42 Idées pour améliorer l'engagement de votre événement virtuel

11 octobre 2023 mercredi 11 octobre 2023 Trucs et Astuces

Matthieu Chartier, PhD.
Matthieu Chartier, PhD.

Fondateur @ Fourwaves

L'engagement des participants est l'une des principales préoccupations lorsqu'on organise un événements en ligne.

Pour créer une bonne expérience virtuelle pour vos participants, vous avez besoin d'outils et de quelques idées d'engagement virtuel.

Alors, sans plus tarder, voici tout ce que vous devez savoir pour augmenter l'engagement lors d'événements virtuels.

Qu'est-ce que l'engagement événementiel ?

L'engagement événementiel fait référence au niveau d'interaction, de participation et de connexion émotionnelle des participants à un événement. Il mesure l'engagement actif et positif des participants avec le contenu de l'événement, les activités et les autres participants.

Les organisateurs d'événements cherchent souvent à améliorer l'engagement car cela conduit à une expérience plus mémorable et réussie de l'événement. Quelques aspects clés de l'engagement événementiel incluent :

  • Interaction : incluant le réseautage, la participation aux activités et les retours. Les participants qui se connectent avec d'autres participants, exposants ou intervenants, ou qui participent à des discussions en ligne ou sur les réseaux sociaux ont généralement un meilleur engagement.
  • Connexion émotionnelle : les participants qui se sentent inspirés, motivés, excités ou émotionnellement connectés à l'événement sont plus susceptibles d'avoir une expérience enrichissante.
  • Transfert de connaissances : dans les événements académiques et professionnels, l'engagement peut également être mesuré par le transfert de connaissances. Les participants qui apprennent activement, absorbent l'information et l'appliquent dans leur travail ou leurs études sont considérés comme très engagés.
  • Consommation de contenu : les participants qui interagissent avec le contenu de l'événement en lisant des documents, en regardant des présentations ou en explorant des expositions sont plus susceptibles de bénéficier des offres de l'événement.

Pourquoi avoir une stratégie d'engagement événementiel ?

L'engagement du public est, pour la plupart des organisateurs d'événements, le fondement d'un événement réussi.

Les participants à un événement peuvent facilement se désintéresser et ne pas interagir beaucoup lors d'une conférence virtuelle. Depuis la pandémie, un nouveau terme est apparu pour décrire ce phénomène : la fatigue de Zoom. Les participants aux événements virtuels laissent leur microphone et leur caméra éteints en permanence et agissent davantage comme des spectateurs passifs que comme des participants actifs. C'est un cauchemar pour les organisateurs d'événements.

L'objectif de tout événement est d'avoir des participants actifs, qui s'engagent dans les présentations, apprennent de nouvelles choses et ont l'impression que l'événement a ajouté de la valeur à leur vie.

Avoir une stratégie d'engagement événementiel aide à s'assurer que les participants à votre événement non seulement apprécieront la conférence, mais attendront avec impatience votre prochain événement virtuel.

Choisissez la bonne plateforme d'événement virtuel

La gestion d'événements peut prendre beaucoup de temps : vous devez penser à vos conférenciers principaux, aux commandites, à l'agenda, aux inscriptions et aux paiements, aux Q&A et bien plus encore.

Le choix d'une plateforme d'événement virtuel qui offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour votre événement est crucial. 

Si vous organisez un événement scientifique ou académique et devez gérer les soumissions de résumés, les évaluations par les pairs et éventuellement des sessions de posters virtuels, vous avez besoin d'un outil puissant et facile à utiliser qui vous aidera à accomplir tout cela.

Fourwaves plateforme de gestion de conférence

Fourwaves est un outil complet spécifiquement conçu pour les événements scientifiques et académiques, comprenant :

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43 idées d'engagement pour les événements virtuels

Il existe de nombreuses idées que vous pouvez utiliser pour augmenter l'engagement de vos événements virtuels, des icebreakers aux stands de photos virtuels et aux jeux et tirages de cadeaux.

Voici quelques idées pour des événements académiques qui vous aideront à dynamiser l'engagement et à organiser le meilleur événement virtuel possible.

Avant l'événement


Médias sociaux et marketing d'événements

1. Campagnes sur les réseaux sociaux :

Créez des hashtags dédiés à l'événement et lancez des campagnes sur les réseaux sociaux sur différentes plateformes. Partagez des teasers, des contenus en coulisses, des présentations des intervenants et des mises à jour sur l'événement pour susciter l'anticipation et encourager les discussions.

2. Comptes à rebours et vidéos :

Publiez des comptes à rebours et des vidéos teasers sur votre site web d'événement et vos réseaux sociaux. Les teasers peuvent inclure de courts extraits des intervenants, des points forts, des sujets de sessions ou des aperçus des fonctionnalités de l'événement virtuel.

