Introduction aux organizations sur Fourwaves

Cette année, nous introduisons les Organisations sur Fourwaves. Cet article de blog a pour but d'expliquer ce que sont les Organisations, pourquoi nous les introduisons et ce que vous devez savoir.

Qu'est-ce que les Organisations ?

Vous pouvez voir une Organisation comme étant un lieu central pour tous vos événements. Par exemple, si vous planifiez des événements pour une société de recherche, vous pouvez créer une Organisation pour la société et donner un accès administrateur à vos collègues. Ainsi, tous vos événements et leurs données seront centralisées sous un même toit.

Les Organisations ne sont pas nouvelles. En fait, elles sont présentes sur Fourwaves depuis 2019, mais ce n'est qu'en 2024 que leur plein potentiel sera dévoilé. C'est un projet qui continuera à se développer au fil des ans.

Des exemples d'Organisation comprennent :

• Une société de recherche ;
• Un département universitaire ;
• Une association national ou internationale de chercheurs ;
• Un groupe de recherche à l'échelle provinciale ;
• Une communauté informelle de chercheurs qui se rencontrent chaque année.

Pourquoi les Organisations ?

Différents groupes utilisent Fourwaves depuis 2012. Beaucoup d'entre eux ont des dizaines, certains des centaines d'événements et le comité d'organisation varie d'un événement à l'autre. Avant les Organisations, il n'y avait pas de propriétaire clair de ces événements, il n'était pas possible d'avoir une vue d'ensemble des données des événements d'une organisation et cela engendrait plusieurs inefficacités.

Regrouper les événements sous une Organisation, débloquera d'énormes possibilités pour vous et votre équipe :

• Prenez le contrôle de qui peut accéder à vos données ;
• Consolidez les données des éditions passées pour mieux planifier les événements futurs ;
• Achetez, renouvelez et améliorez votre plan plus facilement ;
• Simplifiez la connexion de vos événements à vos passerelles de paiement ;
• Facilitez les intégrations API et synchronisez vos données avec des plateformes externes.

Les possibilités sont infinies ! Réservez une démo avec notre équipe si vous souhaitez discuter des possibilités pour vos événements.

Ce que vous devez savoir

Voici quelques points à connaître concernant les mises à jour à venir sur les Organisations :

• Vous serez bientôt invité à 1) créer votre Organisation, 2) inviter des administrateurs et 3) associer des événements passés à celle-ci ;
• Un administrateur hérite des droits de modification pour tous les événements de l'Organisation. Les organisateurs d'événements ajoutés sous Configuration > Comité conserveront toujours l'accès, mais pas aux autres événements de votre Organisation ;
• Vous pouvez être administrateur de plusieurs Organisations, mais chaque événement ne peut être associé qu'à une seule ;
• Il sera obligatoire de créer une Organisation avant de créer un nouvel événement. Chaque événement devra appartenir à une Organisation ;
• Le tableau de bord de l'organisateur que vous voyez lors de la connexion, qui liste tous vos événements, sera remplacé par un nouveau tableau de bord de l'Organisation ;
• Pour les PCO, nous recommandons de créer une Organisation pour chacun de vos clients car cela gardera les données séparées, facilitera l'accès et les futures intégrations.

Mises à jour à nos forfaits

Notre objectif est de simplifier la manière dont vous achetez et utilisez Fourwaves.

Lorsque vous créez ou clonez un événement, seules les fonctionnalités du plan gratuit seront accessibles. Pour débloquer plus de fonctionnalités, vous pouvez soit A) acheter un plan annuel pour votre organisation ou B) déverrouiller un événement à la carte.

Vous n'aurez plus besoin des code de licence. Les codes de licence existants continueront de fonctionner jusqu'à leur expiration, mais snous cesseront bientôt de les utiliser.

Étapes de lancement

Les Organisations ont commencé à être déployée depuis le début d'avril 2024 et seront déployée en 4 phases au cours des prochains mois.

Phase 1 (Mai 2024)

• Une refonte visuelle du Tableau de Bord de l'Organisation et de ses sections.

Phase 2 (8 Août 2024)

• Permettre aux utilisateurs de créer des organisations et d'associer des événements existants à celles-ci.
• Les Organisations seront obligatoires lors de la création d'un nouvel événement.

Phase 3 (Approx. Sept 2024)

• Accès uniquement aux fonctionnalités du plan gratuit, à moins que vous ne débloquiez l'événement avec un code de licence ou que votre Organisation dispose d'un plan.
  La possibilité d'acheter un plan et des ajouts via la plateforme de manière autonome.

Comment associer des événements passés à votre organisation

Lorsque vous vous connectez à Fourwaves et que vous n'avez aucune organisation pour les événements que vous organisez, vous serez invité à créer une nouvelle organisation, à y ajouter des administrateurs et à y associer des événements.

Étape 1 - Créer une organisation

Entrez le nom de l'organisation. Rendez-le aussi précis que possible. Par exemple, n'utilisez pas simplement le nom de votre université, complétez-le avec le département ou la faculté. Voici quelques exemples de bons noms d'organisation : "Département de neurosciences, Université de Montréal" ou "Société canadienne de microbiologie".

Saisissez une adresse de facturation, qui sera utilisée pour simplifier le processus de paiement lorsque vous achèterez des événements.

Étape 2 - Ajouter des administrateurs

Vous pouvez saisir les adresses e-mail des collègues que vous souhaitez devenir administrateurs de l'organisation. Ils obtiendront le rôle d’organisateur pour tous les événements de l’organisation et pourrez les modifier.

Vous pourrez ajouter/supprimer des administrateurs ultérieurement.

Étape 3 – Associer les événements passés

Vous verrez apparaître les événements que vous organisez et qui ne sont pas associés à une organisation ou qui sont associés à une autre organisation dont vous êtes administrateur. Vous pouvez sélectionner les événements que vous souhaitez associer à votre nouvelle organisation.

Vous pourrez toujours changer d'organisation d'un événement par la suite si nécessaire.

Des questions?

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à réserver un moment pour discuter avec nous.