Sessions d'affiches simplifiées
Le client réutilise la plateforme chaque année et peut s'y lancer rapidement même si le comité change chaque année.
Permettre aux étudiants de discuter de leurs travaux avec leurs pairs et trouver de nouvelles façons d’envisager la recherche.
Suisse
2021
Contexte
Les conférences annuelles sont une partie importante du programme de doctorat en biologie du cancer de l'Université de Zurich. Ces événements fournissent aux étudiants une expérience essentielle pour communiquer leurs recherches et établir des liens avec d'autres personnes dans leur domaine.
Pour Bettina Rausch-Malina, coordinatrice du programme, les sessions d'affiches sont un élément précieux, car elles permettent aux étudiants de discuter de leurs travaux avec leurs pairs et d'être mis au défi de répondre à des questions difficiles qui pourraient mettre en évidence de nouvelles façons d'aborder la recherche.
En 2019, le programme a organisé sa septième conférence annuelle. C'était avant la pandémie de Covid-19, et les organisateurs utilisaient un système compliqué de bases de données FileMaker, de feuilles Excel, d'e-mails manuels et de logiciels de conception basiques pour planifier, rassembler des présentations et structurer les conférences.
Le processus était lourd et chronophage, laissant beaucoup de place à l'erreur humaine.
Le problème
Avec le Covid-19, les événements sont passés à un format virtuel. Bettina avait besoin d'une solution qui permettrait la poursuite de ces conférences annuelles.
Après avoir évalué trois plateformes de gestion de conférences, Bettina a réalisé que les fonctionnalités complètes de sessions d'affiches virtuelles proposées par Fourwaves ont rapidement montré que c'était le bon choix pour eux.
« La plateforme Fourwaves est parfaitement conçue pour un chercheur qui souhaite organiser un événement scientifique. Tout ce dont vous avez besoin est là – vous n'avez pas à chercher quoi que ce soit. »
University of Zurich
La solution
L'équipe a choisi Fourwaves pour planifier leur prochain événement virtuel, et ils étaient très satisfaits des résultats. La plateforme était facile à utiliser, et chaque fois que les étudiants avaient une question, ils pouvaient contacter l'équipe d'assistance de Fourwaves qui fournissait des réponses immédiatement.
Même si ce n'était pas l'efficacité qui avait initialement attiré l'équipe vers Fourwaves, la plateforme offrait des fonctionnalités qui supprimaient la nécessité de passer des heures à saisir manuellement des données d'inscription dans des tableurs et à concevoir laborieusement des programmes de conférences.
La plateforme s'est occupée de tout cela pour eux, leur permettant de se concentrer sur ce qu'ils font de mieux - planifier leurs présentations et avancer dans leurs recherches.
« Le système d'annonce, d'inscription et de soumission des résumés de Fourwaves, ainsi que la création de programmes et de livrets de résumés, fait gagner tellement de temps. C'est l'une des raisons pour lesquelles nous avons décidé de continuer à utiliser la plateforme lorsque nos événements sont revenus en présentiel. » - Bettina Rausch-Malina
Bettina et son équipe ont également apprécié la manière dont Fourwaves présente les résumés, permettant aux participants de la conférence de filtrer les sessions et les domaines de recherche et de choisir ceux qui sont les plus pertinents pour leurs domaines d'intérêt.
Ces fonctionnalités ont augmenté l'impact et l'efficacité, mais ce que l'équipe de l'Université de Zurich a trouvé le plus précieux, c'était le processus simple et fluide pour organiser les sessions d'affiches et encourager les participants à s'impliquer.
« Un participant peut se connecter, mettre en favori les présentations qu'il préfère, voir à quelles sessions il participera – et cela lui donne des options pour entrer en contact avec les présentateurs. » - Bettina Rausch-Malina
L'équipe a reconnu que ces fonctionnalités seraient également très utiles lors de la planification d'un événement en présentiel.
Les résultats
L'équipe continuera d'utiliser Fourwaves pour organiser leurs réunions de tous formats à l'avenir.
Bien qu'il soit vrai que Fourwaves a joué un rôle clé pour aider à passer au format virtuel pendant la pandémie, une fois qu'ils ont commencé à utiliser les fonctions et les fonctionnalités pour faciliter de nombreux éléments du processus de planification, il est devenu évident que Fourwaves était également un véritable atout pour leurs événements en présentiel.
Ils ont organisé une conférence en présentiel en juin 2022 et 2023, en s'appuyant fortement sur toutes les fonctions et fonctionnalités incluses dans la plateforme Fourwaves pour amener leur événement au niveau supérieur.
L'équipe n'a aucun doute que Fourwaves sera un élément essentiel de leurs projets pour les années à venir. Grâce à la fonction de clonage, les organisateurs peuvent facilement partir de l'édition précédente, économisant ainsi un temps considérable année après année.
À propos
Le programme de doctorat en biologie du cancer offre aux étudiants ambitieux et talentueux intéressés par la recherche sur le cancer un environnement international stimulant. Le programme est géré sous l'égide de la Life Science Zurich Graduate School. Il est composé d'experts de premier plan en recherche en oncologie, issus de l'Université de Zurich (UZH) et de l'Institut fédéral suisse de technologie de Zurich (ETHZ).