Comment Sainte-Justine coordonne près de 80 événements par an de façon efficace

Viki Bernard, consultante en gestion d'événements au CHU Sainte-Justine, joue un rôle clé dans l'organisation de conférences et d'événements de formation continue réunissant chercheurs, cliniciens et professionnels de la santé.

Forte de son expérience en coordination d'événements, elle connaît bien la complexité de la gestion d'événements d'envergure. Confrontée à des technologies obsolètes et des workflows inefficaces, elle a recherché une solution plus moderne et professionnelle pour optimiser les processus de gestion des événements de l'hôpital.

Défis avant Fourwaves

Le CHU Sainte-Justine, centre hospitalier universitaire mère-enfant de premier plan à Montréal, organise des conférences scientifiques rassemblant des participants du Québec et d'ailleurs. Ces événements nécessitaient une plateforme complète et flexible, mais le système en place ne répondait plus aux besoins: il était dépassé, rigide et source d'inefficacités à chaque étape de la planification.

Face à ces difficultés, Viki Bernard et son équipe ont entrepris de trouver une solution moderne capable d'améliorer à la fois l'organisation et l'expérience des participants.

Parmi les défis rencontrés :

• Un système de gestion d'événements obsolète et rigide compliquant les processus
• Des outils déconnectés nécessitant beaucoup de travail manuel pour les inscriptions et les soumissions de résumés
• Des processus longs pour gérer les annulations, confirmations et communications avec les participants
• Une personnalisation limitée, nuisant à la cohérence de l'image de marque de l'hôpital

Fourwaves est indispensable à nos opérations. Notre équipe l'utilise tous les jours. La plateforme est simple et bien structurée, ce qui renforce notre réputation dans la communauté.

Viki Bernard

Consultante en gestion d'événements, CHU Sainte-Justine

Pourquoi Fourwaves

Viki Bernard et son équipe ont étudié plusieurs options, mais Fourwaves s'est démarqué grâce à sa plateforme centralisée, complète et facile à utiliser.

Voici ce qui a fait la différence :

• Solution tout-en-un: gestion des inscriptions, paiements, soumissions résumés, module d'évaluations par les pairs et création de sites web
• Facilité d'utilisation avec une petite courbe d'apprentissage
• Site web d'événements soignées et personnalisables, renforçant l'image professionnelle de l'hôpital
• Améliorations continues et support réactif, garantissant une solution durable et adaptable

Comment le CHU Sainte-Justine exploite fourwaves

Depuis l'adoption de Fourwaves, Viki et son équipe ont intégré pleinement la plateforme dans la gestion de près de 500 événements.

Les fonctionnalités clés utilisées incluent :

• Automatisation des inscriptions et paiements : réduction significative de la charge administrative et amélioration de la transparence financière
• Expérience participant améliorée : processus d'inscription fluide et professionnel, avec des retours positifs constants
• Pages d'événements personnalisables : maintien de l'identité visuelle tout en adaptant chaque conférence à son public
• Soumissions de résumés optimisées : processus structuré et efficace pour l'évaluation scientifique
• Gain de temps global : Fourwaves est devenu l'outil central pour toute la logistique événementielle

Nous bénéficions d'un excellent service client: rapide, précis et toujours à l'écoute de nos besoins. Fourwaves nous informe également des nouvelles fonctionnalités à venir.

Viki Bernard

Consultante en gestion d'événements, CHU Sainte-Justine

Résultats concrets et impact réel

Fourwaves a transformé la gestion des événements au CHU Sainte-Justine, en éliminant les inefficacités et en améliorant la satisfaction des participants. Depuis 2018, l'équipe utilise la plateforme quotidiennement.

La gestion des inscriptions, des annulations et la communications avec les inscrits est devenue simple, réduisant considérablement la charge administrative. L'interface intuitive garantit une expérience fluide aussi bien pour les organisateurs que pour les participants.

L'efficacité opérationnelle s'est nettement améliorée: les paiements sont désormais versés directement au compte bancaire de l'hôpital, limitant les risques financiers et réduisant le travail manuel. La simplification des processus a libéré du temps précieux pour se concentrer sur la qualité des conférences.

Poursuite de l'utilisation de Fourwaves

Viki et son équipe prévoient de continuer à utiliser Fourwaves, témoignant de la confiance durable accordée à la plateforme. L'hôpital apprécie les mises à jour constantes, les améliorations basées sur les retours utilisateurs et le support réactif qui garantissent l'adéquation avec leurs besoins évolutifs.

En offrant une expérience événementielle fluide et professionnelle, Fourwaves est devenu un outil essentiel à leur organisation.

L'équipe ne voit aucune raison de changer de solution, Fourwaves répondant parfaitement à leurs exigences en matière d'efficacité, de personnalisation et de fiabilité pour gérer des conférences scientifiques complexes.

À propos du CHU Sainte-Justine

Le CHU Sainte-Justine s'engage à améliorer la santé et le bien-être des enfants, des adolescents et des mères au Québec. Il collabore avec des partenaires en santé, éducation et recherche pour soutenir le bien-être physique, psychologique, social et moral.