Un site web facile à personnaliser, qui vous redonne le contrôle

On l’appelle aussi créateur de site web événementiel, plateforme de site web de congrès ou gabarit de site de congrès. Les créateurs généralistes comme WordPress, Wix et Squarespace donnent un beau site, mais demandent des extensions payantes et des mises à jour manuelles pour les inscriptions, les soumissions et un horaire qui change chaque semaine.

Le créateur de site web de Fourwaves fait partie d’un logiciel de gestion de congrès, donc le formulaire d’inscription, l’appel à résumés, la programmation, les pages de présentation et la liste des participants sont des pages du site, pas des intégrations d’autres outils. Les organisateurs publient un site fonctionnel en un après-midi, puis le modifient eux-mêmes pendant toute la vie de l’événement. Le même contenu se rend aux participants dans l’application mobile gratuite sur iOS et Android, hors ligne inclus.

1. Partez d’un site prêt à publier. Chaque nouvel événement arrive avec son site web: page d’accueil, formulaires d’inscription et de soumission, horaire, présentations et liste des participants. Ajoutez votre bannière, vos couleurs et vos textes, et le site est en ligne à une adresse courte basée sur l’acronyme de votre événement. Connectez un domaine qui vous appartient et le site s’affiche à cette adresse.
2. Ajoutez des blocs de contenu. Glissez des blocs pour les biographies et les photos des conférenciers, les logos des commanditaires, l’hébergement et le transport, les vidéos, les fichiers à télécharger et les galeries de photos. Regroupez les blocs dans des pages et des sections du menu, pour que les participants trouvent le lieu, la programmation et l’appel à résumés sans chercher.
3. Publiez en deux langues. Un site Fourwaves se publie en français et en anglais à partir d’un seul site, avec les mêmes formulaires et la même programmation, plutôt qu’un site en double par langue.
4. Restreignez le contenu privé. Limitez des pages, des fichiers ou du matériel de présentation aux personnes inscrites, pour que les diapositives, les affiches et les enregistrements restent dans votre communauté.
5. Mettez à jour en temps réel. Changez l’heure d’une session ou un conférencier et le site, la programmation et l’application mobile se mettent à jour ensemble. Personne n’attend après les TI ou une agence web.
6. Gardez le site en ligne après l’événement. Le site reste accessible aussi longtemps que vous le voulez, donc les éditions passées demeurent une trace publique pour les bailleurs de fonds et les prochains comités. Clonez-le en un clic pour lancer la prochaine édition.

Personnaliser ce gabarit veut dire ajouter une bannière et des couleurs, écrire la description de l’événement et glisser des blocs de contenu pour les biographies, les logos de commanditaires, l’hébergement et le transport, les vidéos, les fichiers et les galeries de photos. Les pages s’ajoutent, se renomment, se réordonnent et se regroupent en sections de navigation, et chaque page s’affiche bien sur téléphone sans travail supplémentaire.

Le meilleur gabarit reste celui que vous avez déjà utilisé: cloner l’événement de l’an dernier copie le site et ses formulaires dans la nouvelle édition, donc un congrès récurrent repart de sa propre mise en page plutôt que d’une page blanche. Le réseau de recherche PROTEO garde ainsi son symposium annuel cohérent depuis 2013, d’une université hôte à l’autre.

Rien n’attend après un designer, un développeur ou un billet aux TI. Les changements se font dans l’éditeur par glisser-déposer et apparaissent immédiatement sur le site, dans la programmation et dans l’application mobile.

Un site gratuit est un vrai site publié, pas un essai: le même éditeur, les mêmes pages d’inscription et de programmation, et il reste en ligne après l’événement. Les forfaits payants ajoutent les blocs de contenu et les courriels de confirmation sur Essential, les pages illimitées sur Advanced, et un domaine qui vous appartient sans pied de page Fourwaves sur Pro. La page des tarifs détaille ce que chaque forfait comprend.

Connecter un domaine demande deux enregistrements DNS chez le registraire: un CNAME qui valide le certificat HTTPS et un enregistrement de trafic (un CNAME pour un sous-domaine, un enregistrement ALIAS ou ANAME pour un domaine racine). Fourwaves émet le certificat et le renouvelle automatiquement tant que ces enregistrements restent en place. Les sites sont habituellement en ligne en quelques minutes, même si un changement DNS peut prendre jusqu’à 48 heures chez certains fournisseurs. Les liens event.fourwaves.com existants redirigent vers la nouvelle adresse, donc un appel à résumés déjà diffusé continue de fonctionner.

Un domaine se connecte à un événement, et l’organisateur achète et possède le domaine, donc il se transporte d’une édition à l’autre. Sans domaine à lui, un site est publié à une adresse fourwaves.com courte basée sur l’acronyme de l’événement. Les forfaits qui incluent un domaine personnalisé sont indiqués sur la page des tarifs, et la marche à suivre est documentée dans le centre d’aide Fourwaves.

Un site Fourwaves règle les trois, parce que les formulaires, la programmation et les présentations sont des pages du site, et que les événements de l’organisation restent dans un même compte d’une année à l’autre: le réseau de recherche PROTEO garde son symposium annuel cohérent d’une université hôte à l’autre depuis 2013. Les organisateurs qui tiennent à leur site actuel peuvent utiliser Fourwaves seulement pour les modules d’inscription, de soumission ou de programmation et y faire un lien. Pour une comparaison complète des plateformes, voyez les meilleurs logiciels de gestion de congrès.