3. Des contenus engageants :

Partagez des articles, des billets de blogue ou des vidéos liés aux thèmes ou sujets de l'événement. Ces contenus peuvent être rédigés par des intervenants, des organisateurs ou des experts de l'industrie pour fournir des informations et susciter l'intérêt.

4. Intervenants et présentateurs :

Mettez en lumière les intervenants et les présentateurs de votre événement à travers des profils, des interviews ou de courts clips vidéo. Partagez leur expertise, leurs réalisations et les sujets qu'ils aborderont pour attirer les participants.

5. Campagnes par email :

Envoyez une série d'emails engageants et informatifs aux participants inscrits dans les semaines précédant l'événement. Incluez les détails des sessions, des informations logistiques et des recommandations personnalisées basées sur les intérêts des participants.

6. Contenu exclusif avant l'événement :

Offrez un accès exclusif à du contenu pré-enregistré, des documents techniques ou des articles de recherche liés aux thèmes de l'événement en guise d'incitation pour une inscription anticipée.

7. Communauté en ligne:

Créez une communauté en ligne ou un forum où les participants peuvent se connecter, partager des idées et discuter des sujets liés à l'événement avant celui-ci.

8. Réductions pour inscription anticipée :

Encouragez les inscriptions anticipées avec des tarifs réduits et des avantages exclusifs, tels que l'accès précoce aux enregistrements des sessions ou un sac-cadeau virtuel.

9. Collaborations et partenariats :

Collaborez avec des organisations connexes ou des influenceurs pour promouvoir l'événement auprès de leurs audiences, élargissant ainsi votre portée et attirant de nouveaux participants.

Activités avant l'événement

10. Webinaires ou ateliers pré-événement :

Organisez des webinaires ou des ateliers pré-événement sur des sujets pertinents pour donner aux participants un aperçu de ce à quoi s'attendre lors de l'événement principal. Cela peut également servir de plateforme pour des sessions de questions-réponses et de réseautage.

11. Opportunités de réseautage virtuel :

Organisez des sessions ou des forums de réseautage pré-événement où les participants peuvent se présenter, échanger des idées et discuter de leurs attentes pour l'événement.

12. Défis :

Créez des défis ou des concours liés aux thèmes ou sujets de l'événement. Les participants peuvent gagner des prix ou des reconnaissances pour avoir relevé des défis, tels que partager du contenu lié à l'événement sur les réseaux sociaux ou recruter d'autres participants.

13. Recommandations personnalisées :

Utilisez les données des participants pour fournir des recommandations personnalisées pour l'événement, telles que des sessions suggérées, des intervenants ou des connexions de réseautage, afin d'améliorer l'expérience des participants.

Pendant l'événement

Sessions de poster virtuel Fourwaves.

Idées de réseautage

14. Salons de réseautage virtuels :

Créez des salles ou des espaces virtuels où les participants peuvent réseauter et discuter de sujets d'intérêt. Vous pouvez utiliser des salles de discussion séparées ou des plateformes dédiées à cet effet.

15. Gamification :

Intégrez des éléments de gamification, tels que des quiz, des jeux de questions-réponses, des sondages ou des chasses au trésor liés au contenu de l'événement. Offrez des prix ou des reconnaissances aux meilleurs participants.

16. Chat en direct et forums de discussion :

Fournissez une fonctionnalité de chat en direct pendant les présentations, permettant aux participants de participer à des discussions en temps réel. Proposez également des forums de discussion où les participants peuvent poursuivre les conversations au-delà des sessions.

17. Événements sociaux virtuels :

Organisez des événements sociaux virtuels tels que des pauses-café, des 5@7 ou des rencontres thématiques pour faciliter le réseautage informel et la socialisation.

18. Applications d'événements :

Utilisez une application d'événement qui offre des fonctionnalités telles que des agendas personnalisés, des profils de participants et des messages intégrés pour faciliter le réseautage et l'engagement.

Idées de sessions de poster virtuel

19. Organisez des sessions de poster virtuel :

Mettez en place des sessions de poster virtuel avec des éléments multimédias tels que des vidéos ou des présentations interactives. Les participants peuvent laisser des commentaires ou des questions sur chaque poster, et les auteurs peuvent répondre en direct ou de manière asynchrone.

20. Créez des stands d'exposants virtuels :

Pour les conférences avec des sponsors ou des exposants, créez des stands virtuels où les participants peuvent explorer des ressources, engager des discussions en direct avec des représentants ou accéder à du contenu exclusif. Vous pouvez utiliser l'outil de sessions de poster virtuel de Fourwaves pour ce faire.

Sessions Q&R et interactives

21. Sessions Q&R interactives :

Permettez aux participants de poser des questions pendant les présentations ou les discussions de groupe. Encouragez les intervenants à répondre en temps réel ou à consacrer une partie de la session à une séance de questions-réponses en direct.

