Comment le Centre de recherche du CHUM célèbre la recherche de ses étudiant·e·s
Le CRCHUM organise chaque année un prestigieux Congrès Étudiant·e·s. Depuis 2016, grâce à Fourwaves, l'événement est géré avec succès en mobilisant un minimum de ressources humaines et financières.
2016
Congrès d'étudiant·e·s chercheur·e·s
En personne et virtuel
Organiser un événement académique de grande envergure est un défi, surtout lorsque tout repose sur des processus manuels. Pendant des années, Joanne Auclair du CRCHU) a dû composer avec des méthodes dépassées basées sur le papier, rendant la gestion des inscriptions, de l'horaire et des soumissions de résumés cauchemardesque.
À mesure que le Congrès Étudiant annuel prenait de l'ampleur, la complexité augmentait, jusqu'à ce que l'équipe adopte Fourwaves pour une solution plus intelligente et efficace.
Défis Avant Fourwaves
Le Congrès Étudiant du CRCHUM : Un événement de recherche prestigieux
Depuis 25 ans, le CRCHUM organise son prestigieux Congrès Étudiant, réunissant chercheurs de renom, étudiants et leaders de l'industrie. Ce congrès est une plateforme clé pour la collaboration scientifique, le réseautage et le développement professionnel. Mais en coulisses, l'organisation reposait presque entièrement sur Joanne Auclair, qui gérait tout de façon manuelle.
Une Charge Organisationnelle Lourde
Avant Fourwaves, Joanne devait tout faire à la main, ce qui entraînait :
- Des inscriptions papier sources d'erreurs, d'oubli de participants et de stress de dernière minute
- Des soumissions et évaluations de résumés manuelles nécessitant des heures interminables de tri
- La planification des présentations, panels et ateliers était chaotique et demandait des ajustements constants
- Avec une participation grandissante, l'événement devenait difficle à gérer
C'était épuisant. Si j'oubliais quelqu'un, c'était entièrement ma faute. Je passais souvent des week-ends sans dormir à essayer de tout organiser.
Coordonatrice d'événement, Centre de recherche du CRCHUM
Pourquoi Fourwaves ?
Un point tournant
Lorsque le département des communications du CRCHUM a recommandé Fourwaves, Joanne a immédiatement perçu le potentiel. Contrairement aux autres plateformes, Fourwaves offrait une solution adaptée aux conférences académiques, en simplifiant la gestion des résumés jusqu'au inscriptions.
Les raisons clés du choix de Fourwaves :
- Élimination des erreurs manuelles: plus d'inscriptions perdues ou de participants oubliés
- Gestion fluide des résumés et de leur évaluation: 144 affiches et 18 présentations orales gérées sans effort
- Automatisation de la création des cocardes ou du livret de résumé: 90 % de travail manuel en moins
- Support client exceptionnel
Le clavardage en direct avec l'équipe de support et les réponses casi instantanée à mes questions par courriel est un gros WOW pour moi.
Coordonatrice d'événement, Centre de recherche du CRCHUM
Comment le CRCHUM bénéficie Fourwaves
Une solution tout-en-un déployée en quelques minutes
Joanne et son équipe utilisent l'ensemble des fonctionnalités de Fourwaves :
- Site web d'événement
- Inscriptions et paiements sécurisés
- Soumission de résumés et gestion des évaluations
- Planification dynamique et création de programmes
- Plateforme virtuelle pour session d'affiche en ligne
Ils ont mis en place un site web événementiel en quelques minutes, centralisant toutes les informations. Les inscriptions et soumissions étaient 100 % en ligne, éliminant la paperasse et la saisie manuelle.
Session d'affiche en ligne pour évaluer les étudiant·e·s
Avant l'événement physique, l'équipe a organisé une session virtuelle de posters pour évaluer 138 présentations étudiantes, coordonnant 18 groupes d'évaluation avec 36 juges interagissant via Fourwaves.
Partage facilité du programme de l'événement
Lors de la dernière édition ils ont également utilisé les outils de planification d'horaire pour mettre de l'avant des ateliers, un panel sur l'entrepreneuriat, et une conférence principale avec Matthieu Dugal, animateur de Science en Lumière sur Radio-Canada.
La plateforme a énormément simplifié mes tâches, surtout pour les inscriptions, il est désormais impossible d'oublier quelqu'un, et c'est fantastique.
Coordonatrice d'événement, Centre de recherche du CRCHUM
Résultats concrets et impact réel
L'utilisation de Fourwaves a permis :
- 90 % de réduction de la charge de travail manuelle
- Un record de participation pour la 25e édition : 350 participants, 144 affiches, 18 présentations orales
- Une satisfaction des participants en nette hausse grâce à une expérience fluide
- Une simplification globale malgré l'augmentation du nombre de participants
Et si Fourwaves n'existait pas ?
Pour moi, Fourwaves est indispensable pour organiser le Congrès Étudiant, sinon, je ne le ferais plus. Ce serait catastrophique sans Fourwaves.
Coordonatrice d'événement, Centre de recherche du CRCHUM
Un partenariat depuis 2016
Fort du succès des dernières éditions, le CRCHUM considère désormais Fourwaves comme un outil essentiel pour ses futurs événements. Joanne prévoit d'étendre son utilisation à d'autres événements académiques.
Le comité étudiant trouve la plateforme intuitive et continuera de l'utiliser. Fourwaves reste le choix de confiance.
À propos du Centre de recherche du CRCHUM
Le CRCHUM œuvre à l'amélioration de la santé des adultes via un continuum de recherche académique de haute qualité. En approfondissant la compréhension des mécanismes étiologiques et pathogéniques, il favorise le développement, l'implantation et l'évaluation de nouvelles stratégies préventives, diagnostiques et thérapeutiques.