les entoure.
PROTEO illustre bien comment la bonne solution de gestion d’événements pour le milieu universitaire peut prendre en charge à la fois la logistique et la progression à long terme d’une communauté universitaire.
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