22. Sondages en direct et enquêtes :

Créez des sondages et des enquêtes en direct pendant les présentations. Partagez les résultats avec le public pour encourager la participation.

23. Ateliers et sessions interactives :

Proposez des ateliers pratiques ou des sessions interactives où les participants peuvent s'engager activement avec le matériel, poser des questions et obtenir des retours immédiats.

24. Prise de notes collaborative :

Encouragez les participants à collaborer sur des documents partagés ou des plateformes de prise de notes comme Google Docs, où ils peuvent résumer collectivement les points clés des sessions.

25. Sessions d'évaluation par les pairs :

Organisez des sessions d'évaluation par les pairs où les participants peuvent examiner et donner leur avis sur des articles de recherche ou des présentations, favorisant ainsi un sentiment d'implication communautaire.

Après l'événement

Personne tapant sur un clavier


26. Enquêtes post-événement :

Envoyez des enquêtes post-événement pour recueillir des avis sur différents aspects de l'événement, notamment la qualité du contenu, l'organisation et la satisfaction globale. Utilisez ces retours pour améliorer les événements futurs.

27. Contenu à la demande :

Mettez à disposition les enregistrements des événements, les présentations et les matériaux de session à la demande pour les participants qui auraient manqué des sessions ou souhaiteraient revisiter le contenu.

28. Sessions Q&R de suivi :

Organisez des sessions Q&R de suivi avec les intervenants et les présentateurs de l'événement pour répondre à des questions supplémentaires des participants et approfondir les sujets clés.

29. Rendez-vous virtuels ou webinaires :

Programmez des rendez-vous virtuels ou des webinaires après l'événement pour poursuivre les discussions, permettre le réseautage et offrir une plateforme aux participants pour partager leurs conclusions et leurs perspectives.

30. Espace de ressources :

Créez un espace de ressources après l'événement sur votre site web ou votre plateforme d'événement, où les participants peuvent accéder à des documents supplémentaires, des lectures recommandées et des ressources connexes.

31. Opportunités de réseautage :

Maintenez ouverts des espaces de réseautage virtuels pendant un certain temps après l'événement pour permettre aux participants de se connecter et de faire suite avec de nouveaux contacts.

32. Certificat de participation :

Fournissez des certificats numériques de participation ou de réussite aux participants, reconnaissant leur engagement et leur présence à l'événement.

33. Points forts du contenu :

Partagez les points forts, les conclusions principales et les moments mémorables de l'événement sur les réseaux sociaux et par e-mail pour maintenir l'événement à l'esprit des participants.

34. Blog de récapitulation de l'événement :

Rédigez un blog post-événement résumant les thèmes clés, les discussions et les moments forts de l'événement. Partagez-le sur votre site web et sur les réseaux sociaux.

35. Concours post-événement :

Organisez des concours ou des défis après l'événement pour encourager les participants à partager leurs apprentissages ou leurs expériences de l'événement sur les réseaux sociaux. Offrez des prix ou une reconnaissance pour la participation.

36. Engagement communautaire :

Entretenez et encouragez la communauté en ligne ou le forum établi pour l'événement, en favorisant les discussions continues, le partage de connaissances et la collaboration.

37. Solliciter du contenu généré par les utilisateurs :

Demandez aux participants de soumettre des articles, des vidéos ou des témoignages sur leurs expériences lors de l'événement, que vous pouvez partager sur votre site web ou les réseaux sociaux.

38. Accès anticipé ou remises :

Offrez un accès anticipé à l'inscription ou des remises spéciales pour le prochain événement en récompense d'un engagement actif après l'événement.

39. Groupe LinkedIn :

Créez un groupe LinkedIn ou utilisez-en un existant pour favoriser le réseautage continu et les discussions sur les thèmes de l'événement.

40. Planification des événements futurs :

Partagez des informations sur les événements à venir, les webinaires ou les conférences, en maintenant les participants informés et engagés avec votre organisation.

41. Remerciements :

Envoyez des e-mails de remerciement personnalisés aux participants, intervenants, sponsors et bénévoles pour exprimer votre gratitude et encourager un engagement futur.

42. Co-promotion :

Collaborez avec des partenaires ou des organisations connexes pour promouvoir le contenu et les discussions post-événement, étendant ainsi la portée et l'impact de votre événement.

Commencez dès aujourd'hui !

Fourwaves session de posters virtuelle

Maintenant que vous connaissez toutes les meilleures idées pour augmenter l'engagement lors de votre événement virtuel, il ne vous reste plus qu'à vous lancer !

Et si vous avez besoin d'un outil de gestion d'événements pour votre prochaine conférence virtuelle académique, jetez un œil à Fourwaves. Il dispose de tout ce dont vous avez besoin, de la gestion des abstracts à l'inscription et aux paiements.

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