Comment le Département de chimie à UBC gère ses événements avec inscriptions et paiements
Publié le 21 oct. 2026
Le Département de chimie de l'Université de la Colombie-Britannique gère sur Fourwaves les inscriptions à ses congrès, les soumissions de résumés et les paiements des commanditaires. L'UBC a retenu Fourwaves comme fournisseur privilégié à la suite d'un appel d'offres, et chaque organisateur connecte ses propres sites TouchNet uPay: chaque paiement passe donc par la passerelle de l'université. L'avantage clé est l'intégration en temps réel aux registres comptables Workday de l'UBC: les paiements et les remboursements apparaissent transaction par transaction dans le logiciel financier de l'université, sans conciliation manuelle.
Congrès universitaires, sessions d'affiches, événements départementaux et étudiants
Enseignement supérieur (Université de la Colombie-Britannique, Département de chimie)
Percevoir les frais d'inscription et les commandites par la passerelle TouchNet de l'UBC, avec les inscriptions et les soumissions de résumés sur la même plateforme.
Le Sea to Sky Summit on Organic and Bioorganic Chemistry reçoit les inscriptions, les paiements et les soumissions de résumés sur son site Fourwaves.
Une seule plateforme pour les inscriptions, les résumés et les paiements à la chimie de l’UBC
Sunny To est gestionnaire des finances du Département de chimie de l’Université de la Colombie-Britannique. Lorsque le département organise des événements payants sur Fourwaves, des congrès universitaires aux activités étudiantes, les participants paient par TouchNet uPay.
Le département soutient des congrès, qui comptent souvent moins de 300 participants, ainsi que de plus petites activités sur le campus. Parmi les exemples: le Sea to Sky Summit on Organic and Bioorganic Chemistry, des activités organisées par l’Undergraduate Chemistry Society et une clinique de vaccination départementale. Chacun a besoin d’une façon de recevoir les inscriptions et les frais sans les démarches importantes qu’exige un événement universitaire de bien plus grande envergure.
Fournisseur privilégié, ouvert aux organisateurs de toute l’UBC
L’UBC a retenu Fourwaves comme fournisseur privilégié à la suite d’un appel d’offres, ce qui donne le feu vert aux organisateurs d’événements de toute l’université pour utiliser facilement la plateforme pour leurs événements.
Les organisateurs gardent leur autonomie: ils ajoutent leurs propres sites TouchNet uPay à leur organisation sur Fourwaves et y lient leurs événements. Les participants sont dirigés vers la page uPay hébergée par l’UBC, y entrent les données de leur carte (qui n’atteignent jamais Fourwaves), puis sont redirigés vers la page de l’événement: le processus est donc très simple pour eux. Les paiements sont déposés dans les comptes marchands de l’université.
Pour Sunny, l’avantage clé est l’intégration en temps réel aux registres comptables Workday de l’UBC: les paiements et les remboursements faits dans Fourwaves apparaissent transaction par transaction dans le logiciel financier de l’université, sans conciliation manuelle.
Pouvoir traiter les paiements par carte de crédit est extrêmement utile, parce que les gens viennent de partout. Le simple fait d'offrir une façon unique et simple de payer a fait toute une différence.
Gestionnaire des finances, Département de chimie, UBC
Certaines universités gardent leurs passerelles au service des finances et les délèguent aux départements, alors que d’autres laissent chaque organisateur connecter les siennes. Fourwaves prend en charge les deux modèles, comme l’explique la page sur les passerelles de paiement universitaires.
Le défi: une nouvelle plateforme conforme aux règles de paiement de l’UBC
Le département utilisait une ancienne plateforme de gestion d’événements, qui a cessé ses activités. Il lui fallait un remplaçant au moment même où l’UBC passait à TouchNet pour le traitement des paiements, ce qui limitait les fournisseurs que le département pouvait envisager. La personne qui accompagnait cette transition a recommandé Fourwaves.
Sunny a rapidement pu voir la plateforme fonctionner sur un véritable site d’événement de preuve de concept. Cette démonstration a permis à Fourwaves de se démarquer pendant l’évaluation.
Inscriptions, résumés et commandites pour les congrès universitaires
Le Sea to Sky Summit on Organic and Bioorganic Chemistry est un congrès étudiant aux cycles supérieurs de quatre jours tenu en octobre 2026 au campus de Squamish de l’Université Capilano. Il exploite toutes les capacités de Fourwaves: les participants s’inscrivent et paient sur le site de l’événement, puis soumettent leur résumé sur la page de soumission.
Les commandites passent par une page Fourwaves distincte, où les partenaires de l’industrie et les autres établissements participants paient, ce qui garde ces transactions séparées des inscriptions. Pour les commanditaires qui préfèrent payer par carte et régulariser la dépense auprès de leur organisation par la suite, c’est une option pratique.
Le nombre d’inscriptions donne aux organisateurs une idée précoce des salles, des repas et du transport dont ils auront besoin, ce qui facilite la gestion de l’événement. Les équipes qui organisent des sessions d’affiches recueillent des résumés pour l’évaluation par un comité, et les permissions d’accès permettent à des collègues de consulter l’information de l’événement ou d’aider à modifier le site. Les organisateurs, professeurs comme étudiants, coordonnent le programme de l’événement et le volet financier au même endroit, et ils perçoivent les paiements et émettent les remboursements dans Fourwaves.
Au-delà des événements: la vente de matériel de cours avec les mêmes formulaires
Le département utilise aussi les formulaires d’inscription de Fourwaves pour une tâche moins habituelle: vendre chaque trimestre des manuels et des fournitures de laboratoire, que les étudiants récupèrent ensuite en personne. La vente du trimestre d’automne attire à elle seule près de 4 000 personnes inscrites (3 886 à l’automne 2026).
Autrefois, des étudiants s’occupaient de ces ventes avec de l’argent comptant et des registres papier, ce qui rendait difficile la vérification des dépôts par rapport aux articles vendus. Fourwaves enregistre maintenant chaque commande avec son paiement, et la logique conditionnelle n’affiche à chaque étudiant que le matériel de son année d’études, ce qui évite des remboursements pour des achats destinés à un autre cours.
Un soutien direct, quel que soit l’usage
Pour Sunny, pouvoir parler directement à l’équipe de Fourwaves est une part importante du service. Si un formulaire se comporte de façon inattendue, il peut expliquer le problème à quelqu’un qui est en mesure de l’examiner. Il a aussi une personne-ressource pour ses questions sur les fonctionnalités qui seraient utiles au département.
Je pense que ce lien personnel a vraiment été l'élément le plus important de tout ça.
Gestionnaire des finances, Département de chimie, UBC
Le conseil de Sunny aux autres équipes universitaires commence par les règles de leur établissement: savoir quels fournisseurs de logiciels et quels processeurs de paiement sont permis avant d’évaluer les options. Vérifier ces règles d’abord a aidé le Département de chimie de l’UBC à choisir une plateforme qui respecte les exigences de paiement de l’UBC et s’adapte à ses propres besoins.
Le département fait partie des nombreux groupes de l’UBC qui utilisent la plateforme. Découvrez la gestion d’événements à l’UBC.
Fourwaves reçoit les paiements d'inscription et de commandite par TouchNet uPay et six autres passerelles, directement dans les comptes marchands de votre université.